Trivium Group
Trivium Group
51 – 200 Mitarbeitende
BeratungE-CommerceMarketing
Trivium Group ist eine auf Amazon spezialisierte Marketing- und Beratungsagentur, die Verbrauchermarken auf E-Commerce-Marktplätzen betreut. Das Leistungsspektrum umfasst die Verwaltung von Amazon-Konten, PPC- und DSP-Werbung, die Optimierung kreativer Inhalte sowie Unterstützung für TikTok Shop. Besondere Erfahrung besteht in den Bereichen Konsumgüter, Gesundheit und Wellness sowie Nahrungsergänzungsmittel. Das Team verbindet Marktplatzanalysen mit maßgeschneiderten Strategien und einer aktiven Kampagnenbetreuung, um Marken dabei zu unterstützen, ihre Conversion-Leistung zu verbessern, die Effizienz ihrer Werbung zu steigern und profitables Wachstum anzustreben.

Chief of Staff bei Trivium Group, remote im Libanon

Die Trivium Group sucht einen remote tätigen Chief of Staff im Libanon, der den CEO bei Geschäftsumsetzung, persönlichen Abläufen, Reisen und KI-gestützten Systemen unterstützt. Die Rolle verbindet Assistenz auf Führungsebene, Projektverantwortung, Entscheidungsmanagement und operative Koordination.

Beschreibung

  • Minas Ideen, Sprachnotizen und Besprechungsergebnisse in klar definierte Projekte mit verantwortlichen Personen, Fristen und konsequenter Nachverfolgung umwandeln.
  • Eine priorisierte, kontextreiche Aufgabenliste für Mina führen, einschließlich empfohlener Lösungen und erforderlicher Entscheidungen.
  • Die Kommunikation im Team sichten und nur Angelegenheiten eskalieren, die Minas direkte Aufmerksamkeit erfordern.
  • Führungstreffen vorbereiten und die Nachbereitung durch Tagesordnungen, Notizen, Maßnahmenverfolgung und Verantwortlichkeit vorantreiben.
  • Sonderprojekte von Anfang bis Ende verantworten, einschließlich Produkteinführungen, Veranstaltungen, neuer Geschäftsvorhaben sowie der Implementierung von Anbietern oder Software.
  • Geschäfte und Partnerschaften mit HubSpot und PandaDoc oder DocuSign unterstützen.
  • An Besprechungen teilnehmen und nach und nach Entscheidungen im Namen von Mina treffen.
  • Einen komplexen Kalender für mehrere Unternehmen über verschiedene Zeitzonen hinweg verwalten.
  • Postfächer und Nachrichten vorsortieren, Antworten in Minas Stimme entwerfen und sensible Kommunikation diskret verwalten.
  • Ausgaben, Rechnungen, Zahlungen an Anbieter und Abstimmungen über mehrere Gesellschaften hinweg überwachen.
  • Hochwertige internationale Reisen von Anfang bis Ende organisieren, einschließlich Treueprogrammen, Lounges, Concierge-Unterstützung, Reiseplänen und Notfalllösungen.
  • Längere Reisen, Retreats und Veranstaltungen koordinieren.
  • Haushaltsabläufe verwalten, einschließlich Anbietern, Instandhaltung, Wellness-Terminen, Restaurantbesuchen und sozialen Arrangements.
  • Mit Minas Partner bei persönlichen Prioritäten koordinieren.
  • SOPs, Tracker und wiederkehrende Arbeitsabläufe in ClickUp, Notion, Slack und Google Workspace erstellen und pflegen.
  • Claude, ChatGPT und interne KI-Agenten täglich nutzen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren oder zu dokumentieren.
  • Innerhalb der ersten 30 Tage die Verantwortung für Kalender, Postfachvorsortierung, Reisen und die laufende Aufgabenliste übernehmen.
  • Innerhalb der ersten 60 Tage wöchentliche Prioritätsüberprüfungen durchführen und zentrale SOPs dokumentieren.
  • Innerhalb der ersten 90 Tage die vollständige Verantwortung für Projekte übernehmen und Mina mindestens 10 Stunden pro Woche einsparen.

Anforderungen

  • Mindestens drei Jahre direkte Unterstützung eines Gründers oder CEOs als Executive Assistant, Chief of Staff oder persönliche Assistenz mit Verantwortung für geschäftliche und private Angelegenheiten.
  • Nachgewiesene Fähigkeit, Projekte bis zum Abschluss zu verantworten, statt sie nur zu koordinieren.
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in der Planung internationaler Reisen und komplexer Terminplanung.
  • Tägliche Erfahrung mit KI-Tools, Google Workspace, Slack, Tabellenkalkulationen und einer Projektmanagement-Plattform wie ClickUp, Notion oder Asana.
  • Ausgezeichnete schriftliche Englischkenntnisse sowie die Fähigkeit, klar, prägnant und in Minas Stimme zu kommunizieren.
  • Gutes Urteilsvermögen und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen geschäftlichen, finanziellen und persönlichen Informationen.
  • Erfahrung in einem schnell wachsenden Start-up, einer Agentur, einem E-Commerce-Unternehmen oder einem Umfeld, in dem ein Gründer mit mehreren Unternehmen unterstützt wird.
  • Vertrautheit mit HubSpot, PandaDoc oder DocuSign oder grundlegende Kenntnisse in Finanzen und Buchhaltung.
  • Erfahrung beim Aufbau von Automatisierungen mit Tools wie Zapier, Make oder KI-Workflows.
  • Erfahrung in der Führung oder Koordination von Haushaltspersonal oder eines kleinen Teams.

Zusatzleistungen

  • Monatliche Vergütung von 3.000 bis 4.000 US-Dollar mit leistungsabhängigen Erhöhungen.
  • 36 bezahlte Urlaubstage pro Jahr.
  • Direktes Mentoring durch Mina mit einem klar definierten Entwicklungspfad hin zu einer Chief-of-Staff-Rolle.
  • Kontakt zu erfahrenen Gründern und besonderen internationalen Reisen.

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