ELT幕僚长行政助理——混合办公｜The Cigna Group
负责管理The Cigna Group的ELT论坛、高管日程、机密运营事务及领导层协调工作。 支持Cigna Healthcare和Evernorth Health Services的领导流程。
描述
- 管理定期及临时ELT论坛的端到端后勤工作，包括日程安排、场地、虚拟接入、餐饮和参会人员
- 维护滚动ELT会议日历及长期论坛计划
- 跟踪会议议题，识别冲突、缺口和进度延误
- 监督材料时间安排，沟通会前阅读材料截止日期，跟进延迟内容并分发材料
- 协调ELT和SLT议题的演讲者及嘉宾
- 规划并落实ELT外出活动、现场会议、SLT会议、企业里程碑活动及彩排的后勤工作
- 维护论坛章程、会议计划、议程档案、分发列表、SharePoint站点和Teams站点
- 与支持ELT和SLT成员的行政助理及幕僚长建立有效工作关系
- 在高管日程紧张的情况下争取时间，并以得体方式向相关人员升级关键里程碑风险
- 代表幕僚长的优先事项，按时取得承诺、材料和回复
- 管理幕僚长的复杂日程、邀请、冲突和日程变更
- 围绕ELT里程碑保留准备时间和专注时间
- 安排定期一对一会议、团队会议和幕僚长网络会议
- 每周提供前瞻安排，涵盖会议、截止日期、准备要求和冲突
- 起草信函、会议邀请、议程说明、提醒和后续跟进消息
- 监控幕僚长的收件箱，分派请求并跟踪未完成事项直至完成
- 使用Word、Excel和PowerPoint准备议程、跟踪表、会议材料和演示文稿
- 使用Copilot及其他AI工具协助制定议程、生成会议摘要、跟踪行动事项和安排日程
- 安排差旅并管理费用报告，包括Concur
- 协调外出活动和现场会议的差旅细节
- 管理幕僚长团队的入职和离职后勤工作
- 维护分发列表、Teams频道和SharePoint权限
- 保护机密及尚未最终确定的战略、组织和财务信息
- 获取服务台和技术支持，并实时解决后勤问题
任职要求
- 至少五年职责逐步增加的行政助理工作经验
- 拥有支持ELT或SLT成员或其幕僚长的丰富经验
- 具备无正式职权影响他人的能力，并能让同级行政助理和高级利益相关者对截止日期负责
- 具备为多位优先事项相互竞争的高管管理日程的卓越能力
- 对Copilot和AI工具感兴趣，并致力于持续培养AI技能
- 熟练掌握Microsoft 365，包括Outlook、Teams、Word、Excel、PowerPoint和SharePoint
- 具备使用Teams、Webex和Zoom的经验
- 具备出色的书面和口头沟通能力，并展现高管风范
- 组织能力、细节意识和跟进能力出众
- 处理高度机密信息时具备高度诚信、谨慎性和判断力
- 能够在优先事项不断变化的快节奏环境中独立工作
- 采取积极主动、专注解决方案的方法
- 具备较强的组织意识和政治敏感度
- 能够施加影响并建立关系
- 能够主动预判并采取以结果为导向的方法
- 能够应对模糊性和复杂性
- 足智多谋
- 谨慎可靠
- 学习适应能力强
- 远程工作需接入有线宽带或光纤互联网，最低下载速度为10 Mbps、上传速度为5 Mbps
福利待遇
- 符合年度奖金计划的资格
- 入职第一天起享有医疗、视力和牙科保障
- 身心健康和行为健康项目
- 401(k)计划
- 公司支付的人寿保险
- 学费报销
- 每年至少18天带薪休假
- 带薪节假日
- 休假安排
- 混合办公安排
- 居家工作需使用有线宽带或光纤互联网，最低下载速度为10 Mbps、上传速度为5 Mbps
