The Cigna Group ist ein global tätiges Gesundheitsunternehmen, das über Cigna Healthcare und Evernorth Health Services operiert. Das Unternehmen verbindet Gesundheitsdienstleistungen, Krankenversicherungen und das Management von Apothekenleistungen, um die Gesundheit und das Wohlbefinden von Kundinnen und Kunden, Auftraggebern sowie Patientinnen und Patienten zu fördern. Darüber hinaus konzentriert sich das Unternehmen auf ethische Praktiken im Gesundheitswesen und beim Einsatz künstlicher Intelligenz, gesundheitliche Chancengleichheit, eine verantwortungsvolle ökologische und soziale Unternehmensführung sowie Innovationen in der Versorgung.
Executive Assistant für den ELT Chief of Staff – Hybrid | The Cigna Group
Executive Assistant für ELT-Foren, Führungskalender, vertrauliche Abläufe und die Koordination der Führungsebene bei The Cigna Group. Unterstützt Führungsprozesse bei Cigna Healthcare und Evernorth Health Services.
Beschreibung
- Steuern Sie die vollständige Logistik für regelmäßige und ad-hoc stattfindende ELT-Foren, einschließlich Terminplanung, Räumlichkeiten, virtuellem Zugang, Catering und Teilnehmenden
- Pflegen Sie den fortlaufenden ELT-Sitzungskalender und die langfristige Forenplanung
- Verfolgen Sie Sitzungsthemen und erkennen Sie Konflikte, Lücken sowie Verzögerungen in der Planung
- Überwachen Sie die Zeitpläne für Unterlagen, kommunizieren Sie Fristen für Vorab-Lektüre, verfolgen Sie verspätete Inhalte nach und verteilen Sie die Unterlagen
- Koordinieren Sie Präsentierende und Gastteilnehmende für ELT- und SLT-Tagesordnungspunkte
- Planen und organisieren Sie die Logistik für ELT-Offsites, Vor-Ort-Termine, SLT-Sitzungen, unternehmensweite Meilensteinveranstaltungen und Proben
- Pflegen Sie Forenstatuten, Sitzungspläne, Tagesordnungsarchive, Verteilerlisten, SharePoint-Websites und Teams-Websites
- Bauen Sie effektive Arbeitsbeziehungen zu Executive Assistants und Chiefs of Staff auf, die ELT- und SLT-Mitglieder unterstützen
- Sichern Sie Zeit in stark ausgelasteten Führungskalendern und eskalieren Sie Risiken für wichtige Meilensteine taktvoll
- Holen Sie Zusagen, Unterlagen und Rückmeldungen fristgerecht ein und vertreten Sie dabei die Prioritäten des Chief of Staff
- Verwalten Sie den komplexen Kalender des Chief of Staff, Einladungen, Konflikte und Terminänderungen
- Sichern Sie Vorbereitungs- und Fokuszeiten rund um ELT-Meilensteine
- Planen Sie regelmäßige Einzelgespräche, Teammeetings und Netzwerktreffen der Chiefs of Staff
- Erstellen Sie wöchentlich eine Vorschau mit Besprechungen, Fristen, erforderlichen Vorbereitungen und Konflikten
- Verfassen Sie Korrespondenz, Sitzungseinladungen, Notizen zur Tagesordnung, Erinnerungen und Nachfassnachrichten
- Überwachen Sie den Posteingang des Chief of Staff, leiten Sie Anfragen weiter und verfolgen Sie offene Punkte bis zu ihrem Abschluss
- Erstellen Sie Tagesordnungen, Tracker, Sitzungsunterlagen und Präsentationen mit Word, Excel und PowerPoint
- Setzen Sie Copilot und andere KI-Tools für die Entwicklung von Tagesordnungen, Sitzungszusammenfassungen, die Nachverfolgung von Maßnahmen und die Terminplanung ein
- Organisieren Sie Reisen und verwalten Sie die Spesenabrechnung, einschließlich Concur
- Koordinieren Sie Reisedetails für Offsites und Präsenzveranstaltungen
- Verwalten Sie die organisatorische Logistik für das Onboarding und Offboarding des Teams des Chief of Staff
- Pflegen Sie Verteilerlisten, Teams-Kanäle und SharePoint-Berechtigungen
- Schützen Sie vertrauliche und noch nicht finalisierte strategische, organisatorische und finanzielle Informationen
- Holen Sie Unterstützung vom Helpdesk und der IT ein und lösen Sie logistische Probleme in Echtzeit
Anforderungen
- Mindestens fünf Jahre Erfahrung als Executive Assistant mit zunehmend anspruchsvoller Verantwortung
- Umfangreiche Erfahrung in der Unterstützung von ELT- oder SLT-Mitgliedern beziehungsweise deren Chiefs of Staff
- Nachgewiesene Fähigkeit, ohne formale Weisungsbefugnis Einfluss zu nehmen und Kolleginnen und Kollegen in Executive-Assistant-Rollen sowie leitende Stakeholder für Fristen verantwortlich zu halten
- Hervorragende Fähigkeit, die Kalender mehrerer Führungskräfte mit konkurrierenden Prioritäten zu verwalten
- Interesse an Copilot und KI-Tools sowie die Bereitschaft, KI-Kenntnisse kontinuierlich weiterzuentwickeln
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft 365, einschließlich Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint und SharePoint
- Erfahrung mit Teams, Webex und Zoom
- Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie souveränes Auftreten gegenüber Führungskräften
- Außergewöhnliches Organisationstalent, Liebe zum Detail und konsequente Nachverfolgung
- Ausgeprägte Integrität, Diskretion und Urteilsvermögen im Umgang mit streng vertraulichen Informationen
- Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten selbstständig zu arbeiten
- Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägtes organisatorisches und politisches Gespür
- Fähigkeit, Einfluss zu nehmen und Beziehungen aufzubauen
- Proaktives Vorausdenken mit ergebnisorientierter Arbeitsweise
- Fähigkeit, mit Unklarheit und komplexen Situationen umzugehen
- Einfallsreichtum
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Ausgeprägte Lernagilität
- Für die Arbeit im Homeoffice Zugang zu Kabelbreitband- oder Glasfaserinternet mit einer Mindestgeschwindigkeit von 10 Mbit/s im Download und 5 Mbit/s im Upload
Zusatzleistungen
- Teilnahmeberechtigung am jährlichen Bonusplan
- Medizinische, augenärztliche und zahnmedizinische Versorgung ab dem ersten Tag
- Programme für Wohlbefinden und psychische Gesundheit
- 401(k)-Plan
- Vom Unternehmen bezahlte Lebensversicherung
- Erstattung von Studiengebühren
- Mindestens 18 bezahlte freie Tage pro Jahr
- Bezahlte Feiertage
- Beurlaubungen
- Hybrides Arbeitsmodell
- Kabelbreitband- oder Glasfaserinternet für die Arbeit von zu Hause mit einer Mindestgeschwindigkeit von 10 Mbit/s im Download und 5 Mbit/s im Upload