ELT幕僚長行政助理——混合辦公｜The Cigna Group
負責管理The Cigna Group的ELT論壇、高階主管行程、機密營運事務及領導層協調工作。 支援Cigna Healthcare與Evernorth Health Services的領導流程。
說明
- 管理定期及臨時ELT論壇的端到端後勤工作，包括行程安排、場地、虛擬存取、餐飲和與會人員
- 維護滾動ELT會議日曆及長期論壇計畫
- 追蹤會議議題，識別衝突、缺口和進度延誤
- 監督材料時程，溝通會前閱讀材料截止日期，跟進延遲內容並分發材料
- 協調ELT和SLT議題的簡報者及來賓
- 規劃並落實ELT外出活動、現場會議、SLT會議、企業里程碑活動及彩排的後勤工作
- 維護論壇章程、會議計畫、議程存檔、分發清單、SharePoint網站和Teams網站
- 與支援ELT和SLT成員的行政助理及幕僚長建立有效工作關係
- 在高階主管行程緊湊的情況下爭取時間，並以得體方式向相關人員升級關鍵里程碑風險
- 代表幕僚長的優先事項，按時取得承諾、材料和回覆
- 管理幕僚長的複雜行程、邀請、衝突和行程變更
- 圍繞ELT里程碑保留準備時間和專注時間
- 安排定期一對一會議、團隊會議和幕僚長網絡會議
- 每週提供前瞻安排，涵蓋會議、截止日期、準備要求和衝突
- 起草信函、會議邀請、議程說明、提醒和後續追蹤訊息
- 監控幕僚長的收件匣，分派請求並追蹤未完成事項直至完成
- 使用Word、Excel和PowerPoint準備議程、追蹤表、會議材料和簡報
- 使用Copilot及其他AI工具協助制定議程、產生會議摘要、追蹤行動事項和安排行程
- 安排差旅並管理費用報告，包括Concur
- 協調外出活動和現場會議的差旅細節
- 管理幕僚長團隊的到職和離職後勤工作
- 維護分發清單、Teams頻道和SharePoint權限
- 保護機密及尚未最終確定的策略、組織和財務資訊
- 取得服務台和技術支援，並即時解決後勤問題
職位要求
- 至少五年職責逐步增加的行政助理工作經驗
- 擁有支援ELT或SLT成員或其幕僚長的豐富經驗
- 具備在沒有正式職權的情況下影響他人的能力，並能讓同級行政助理和高階利害關係人對截止日期負責
- 具備為多位優先事項相互競爭的高階主管管理行程的卓越能力
- 對Copilot和AI工具感興趣，並致力於持續培養AI技能
- 熟練掌握Microsoft 365，包括Outlook、Teams、Word、Excel、PowerPoint和SharePoint
- 具備使用Teams、Webex和Zoom的經驗
- 具備出色的書面和口頭溝通能力，並展現高階主管風範
- 組織能力、細節意識和後續追蹤能力出眾
- 處理高度機密資訊時具備高度誠信、謹慎性和判斷力
- 能夠在優先事項不斷變化的快節奏環境中獨立工作
- 採取積極主動、專注解決方案的方法
- 具備較強的組織意識和政治敏感度
- 能夠施加影響並建立關係
- 能夠主動預判並採取以結果為導向的方法
- 能夠應對模糊性和複雜性
- 足智多謀
- 謹慎可靠
- 學習適應能力強
- 遠端工作需接入有線寬頻或光纖網際網路，最低下載速度為10 Mbps、上傳速度為5 Mbps
福利待遇
- 符合年度獎金計畫的資格
- 到職第一天起享有醫療、視力和牙科保障
- 身心健康和行為健康計畫
- 401(k)計畫
- 公司支付的人壽保險
- 學費補助
- 每年至少18天帶薪休假
- 帶薪假日
- 休假安排
- 混合辦公安排
- 居家工作需使用有線寬頻或光纖網際網路，最低下載速度為10 Mbps、上傳速度為5 Mbps
