Trivium Group er et Amazon-fokuseret marketing- og konsulentbureau, der hjælper forbrugerbrands på tværs af e-handelsmarkedspladser. Bureauets arbejde omfatter kontohåndtering på Amazon, PPC- og DSP-annoncering, kreativ optimering samt support til TikTok Shop, med særlig erfaring inden for forbrugeremballerede varer, sundhed og velvære samt kosttilskud. Teamet kombinerer markedspladsanalyse med skræddersyet strategi og praktisk kampagneovervågning for at hjælpe brands med at forbedre konverteringen, effektivisere annonceringen og forfølge lønsom vækst.
Chief of Staff hos Trivium Group, fjernarbejde i Libanon
Trivium Group søger en Chief of Staff på fjernbasis i Libanon til at støtte virksomhedens administrerende direktør med forretningsudførelse, personlige opgaver, rejser og AI-understøttede systemer. Rollen kombinerer ledelsesstøtte, projektejerskab, beslutningsstyring og operationel koordinering.
Beskrivelse
- Omsætte Minas idéer, talebeskeder og møderesultater til veldefinerede projekter med ansvarlige ejere, deadlines og konsekvent opfølgning.
- Vedligeholde en prioriteret opgaveliste med relevant kontekst for Mina, herunder anbefalede løsninger og beslutninger, der skal træffes.
- Gennemgå teamets kommunikation og eskalere kun forhold, der kræver Minas direkte opmærksomhed.
- Forberede ledelsesmøder og sikre opfølgning gennem dagsordener, noter, handlingssporing og ansvarlighed.
- Eje særlige projekter fra start til slut, herunder lanceringer, arrangementer, nye virksomheder samt implementering af leverandør- eller softwareløsninger.
- Støtte aftaler og partnerskaber ved hjælp af HubSpot og PandaDoc eller DocuSign.
- Deltage i møder og gradvist træffe beslutninger på Minas vegne.
- Administrere en kompleks kalender på tværs af flere virksomheder og tidszoner.
- Visitere indbakker og beskeder, udarbejde svar i Minas stemme og håndtere følsom kommunikation diskret.
- Have overblik over udgifter, fakturaer, leverandørbetalinger og afstemninger på tværs af enheder.
- Planlægge eksklusive internationale rejser fra start til slut, herunder loyalitetsprogrammer, lounges, concierge-support, rejseplaner og beredskabsløsninger.
- Koordinere længere rejser, retreats og arrangementer.
- Administrere husholdningens drift, herunder leverandører, vedligeholdelse, wellnessaftaler, restaurantbesøg og sociale arrangementer.
- Koordinere med Minas partner om personlige prioriteter.
- Oprette og vedligeholde standardarbejdsgange, trackers og tilbagevendende workflows på tværs af ClickUp, Notion, Slack og Google Workspace.
- Bruge Claude, ChatGPT og interne AI-agenter hver dag til at automatisere eller dokumentere gentagelige opgaver.
- Overtage ansvaret for kalender, indbakkevisitering, rejser og den løbende opgaveliste inden for de første 30 dage.
- Gennemføre ugentlige prioriteringsgennemgange og dokumentere centrale standardarbejdsgange inden for de første 60 dage.
- Tage fuldt ejerskab for projekter og spare Mina mindst 10 timer om ugen inden for de første 90 dage.
Krav
- Mindst tre års erfaring med direkte støtte til en grundlægger eller administrerende direktør som executive assistant, Chief of Staff eller personlig koordinator med ansvar for både forretningsmæssige og personlige opgaver.
- Dokumenteret evne til at eje projekter fra start til afslutning frem for kun at koordinere dem.
- Avancerede kompetencer inden for international rejseplanlægning og kompleks kalenderstyring.
- Daglig erfaring med AI-værktøjer, Google Workspace, Slack, regneark og en projektstyringsplatform som ClickUp, Notion eller Asana.
- Fremragende skriftlig engelsk og evne til at kommunikere klart, præcist og i Minas stemme.
- God dømmekraft og fuld diskretion ved håndtering af fortrolige forretningsmæssige, økonomiske og personlige oplysninger.
- Baggrund fra en hurtigt voksende startup, et bureau, en e-handelsvirksomhed eller et miljø med støtte til en grundlægger med flere virksomheder.
- Kendskab til HubSpot, PandaDoc eller DocuSign eller grundlæggende økonomi- og bogføringskompetencer.
- Erfaring med at opbygge automatiseringer med værktøjer som Zapier, Make eller AI-workflows.
- Erfaring med at lede eller koordinere husholdningspersonale eller et mindre team.
Fordele
- Månedlig kompensation på 3.000–4.000 dollar med præstationsbaserede lønstigninger.
- 36 betalte fridage om året.
- Direkte mentorstøtte fra Mina med en tydelig vej mod en Chief of Staff-rolle.
- Indblik i seniorgrundlæggeres arbejde og særlige internationale rejser.