Die Heriot-Watt University Student Union ist eine unabhängige, demokratische, von Studierenden geleitete gemeinnützige Organisation, die mehr als 10.000 Studierende an drei Standorten in Schottland unterstützt. Ihre Arbeit geht über das akademische Leben hinaus und verbindet studentische Vertretung und Unterstützung mit Gastronomie- und Bewirtungsangeboten, Beratungsangeboten, Veranstaltungen, studentischen Gesellschaften, Möglichkeiten für ehrenamtliches Engagement und persönlicher Weiterentwicklung. Mit Initiativen wie dem Advice Hub und ihrem Veranstaltungsprogramm unterstützt die Union Studierende dabei, am Universitätsleben teilzunehmen, praktische Orientierung zu erhalten und Verbindungen innerhalb der Heriot-Watt-Gemeinschaft aufzubauen.
Leitung Kreditorenbuchhaltung – Hybrid, Vereinigtes Königreich
Leiten Sie die Rechnungs-, Spesen- und Zahlungsprozesse für die Studierendenvertretung der Heriot-Watt University, entwickeln Sie das Kreditorenbuchhaltungsteam weiter, stärken Sie die Finanzkontrollen und verbessern Sie die Oracle-Fusion-Prozesse.
Beschreibung
- Leiten Sie die Kreditorenbuchhaltung der Universität und treiben Sie ihre kontinuierliche Verbesserung voran
- Bieten Sie dem Team der Kreditorenbuchhaltung sichtbare, inklusive und unterstützende Führung
- Coachen, motivieren und entwickeln Sie Mitarbeitende durch Einzelgespräche, Zielvereinbarungen, Feedback und Gespräche zur Leistungsentwicklung
- Steuern Sie die tägliche Kreditorenbuchhaltung an der gesamten Universität von Anfang bis Ende
- Überwachen Sie die Verarbeitung von Rechnungen und Spesen, Stipendien, Zahlungsvorbereitungen, Abstimmungen von Lieferantenkontoauszügen und die Klärung von Ausnahmen
- Planen Sie Kapazitäten und Prioritäten für den Routinebetrieb, Monats- und Jahresabschlüsse, Prüfungen und andere Phasen mit hoher Arbeitsbelastung
- Bearbeiten Sie Anfragen, Beschwerden und Eskalationen zeitnah und professionell
- Pflegen Sie Pläne zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und Vertretungsregelungen für kritische Aktivitäten
- Stellen Sie die Einhaltung von Finanzvorschriften, delegierten Befugnissen, Richtlinien und Verfahren sicher
- Sichern Sie Lieferantendaten, Rechnungsfreigaben, Zahlungsvorbereitungen, Funktionstrennung sowie den Schutz vor doppelten, fehlerhaften oder betrügerischen Zahlungen durch geeignete Kontrollen ab
- Unterstützen Sie Prüfungen, reagieren Sie auf Feststellungen und setzen Sie vereinbarte Maßnahmen um
- Pflegen Sie Standardarbeitsanweisungen, Prozessabläufe, Leitfäden und Dokumentationen zu Kontrollen
- Nutzen Sie Ursachenanalysen, um Prozesse zu verbessern und manuelle Arbeit zu reduzieren
- Arbeiten Sie mit Finanzsystemen und Stakeholdern zusammen, um Oracle Fusion, Workflows und Berichtswesen zu optimieren
- Leiten Sie Verbesserungsprojekte von der Definition über die Umsetzung und Einführung bis zur Überprüfung des Nutzens
- Entwickeln Sie KPIs und analysieren Sie Daten, um Trends, Risiken, Kapazitätsengpässe und Verbesserungsprioritäten zu erkennen
- Erstellen Sie Berichte und Erläuterungen für die Finanzleitung und Stakeholder
- Bauen Sie Beziehungen innerhalb der Universität auf und verbessern Sie den Procure-to-Pay-Prozess von Anfang bis Ende
- Vertreten Sie die Kreditorenbuchhaltung in Besprechungen, Projekten und Arbeitsgruppen
- Treffen Sie operative Entscheidungen im Rahmen der delegierten Befugnisse und eskalieren Sie wesentliche Probleme
- Übernehmen Sie die Verantwortung für die Erreichung von Zielen, Servicekennzahlen, Prüfungsmaßnahmen und Verbesserungsplänen
Anforderungen
- Hochschulabschluss, AAT-Qualifikation oder gleichwertige einschlägige Berufserfahrung
- Nachweis einer kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung
- Umfangreiche Erfahrung in der Kreditorenbuchhaltung oder eng verwandten Finanzprozessen
- Erfahrung in der Steuerung von Finanzkontrollen und der Lösung komplexer Probleme
- Erfahrung in der positiven Führung, Betreuung und Entwicklung eines Teams
- Erfahrung darin, Erwartungen festzulegen, Leistung zu steuern und Veränderungen zu unterstützen
- Sicherer Umgang mit ERP-Systemen und Managementinformationen
- Sehr gute Excel-Kenntnisse
- Fähigkeit, Daten zur Verbesserung von Entscheidungsfindung und Leistung zu nutzen
- Praktisches Verständnis von Funktionstrennung, Lieferanten- und Zahlungskontrollen, Abstimmungen, Prüfungsnachweisen und operativen Risiken
- Erfahrung in der Ursachenanalyse, Vereinfachung von Prozessen, Dokumentation von Verfahren und Umsetzung nachhaltiger Verbesserungen
- Fähigkeit, glaubwürdige Beziehungen aufzubauen, konstruktiv Einfluss zu nehmen und komplexe Anforderungen klar zu erläutern
Zusatzleistungen
- 33 Urlaubstage pro Jahr plus 9 zusätzliche Schließtage der Universität, einschließlich Heiligabend, wenn dieser auf einen Wochentag fällt
- Hybrides Arbeiten im Rahmen der Regelungen der Universität
- Flexible Arbeitszeitmodelle, einschließlich Teilzeit und Jobsharing
- Gesamtvergütung und Zusatzleistungen der Heriot-Watt University
- Ein Umfeld mit Fokus auf Gleichstellung, Vielfalt und Inklusion
- Unterstützung für Wohlbefinden und Inklusion
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und kontinuierlichen beruflichen Weiterbildung