Heriot-Watt University Student Union è un’organizzazione indipendente, democratica, guidata dagli studenti e senza scopo di lucro, che offre servizi a più di 10.000 studenti in tre campus in Scozia. Il suo lavoro va oltre la vita accademica e combina rappresentanza e supporto agli studenti con servizi di ospitalità e ristorazione, risorse di consulenza, eventi, associazioni, volontariato e opportunità di sviluppo personale. Attraverso iniziative come The Advice Hub e il suo programma di attività, l’Unione aiuta gli studenti a partecipare alla vita universitaria, ad accedere a indicazioni pratiche e a creare legami all’interno della comunità Heriot-Watt.
Supervisore della contabilità fornitori – Ibrido, Regno Unito
Coordina le operazioni relative a fatture, spese e pagamenti per l’Unione degli studenti dell’Università Heriot-Watt, sviluppando il team della contabilità fornitori, rafforzando i controlli finanziari e migliorando i processi Oracle Fusion.
Regno Unito37.694 £ – 47.389 £ / anno
IbridoTempo pienoIntermedioSeniorLingua Richiesta: ingleseContabilità fornitoriDescrizione
- Guidare la funzione di contabilità fornitori dell’Università e promuoverne il miglioramento continuo
- Fornire una leadership visibile, inclusiva e di supporto al team della contabilità fornitori
- Affiancare, motivare e sviluppare i colleghi attraverso colloqui individuali, definizione degli obiettivi, feedback e revisioni dello sviluppo delle prestazioni
- Gestire l’erogazione quotidiana end-to-end della contabilità fornitori in tutta l’Università
- Supervisionare l’elaborazione di fatture e spese, borse di studio, preparazione dei pagamenti, riconciliazioni degli estratti conto dei fornitori e risoluzione delle eccezioni
- Pianificare capacità e priorità per le operazioni ordinarie, le chiusure mensili e annuali, gli audit e altri periodi di forte pressione
- Risolvere richieste, reclami ed escalation in modo tempestivo e professionale
- Mantenere i piani di continuità operativa e la copertura delle attività critiche
- Garantire la conformità ai regolamenti finanziari, alle autorità delegate, alle politiche e alle procedure
- Mantenere i controlli sui dati dei fornitori, sulle approvazioni delle fatture, sulla preparazione dei pagamenti, sulla segregazione dei compiti e sui pagamenti duplicati, errati o fraudolenti
- Supportare gli audit, rispondere ai rilievi e completare le azioni concordate
- Mantenere le procedure operative standard, le mappe dei processi, le guide e la documentazione dei controlli
- Utilizzare l’analisi delle cause principali per migliorare i processi e ridurre il lavoro manuale
- Collaborare con i Sistemi Finanziari e gli stakeholder per ottimizzare Oracle Fusion, i flussi di lavoro e la reportistica
- Guidare i progetti di miglioramento dalla definizione all’implementazione, all’adozione e alla revisione dei benefici
- Sviluppare KPI e analizzare i dati per identificare tendenze, rischi, vincoli di capacità e priorità di miglioramento
- Preparare report e commenti per la leadership finanziaria e gli stakeholder
- Costruire relazioni in tutta l’Università e migliorare il processo end-to-end dagli acquisti ai pagamenti
- Rappresentare la contabilità fornitori in riunioni, progetti e gruppi di lavoro
- Prendere decisioni operative nell’ambito dell’autorità delegata ed escalare le questioni rilevanti
- Assumere la responsabilità del raggiungimento degli obiettivi, degli indicatori di servizio, delle azioni di audit e dei piani di miglioramento
Requisiti
- Formazione di livello universitario, qualifica AAT o esperienza professionale rilevante equivalente
- Evidenza di sviluppo professionale continuo
- Esperienza significativa nella contabilità fornitori o in operazioni finanziarie strettamente correlate
- Esperienza nella gestione dei controlli finanziari e nella risoluzione di problemi complessi
- Esperienza nella guida, nel coaching e nello sviluppo positivo di un team
- Esperienza nella definizione delle aspettative, nella gestione delle prestazioni e nel supporto al cambiamento
- Uso sicuro dei sistemi ERP e delle informazioni gestionali
- Ottime competenze in Excel
- Capacità di utilizzare i dati per migliorare il processo decisionale e le prestazioni
- Conoscenza pratica della segregazione dei compiti, dei controlli su fornitori e pagamenti, delle riconciliazioni, delle evidenze di audit e del rischio operativo
- Esperienza nella diagnosi delle cause principali, nella semplificazione dei processi, nella documentazione delle procedure e nell’implementazione di miglioramenti sostenibili
- Capacità di costruire relazioni credibili, influenzare in modo costruttivo e spiegare chiaramente requisiti complessi
Benefit
- 33 giorni di ferie annuali più 9 giorni di chiusura dell’Università, inclusa la vigilia di Natale quando cade in un giorno feriale
- Lavoro ibrido in linea con le disposizioni dell’Università
- Modalità di lavoro flessibili, comprese opzioni part-time e di condivisione del posto di lavoro
- Pacchetto complessivo di ricompense e benefit offerto dall’Università Heriot-Watt
- Un ambiente incentrato su uguaglianza, diversità e inclusione
- Supporto al benessere e all’inclusività
- Opportunità di sviluppo professionale e di sviluppo professionale continuo