Heriot-Watt University Student Union là một tổ chức phi lợi nhuận độc lập, dân chủ và do sinh viên điều hành, phục vụ hơn 10.000 sinh viên tại ba cơ sở ở Scotland. Hoạt động của tổ chức không chỉ giới hạn trong đời sống học tập mà còn kết hợp đại diện và hỗ trợ sinh viên với các dịch vụ lưu trú, ăn uống, nguồn tư vấn, sự kiện, hội nhóm, hoạt động tình nguyện và cơ hội phát triển cá nhân. Thông qua các sáng kiến như The Advice Hub và chương trình hoạt động đa dạng, Hội Sinh viên giúp sinh viên hòa nhập với đời sống đại học, tiếp cận hướng dẫn thiết thực và xây dựng kết nối trong cộng đồng Heriot-Watt.
Trưởng nhóm Công nợ phải trả – Làm việc kết hợp, Vương quốc Anh
Điều hành hoạt động hóa đơn, chi phí và thanh toán cho Hội Sinh viên Đại học Heriot-Watt, đồng thời phát triển đội ngũ Công nợ phải trả, củng cố kiểm soát tài chính và cải thiện các quy trình Oracle Fusion.
Mô tả
- Điều hành chức năng Công nợ phải trả của Trường và thúc đẩy cải tiến liên tục
- Cung cấp sự lãnh đạo rõ ràng, hòa nhập và hỗ trợ cho đội ngũ Công nợ phải trả
- Huấn luyện, tạo động lực và phát triển đồng nghiệp thông qua các buổi trao đổi cá nhân, thiết lập mục tiêu, phản hồi và đánh giá phát triển hiệu suất
- Quản lý hoạt động cung cấp dịch vụ Công nợ phải trả hằng ngày từ đầu đến cuối trên toàn Trường
- Giám sát việc xử lý hóa đơn và chi phí, học bổng, chuẩn bị thanh toán, đối chiếu sao kê nhà cung cấp và xử lý ngoại lệ
- Lập kế hoạch năng lực và ưu tiên cho hoạt động thường xuyên, cuối tháng, cuối năm, kiểm toán và các giai đoạn áp lực cao khác
- Giải quyết thắc mắc, khiếu nại và vấn đề được chuyển cấp nhanh chóng, chuyên nghiệp
- Duy trì kế hoạch đảm bảo tính liên tục của hoạt động và phương án thay thế cho các nhiệm vụ quan trọng
- Đảm bảo tuân thủ quy định tài chính, thẩm quyền được phân cấp, chính sách và quy trình
- Duy trì các kiểm soát đối với dữ liệu nhà cung cấp, phê duyệt hóa đơn, chuẩn bị thanh toán, phân tách nhiệm vụ và các khoản thanh toán trùng lặp, sai sót hoặc gian lận
- Hỗ trợ kiểm toán, phản hồi các phát hiện và hoàn thành các hành động đã thống nhất
- Duy trì quy trình vận hành tiêu chuẩn, sơ đồ quy trình, tài liệu hướng dẫn và tài liệu kiểm soát
- Sử dụng phân tích nguyên nhân gốc rễ để cải thiện quy trình và giảm công việc thủ công
- Phối hợp với bộ phận Hệ thống Tài chính và các bên liên quan để tối ưu hóa Oracle Fusion, quy trình công việc và báo cáo
- Dẫn dắt các dự án cải tiến từ khâu xác định, triển khai, áp dụng đến đánh giá lợi ích
- Xây dựng các chỉ số KPI và phân tích dữ liệu để xác định xu hướng, rủi ro, hạn chế về năng lực và ưu tiên cải tiến
- Chuẩn bị báo cáo và nội dung phân tích cho lãnh đạo Tài chính và các bên liên quan
- Xây dựng quan hệ trên toàn Trường và cải thiện quy trình mua sắm đến thanh toán đầu cuối
- Đại diện cho bộ phận Công nợ phải trả trong các cuộc họp, dự án và nhóm công tác
- Đưa ra quyết định vận hành trong phạm vi thẩm quyền được phân cấp và chuyển cấp các vấn đề trọng yếu
- Chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện mục tiêu, chỉ số dịch vụ, hành động kiểm toán và kế hoạch cải tiến
Yêu cầu
- Trình độ giáo dục bậc đại học, chứng chỉ AAT hoặc kinh nghiệm chuyên môn liên quan tương đương
- Có minh chứng về việc phát triển chuyên môn liên tục
- Có kinh nghiệm đáng kể trong lĩnh vực Công nợ phải trả hoặc hoạt động tài chính liên quan
- Có kinh nghiệm quản lý kiểm soát tài chính và giải quyết các vấn đề phức tạp
- Có kinh nghiệm lãnh đạo, huấn luyện và phát triển đội ngũ theo hướng tích cực
- Có kinh nghiệm thiết lập kỳ vọng, quản lý hiệu suất và hỗ trợ thay đổi
- Sử dụng thành thạo hệ thống ERP và thông tin quản lý
- Kỹ năng Excel tốt
- Có khả năng sử dụng dữ liệu để cải thiện việc ra quyết định và hiệu suất
- Hiểu biết thực tế về phân tách nhiệm vụ, kiểm soát nhà cung cấp và thanh toán, đối chiếu, bằng chứng kiểm toán và rủi ro vận hành
- Có kinh nghiệm xác định nguyên nhân gốc rễ, đơn giản hóa quy trình, lập tài liệu hướng dẫn và triển khai các cải tiến bền vững
- Có khả năng xây dựng quan hệ đáng tin cậy, tạo ảnh hưởng mang tính xây dựng và giải thích rõ ràng các yêu cầu phức tạp
Phúc lợi
- 33 ngày nghỉ phép hằng năm cộng thêm 9 ngày Trường đóng cửa, bao gồm Đêm Giáng sinh nếu rơi vào ngày trong tuần
- Làm việc kết hợp theo các thỏa thuận của Trường
- Mô hình làm việc linh hoạt, bao gồm các lựa chọn làm việc bán thời gian và chia sẻ công việc
- Tổng các chế độ đãi ngộ và phúc lợi do Đại học Heriot-Watt cung cấp
- Môi trường chú trọng bình đẳng, đa dạng và hòa nhập
- Hỗ trợ sức khỏe và tính hòa nhập
- Cơ hội phát triển chuyên môn và phát triển nghề nghiệp liên tục