A Trivium Group Amazon-központú marketing- és tanácsadó ügynökség, amely e-kereskedelmi piactereken működő fogyasztói márkákat szolgál ki. Tevékenysége az Amazon-fiókok kezelésére, a PPC- és DSP-hirdetésekre, a kreatívok optimalizálására, valamint a TikTok Shop támogatására terjed ki, különösen nagy tapasztalattal rendelkezik a fogyasztási cikkek, az egészség és wellness, valamint a táplálékkiegészítők területén. A csapat a piactéri elemzéseket személyre szabott stratégiával és a kampányok gyakorlati felügyeletével ötvözi, hogy segítse a márkákat a konverziós teljesítmény javításában, a hirdetési hatékonyság kezelésében és a nyereséges növekedés elérésében.
Chief of Staff a Trivium Groupnál, távmunkában Libanonból
A Trivium Group Libanonból távmunkában dolgozó Chief of Staff munkatársat keres, aki az üzleti végrehajtásban, a személyes ügyintézésben, az utazásszervezésben és a mesterséges intelligenciával támogatott rendszerekben segíti a vezérigazgatót. A munkakör a vezetői támogatást, a projektfelelősséget, a döntéskezelést és az operatív koordinációt ötvözi.
Leírás
- Mina ötleteit, hangjegyzeteit és a megbeszélések eredményeit alakítsa jól meghatározott projektekké, felelősökkel, határidőkkel és következetes nyomon követéssel.
- Tartson fenn Mina számára egy fontossági sorrendbe rendezett, gazdag kontextust tartalmazó feladatlistát, amely az ajánlott megoldásokat és a szükséges döntéseket is tartalmazza.
- Szűrje a csapat kommunikációját, és csak azokat az ügyeket továbbítsa, amelyek Mina közvetlen figyelmét igénylik.
- Készítse elő a vezetői megbeszéléseket, és biztosítsa a nyomon követést napirendekkel, jegyzetekkel, intézkedések követésével és elszámoltathatósággal.
- Vállalja a különleges projektek teljes körű felelősségét, beleértve az indulásokat, eseményeket, új vállalkozásokat, valamint a beszállítói vagy szoftveres bevezetéseket.
- Támogassa az üzleteket és partnerségeket HubSpot és PandaDoc vagy DocuSign használatával.
- Vegyen részt a megbeszéléseken, és fokozatosan hozzon döntéseket Mina nevében.
- Kezelje a több vállalatot és időzónát átfogó, összetett naptárt.
- Rangsorolja a beérkező leveleket és üzeneteket, készítsen választervezeteket Mina hangján, és diszkréten kezelje az érzékeny kommunikációt.
- Felügyelje a vállalatok közötti kiadásokat, számlákat, beszállítói kifizetéseket és egyeztetéseket.
- Szervezze meg a prémium kategóriájú nemzetközi utazásokat az elejétől a végéig, beleértve a hűségprogramokat, várótermeket, concierge-támogatást, útiterveket és a vészhelyzeti alternatívákat.
- Koordinálja a hosszabb utazásokat, elvonulásokat és eseményeket.
- Kezelje a háztartás működését, beleértve a beszállítókat, karbantartást, wellness-időpontokat, étkezéseket és társasági programokat.
- Egyeztessen Mina partnerével a személyes prioritásokról.
- Hozzon létre és tartson naprakészen SOP-kat, nyilvántartásokat és ismétlődő munkafolyamatokat a ClickUp, Notion, Slack és Google Workspace rendszerekben.
- Naponta használja a Claude, a ChatGPT és a belső MI-ügynököket az ismétlődő feladatok automatizálására vagy dokumentálására.
- Az első 30 napon belül vegye át a naptár, a beérkező levelek kezelése, az utazások és a folyamatosan frissülő feladatlista felelősségét.
- Az első 60 napon belül tartson heti prioritás-áttekintéseket, és dokumentálja az alapvető SOP-kat.
- Az első 90 napon belül vállalja a projektek teljes körű felelősségét, és takarítson meg Mina számára hetente legalább 10 órát.
Követelmények
- Legalább három év tapasztalat egy alapító vagy vezérigazgató közvetlen támogatásában executive assistantként, Chief of Staffként vagy életviteli menedzserként, üzleti és személyes feladatokat egyaránt kezelve.
- Bizonyított képesség a projektek teljesítésig történő önálló irányítására, nem csupán koordinálására.
- Haladó szintű jártasság a nemzetközi utazásszervezésben és az összetett időbeosztások kezelésében.
- A mesterséges intelligenciát használó eszközök, a Google Workspace, a Slack, a táblázatkezelők és egy olyan projektmenedzsment-platform, mint a ClickUp, a Notion vagy az Asana napi szintű magabiztos használata.
- Kiváló írásbeli angol nyelvtudás, valamint képesség a világos, tömör és Mina hangján történő kommunikációra.
- Megbízható ítélőképesség és teljes diszkréció bizalmas üzleti, pénzügyi és személyes információk kezelésekor.
- Tapasztalat gyorsan növekvő startupnál, ügynökségnél, e-kereskedelmi vállalkozásnál vagy több vállalkozással rendelkező alapítót támogató környezetben.
- A HubSpot, a PandaDoc vagy a DocuSign, illetve az alapvető pénzügyi és könyvelési folyamatok ismerete.
- Automatizmusok létrehozásának tapasztalata olyan eszközökkel, mint a Zapier, a Make vagy MI-munkafolyamatok.
- Háztartási alkalmazottak vagy kisebb csapat irányításában, illetve koordinálásában szerzett tapasztalat.
Juttatások
- Havi 3000–4000 dolláros juttatás, teljesítményalapú emelésekkel.
- Évi 36 nap fizetett szabadság.
- Közvetlen mentorálás Minától, valamint meghatározott fejlődési út a Chief of Staff szerepkör felé.
- Kapcsolat vezető alapítókkal és különleges nemzetközi utazásokban való részvétel.