The Cigna Group là một công ty chăm sóc sức khỏe toàn cầu, hoạt động thông qua Cigna Healthcare và Evernorth Health Services. Công ty kết hợp các dịch vụ chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm y tế và quản lý quyền lợi dược phẩm nhằm hỗ trợ sức khỏe và bienestar của khách hàng, đối tác và bệnh nhân. Công ty cũng chú trọng đến các hoạt động chăm sóc sức khỏe và trí tuệ nhân tạo có đạo đức, công bằng y tế, quản trị môi trường và xã hội có trách nhiệm, cũng như đổi mới phương thức cung cấp dịch vụ chăm sóc.
Trợ lý điều hành cho Chánh văn phòng ELT – Hybrid | The Cigna Group
Trợ lý điều hành phụ trách các diễn đàn ELT, lịch làm việc của lãnh đạo, hoạt động bảo mật và điều phối lãnh đạo tại The Cigna Group. Hỗ trợ các quy trình lãnh đạo tại Cigna Healthcare và Evernorth Health Services.
Mô tả
- Quản lý toàn bộ công tác hậu cần cho các diễn đàn ELT định kỳ và đột xuất, bao gồm lịch trình, cơ sở vật chất, quyền truy cập trực tuyến, dịch vụ ăn uống và người tham dự
- Duy trì lịch họp ELT liên tục và kế hoạch diễn đàn dài hạn
- Theo dõi các chủ đề cuộc họp và xác định xung đột, thiếu sót và chậm trễ lịch trình
- Giám sát tiến độ tài liệu, thông báo thời hạn đọc trước, theo dõi nội dung nộp muộn và phân phát tài liệu
- Điều phối diễn giả và khách mời tham gia các chủ đề trong chương trình ELT và SLT
- Lập kế hoạch và triển khai hậu cần cho các buổi làm việc ngoài địa điểm, tại địa điểm, cuộc họp SLT, sự kiện quan trọng cấp doanh nghiệp và các buổi diễn tập của ELT
- Duy trì điều lệ diễn đàn, kế hoạch cuộc họp, kho lưu trữ chương trình nghị sự, danh sách phân phối, các site SharePoint và Teams
- Xây dựng mối quan hệ làm việc hiệu quả với các trợ lý điều hành và chánh văn phòng hỗ trợ các thành viên ELT và SLT
- Sắp xếp thời gian trên lịch làm việc hạn chế của lãnh đạo điều hành và khéo léo báo cáo rủi ro đối với các mốc quan trọng
- Đảm bảo các cam kết, tài liệu và phản hồi được cung cấp đúng hạn, đồng thời đại diện cho các ưu tiên của Chánh văn phòng
- Quản lý lịch làm việc phức tạp, lời mời, xung đột và thay đổi lịch trình của Chánh văn phòng
- Bảo đảm thời gian chuẩn bị và tập trung quanh các mốc quan trọng của ELT
- Lên lịch các buổi trao đổi một-một định kỳ, cuộc họp nhóm và cuộc họp mạng lưới chánh văn phòng
- Cung cấp bản xem trước hàng tuần về các cuộc họp, thời hạn, yêu cầu chuẩn bị và xung đột
- Soạn thảo thư từ, lời mời họp, ghi chú chương trình nghị sự, lời nhắc và tin nhắn theo dõi
- Theo dõi hộp thư của Chánh văn phòng, chuyển tiếp yêu cầu và theo dõi các hạng mục tồn đọng đến khi hoàn tất
- Chuẩn bị chương trình nghị sự, bảng theo dõi, tài liệu cuộc họp và bài thuyết trình bằng Word, Excel và PowerPoint
- Ứng dụng Copilot và các công cụ AI khác để xây dựng chương trình nghị sự, tóm tắt cuộc họp, theo dõi hành động và lên lịch
- Sắp xếp công tác và quản lý báo cáo chi phí, bao gồm Concur
- Điều phối chi tiết đi lại cho các buổi làm việc ngoài địa điểm và các phiên làm việc trực tiếp
- Quản lý công tác hậu cần khi nhân sự của Chánh văn phòng nhận việc và nghỉ việc
- Duy trì danh sách phân phối, kênh Teams và quyền trên SharePoint
- Bảo vệ thông tin chiến lược, tổ chức và tài chính mật cũng như thông tin trước khi ra quyết định
- Yêu cầu hỗ trợ từ bộ phận trợ giúp và công nghệ, đồng thời xử lý các vấn đề hậu cần theo thời gian thực
Yêu cầu
- Ít nhất năm năm kinh nghiệm làm trợ lý điều hành với trách nhiệm ngày càng tăng
- Kinh nghiệm đáng kể trong việc hỗ trợ các thành viên ELT hoặc SLT hay chánh văn phòng của họ
- Có khả năng tạo ảnh hưởng mà không cần quyền hạn chính thức và yêu cầu các trợ lý điều hành đồng cấp cùng các bên liên quan cấp cao chịu trách nhiệm về thời hạn
- Khả năng xuất sắc trong việc quản lý lịch của nhiều lãnh đạo có các ưu tiên cạnh tranh
- Quan tâm đến Copilot và các công cụ AI, đồng thời cam kết tiếp tục phát triển kỹ năng AI
- Thành thạo nâng cao Microsoft 365, bao gồm Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint và SharePoint
- Kinh nghiệm sử dụng Teams, Webex và Zoom
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói xuất sắc cùng phong thái chuyên nghiệp khi làm việc với lãnh đạo
- Khả năng tổ chức, chú ý đến chi tiết và theo sát công việc xuất sắc
- Chính trực, kín đáo và có phán đoán tốt khi xử lý thông tin tuyệt mật
- Có khả năng làm việc độc lập trong môi trường nhịp độ nhanh với các ưu tiên thay đổi
- Chủ động và tập trung vào giải pháp
- Nhận thức tốt về tổ chức và chính trị nội bộ
- Có khả năng tạo ảnh hưởng và xây dựng mối quan hệ
- Chủ động dự đoán nhu cầu với định hướng đạt kết quả
- Có khả năng xử lý sự mơ hồ và phức tạp
- Tháo vát
- Kín đáo và đáng tin cậy
- Khả năng học hỏi nhanh
- Đối với công việc từ xa, có quyền truy cập internet băng thông rộng cáp hoặc cáp quang với tốc độ tải xuống tối thiểu 10 Mbps và tải lên 5 Mbps
Phúc lợi
- Đủ điều kiện tham gia chương trình thưởng hằng năm
- Được hưởng bảo hiểm y tế, nhãn khoa và nha khoa từ ngày đầu tiên
- Các chương trình chăm sóc sức khỏe và sức khỏe hành vi
- Chương trình 401(k)
- Bảo hiểm nhân thọ do công ty chi trả
- Hoàn trả học phí
- Ít nhất 18 ngày nghỉ có hưởng lương mỗi năm
- Các ngày nghỉ lễ có hưởng lương
- Nghỉ phép theo chế độ
- Hình thức làm việc hybrid
- Internet băng thông rộng cáp hoặc cáp quang tại nhà để làm việc, với tốc độ tải xuống tối thiểu 10 Mbps và tải lên 5 Mbps