Heriot-Watt University Student Union je neodvisna, demokratična, študentsko vodena neprofitna organizacija, ki skrbi za več kot 10.000 študentov v treh kampusih na Škotskem. Njeno delovanje presega akademsko življenje ter združuje zastopanje in podporo študentom z gostinskimi storitvami ter ponudbo hrane in pijače, svetovalnimi viri, dogodki, društvi, prostovoljstvom in priložnostmi za osebni razvoj. Z pobudami, kot je The Advice Hub, in svojim programom dejavnosti zveza študentom pomaga pri vključevanju v univerzitetno življenje, dostopu do praktičnih nasvetov ter vzpostavljanju povezav znotraj skupnosti Heriot-Watt.
Vodja računov obveznosti – hibridno delo, Združeno kraljestvo
Vodite operacije z računi, stroški in plačili za študentsko zvezo univerze Heriot-Watt, razvijajte ekipo za obveznosti, krepite finančne kontrole in izboljšujte procese v Oracle Fusion.
Opis
- Vodite funkcijo računov obveznosti univerze in spodbujajte njeno nenehno izboljševanje
- Zagotavljajte vidno, vključujoče in podporno vodenje ekipe za obveznosti
- Usmerjajte, motivirajte in razvijajte sodelavce z individualnimi sestanki, določanjem ciljev, povratnimi informacijami in pregledi razvoja uspešnosti
- Upravljajte vsakodnevno izvajanje vseh dejavnosti računov obveznosti na univerzi
- Nadzirajte obdelavo računov in stroškov, štipendij, pripravo plačil, usklajevanje izpiskov dobaviteljev in reševanje izjem
- Načrtujte zmogljivosti in prednostne naloge za redne operacije, mesečno in letno zaključevanje, revizije ter druga obdobja velikega pritiska
- Poizvedbe, pritožbe in eskalacije rešujte hitro in strokovno
- Vzdržujte načrte neprekinjenega poslovanja in zagotavljajte nadomeščanje pri ključnih dejavnostih
- Zagotavljajte skladnost s finančnimi predpisi, delegiranimi pooblastili, politikami in postopki
- Vzdržujte kontrole podatkov o dobaviteljih, odobritve računov, pripravo plačil, ločevanje nalog ter preprečevanje podvojenih, napačnih ali goljufivih plačil
- Podpirajte revizije, odgovarjajte na ugotovitve in dokončajte dogovorjene ukrepe
- Vzdržujte standardne operativne postopke, procesne zemljevide, navodila in dokumentacijo kontrol
- Uporabljajte analizo temeljnih vzrokov za izboljšanje procesov in zmanjšanje ročnega dela
- Sodelujte s finančnimi sistemi in deležniki pri optimizaciji Oracle Fusion, delovnih tokov in poročanja
- Vodite projekte izboljšav od opredelitve do izvedbe, uvajanja in pregleda koristi
- Razvijajte ključne kazalnike uspešnosti in analizirajte podatke za prepoznavanje trendov, tveganj, omejitev zmogljivosti in prednostnih nalog izboljšav
- Pripravljajte poročila in komentarje za finančno vodstvo in deležnike
- Vzpostavljajte odnose po vsej univerzi in izboljšujte celoten proces od naročila do plačila
- Predstavljajte funkcijo računov obveznosti na sestankih, pri projektih in v delovnih skupinah
- Sprejemajte operativne odločitve v okviru delegiranih pooblastil in eskalirajte pomembne težave
- Prevzemite odgovornost za izpolnjevanje ciljev, kazalnikov storitev, revizijskih ukrepov in načrtov izboljšav
Zahteve
- Visokošolska izobrazba, kvalifikacija AAT ali enakovredne ustrezne strokovne izkušnje
- Dokazano stalno strokovno izpopolnjevanje
- Obsežne izkušnje z računi obveznosti ali tesno povezanimi finančnimi operacijami
- Izkušnje z upravljanjem finančnih kontrol in reševanjem zapletenih težav
- Izkušnje s pozitivnim vodenjem, usmerjanjem in razvojem ekipe
- Izkušnje z določanjem pričakovanj, upravljanjem uspešnosti in podpiranjem sprememb
- Zanesljiva uporaba sistemov ERP in poslovodnih informacij
- Napredno znanje Excela
- Sposobnost uporabe podatkov za izboljšanje odločanja in uspešnosti
- Praktično razumevanje ločevanja nalog, kontrol dobaviteljev in plačil, usklajevanj, revizijskih dokazil in operativnega tveganja
- Izkušnje z ugotavljanjem temeljnih vzrokov, poenostavljanjem procesov, dokumentiranjem postopkov in uvajanjem trajnostnih izboljšav
- Sposobnost vzpostavljanja verodostojnih odnosov, konstruktivnega vplivanja in jasnega razlaganja zapletenih zahtev
Ugodnosti
- 33 dni letnega dopusta in 9 dni zaprtja univerze, vključno z večerom pred božičem, kadar ta pade na delovni dan
- Hibridno delo v skladu z ureditvami univerze
- Prilagodljivi načini dela, vključno z možnostmi dela s krajšim delovnim časom in delitve delovnega mesta
- Celoten paket nagrad in ugodnosti, ki ga zagotavlja univerza Heriot-Watt
- Okolje, osredotočeno na enakost, raznolikost in vključevanje
- Podpora dobremu počutju in vključevanju
- Priložnosti za strokovni razvoj in stalno strokovno izpopolnjevanje