Trivium Group è un’agenzia di marketing e consulenza specializzata in Amazon, che supporta i brand di beni di consumo sui marketplace di commercio elettronico. Le sue attività comprendono la gestione degli account Amazon, la pubblicità PPC e DSP, l’ottimizzazione creativa e il supporto per TikTok Shop, con una particolare esperienza nei beni di consumo confezionati, nella salute e nel benessere e negli integratori. Il team combina l’analisi dei marketplace con strategie personalizzate e una gestione operativa diretta delle campagne per aiutare i brand a migliorare le conversioni, gestire l’efficienza pubblicitaria e perseguire una crescita redditizia.
Capo di gabinetto presso Trivium Group, da remoto in Libano
Trivium Group cerca un Capo di gabinetto da remoto in Libano per supportare il CEO nell’esecuzione delle attività aziendali, nelle operazioni personali, nei viaggi e nei sistemi basati sull’IA. Il ruolo combina supporto esecutivo, gestione dei progetti, gestione delle decisioni e coordinamento operativo.
Descrizione
- Trasformare le idee, le note vocali e gli esiti delle riunioni di Mina in progetti ben definiti, con responsabili, scadenze e un follow-up costante.
- Mantenere per Mina un elenco di attività prioritario e ricco di contesto, comprese le soluzioni consigliate e le decisioni necessarie.
- Esaminare le comunicazioni del team e sottoporre solo le questioni che richiedono l’attenzione diretta di Mina.
- Preparare le riunioni della leadership e gestire il follow-up tramite ordini del giorno, note, monitoraggio delle azioni e responsabilizzazione.
- Gestire progetti speciali dall’inizio alla fine, inclusi lanci, eventi, nuove iniziative e implementazioni di fornitori o software.
- Supportare trattative e partnership utilizzando HubSpot e PandaDoc o DocuSign.
- Partecipare alle riunioni e prendere gradualmente decisioni per conto di Mina.
- Gestire un calendario complesso di più aziende e fusi orari.
- Selezionare e gestire caselle di posta e messaggi, redigere risposte con la voce di Mina e gestire con discrezione le comunicazioni sensibili.
- Supervisionare spese, fatture, pagamenti ai fornitori e riconciliazioni tra le entità.
- Organizzare viaggi internazionali premium dall’inizio alla fine, inclusi programmi fedeltà, lounge, assistenza concierge, itinerari e piani di emergenza.
- Coordinare viaggi prolungati, ritiri ed eventi.
- Gestire le operazioni domestiche, inclusi fornitori, manutenzione, appuntamenti per il benessere, ristoranti e impegni sociali.
- Coordinarsi con il partner di Mina sulle priorità personali.
- Creare e mantenere procedure operative standard, strumenti di monitoraggio e flussi di lavoro ricorrenti in ClickUp, Notion, Slack e Google Workspace.
- Utilizzare ogni giorno Claude, ChatGPT e gli agenti interni di IA per automatizzare o documentare il lavoro ripetibile.
- Assumere la responsabilità del calendario, del triage della posta in arrivo, dei viaggi e dell’elenco aggiornato delle attività entro i primi 30 giorni.
- Condurre revisioni settimanali delle priorità e documentare le principali procedure operative standard entro i primi 60 giorni.
- Assumere la piena responsabilità dei progetti e far risparmiare a Mina almeno 10 ore alla settimana entro i primi 90 giorni.
Requisiti
- Almeno tre anni di esperienza nel supporto diretto a un fondatore o CEO come assistente esecutivo, Capo di gabinetto o responsabile della gestione personale, occupandosi di responsabilità aziendali e personali.
- Comprovata capacità di portare i progetti a termine, anziché limitarsi a coordinarli.
- Elevata competenza nella pianificazione di viaggi internazionali e nella gestione di calendari complessi.
- Padronanza quotidiana degli strumenti di IA, Google Workspace, Slack, fogli di calcolo e una piattaforma di gestione dei progetti come ClickUp, Notion o Asana.
- Ottimo inglese scritto, con la capacità di comunicare in modo chiaro, conciso e con la voce di Mina.
- Buon giudizio e massima discrezione nella gestione di informazioni aziendali, finanziarie e personali riservate.
- Esperienza in una startup in rapida crescita, un’agenzia, un’azienda di e-commerce o un ambiente che supporti un fondatore con più attività.
- Familiarità con HubSpot, PandaDoc o DocuSign, oppure conoscenze di base di finanza e contabilità.
- Esperienza nella creazione di automazioni con strumenti come Zapier, Make o flussi di lavoro basati sull’IA.
- Esperienza nella gestione o nel coordinamento di personale domestico o di un piccolo team.
Benefit
- Compenso mensile di 3.000–4.000 $, con aumenti basati sulle prestazioni.
- 36 giorni di ferie retribuite all’anno.
- Mentoring diretto da parte di Mina, con un percorso definito verso un ruolo di Capo di gabinetto.
- Esposizione a fondatori senior e a viaggi internazionali distintivi.