De Heriot-Watt University Student Union is een onafhankelijke, democratische, door studenten geleide non-profitorganisatie die meer dan 10.000 studenten op drie campussen in Schotland ondersteunt. Haar werk reikt verder dan het academische leven en combineert studentenvertegenwoordiging en ondersteuning met horeca- en cateringdiensten, adviesvoorzieningen, evenementen, studentenverenigingen, vrijwilligerswerk en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Via initiatieven zoals The Advice Hub en haar activiteitenprogramma helpt de vereniging studenten om deel te nemen aan het universitaire leven, praktische begeleiding te krijgen en contacten op te bouwen binnen de Heriot-Watt-gemeenschap.
Teamleider Crediteurenadministratie – Hybride, Verenigd Koninkrijk
Leid de factuur-, declaratie- en betalingsprocessen voor de studentenvereniging van Heriot-Watt University, ontwikkel het crediteurenteam, versterk financiële controles en verbeter Oracle Fusion-processen.
Verenigd Koninkrijk£ 37.694 – £ 47.389 / jaar
HybrideVoltijdMediorSeniorVereiste Taal: EngelsCrediteurenadministratieBeschrijving
- Leid de crediteurenadministratie van de universiteit en stimuleer voortdurende verbetering
- Geef zichtbaar, inclusief en ondersteunend leiding aan het team van de crediteurenadministratie
- Coach, motiveer en ontwikkel collega's via één-op-één gesprekken, doelstellingen, feedback en ontwikkelingsgesprekken
- Beheer de dagelijkse crediteurenadministratie van begin tot eind voor de hele universiteit
- Houd toezicht op de verwerking van facturen en declaraties, beurzen, betalingsvoorbereiding, afstemming van leveranciersoverzichten en het oplossen van uitzonderingen
- Plan capaciteit en prioriteiten voor reguliere werkzaamheden, maand- en jaarafsluitingen, audits en andere drukke periodes
- Behandel vragen, klachten en escalaties snel en professioneel
- Onderhoud bedrijfscontinuïteitsplannen en vervanging voor kritieke activiteiten
- Zorg voor naleving van financiële regelgeving, gedelegeerde bevoegdheden, beleid en procedures
- Handhaaf controles op leveranciersgegevens, factuurgoedkeuringen, betalingsvoorbereiding, functiescheiding en dubbele, foutieve of frauduleuze betalingen
- Ondersteun audits, reageer op bevindingen en rond afgesproken acties af
- Onderhoud standaardwerkinstructies, procesbeschrijvingen, richtlijnen en controledocumentatie
- Gebruik oorzaakanalyses om processen te verbeteren en handmatig werk te verminderen
- Werk samen met Finance Systems en belanghebbenden om Oracle Fusion, workflows en rapportages te optimaliseren
- Leid verbeterprojecten van definitie tot implementatie, ingebruikname en evaluatie van de resultaten
- Ontwikkel KPI's en analyseer gegevens om trends, risico's, capaciteitsbeperkingen en verbeterprioriteiten vast te stellen
- Stel rapportages en toelichtingen op voor de financiële leiding en belanghebbenden
- Bouw relaties op binnen de universiteit en verbeter het procure-to-pay-proces van begin tot eind
- Vertegenwoordiger de crediteurenadministratie in vergaderingen, projecten en werkgroepen
- Neem operationele beslissingen binnen gedelegeerde bevoegdheden en escaleer belangrijke kwesties
- Draag verantwoordelijkheid voor de uitvoering van doelstellingen, servicenormen, auditacties en verbeterplannen
Vereisten
- Opleiding op hbo- of universitair niveau, een AAT-kwalificatie of gelijkwaardige relevante werkervaring
- Aantoonbare voortdurende professionele ontwikkeling
- Aanzienlijke ervaring in crediteurenadministratie of nauw verwante financiële activiteiten
- Ervaring met het beheren van financiële controles en het oplossen van complexe kwesties
- Ervaring met het positief leidinggeven aan, coachen en ontwikkelen van een team
- Ervaring met het stellen van verwachtingen, het sturen van prestaties en het ondersteunen van verandering
- Zeker gebruik van ERP-systemen en managementinformatie
- Sterke Excel-vaardigheden
- Vermogen om gegevens te gebruiken voor betere besluitvorming en prestaties
- Praktisch inzicht in functiescheiding, leveranciers- en betalingscontroles, afstemmingen, auditbewijs en operationeel risico
- Ervaring met het analyseren van grondoorzaken, vereenvoudigen van processen, documenteren van procedures en invoeren van duurzame verbeteringen
- Vermogen om geloofwaardige relaties op te bouwen, constructief invloed uit te oefenen en complexe vereisten duidelijk uit te leggen
Voordelen
- 33 vakantiedagen per jaar plus 9 sluitingsdagen van de universiteit, inclusief kerstavond wanneer deze op een werkdag valt
- Hybride werken volgens de regelingen van de universiteit
- Flexibele werkpatronen, waaronder deeltijdwerk en duobanen
- Totaalbeloning en arbeidsvoorwaarden van Heriot-Watt University
- Een omgeving met aandacht voor gelijkheid, diversiteit en inclusie
- Ondersteuning voor welzijn en inclusiviteit
- Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en voortdurende professionele ontwikkeling