Η Heriot-Watt University Student Union είναι ένας ανεξάρτητος, δημοκρατικός, μη κερδοσκοπικός οργανισμός με ηγεσία φοιτητών, που εξυπηρετεί περισσότερους από 10.000 φοιτητές σε τρεις πανεπιστημιουπόλεις στη Σκωτία. Το έργο της εκτείνεται πέρα από την ακαδημαϊκή ζωή, συνδυάζοντας την εκπροσώπηση και την υποστήριξη των φοιτητών με υπηρεσίες φιλοξενίας και εστίασης, πόρους συμβουλευτικής, εκδηλώσεις, συλλόγους, εθελοντισμό και ευκαιρίες προσωπικής ανάπτυξης. Μέσα από πρωτοβουλίες όπως το Advice Hub και το πρόγραμμα δραστηριοτήτων της, η Ένωση βοηθά τους φοιτητές να συμμετέχουν στην πανεπιστημιακή ζωή, να έχουν πρόσβαση σε πρακτική καθοδήγηση και να δημιουργούν δεσμούς σε όλη την κοινότητα του Heriot-Watt.
Επόπτης Λογαριασμών Πληρωτέων – Υβριδική εργασία, Ηνωμένο Βασίλειο
Ηγείται των λειτουργιών τιμολόγησης, εξόδων και πληρωμών για την Ένωση Φοιτητών του Πανεπιστημίου Heriot-Watt, αναπτύσσοντας την ομάδα Λογαριασμών Πληρωτέων, ενισχύοντας τους οικονομικούς ελέγχους και βελτιώνοντας τις διαδικασίες Oracle Fusion.
Περιγραφή
- Ηγεσία της λειτουργίας Λογαριασμών Πληρωτέων του Πανεπιστημίου και προώθηση της持续ούς βελτίωσής της
- Παροχή ορατής, συμπεριληπτικής και υποστηρικτικής ηγεσίας στην ομάδα Λογαριασμών Πληρωτέων
- Καθοδήγηση, παρακίνηση και ανάπτυξη συναδέλφων μέσω ατομικών συναντήσεων, καθορισμού στόχων, ανατροφοδότησης και αξιολογήσεων ανάπτυξης απόδοσης
- Διαχείριση της καθημερινής παροχής υπηρεσιών Λογαριασμών Πληρωτέων από άκρο σε άκρο σε όλο το Πανεπιστήμιο
- Εποπτεία της επεξεργασίας τιμολογίων και εξόδων, υποτροφιών, προετοιμασίας πληρωμών, συμφωνιών καταστάσεων προμηθευτών και επίλυσης εξαιρέσεων
- Σχεδιασμός δυναμικότητας και προτεραιοτήτων για τις συνήθεις λειτουργίες, το κλείσιμο μήνα, το κλείσιμο έτους, τον έλεγχο και άλλες περιόδους υψηλής πίεσης
- Άμεση και επαγγελματική επίλυση ερωτημάτων, παραπόνων και κλιμακώσεων
- Διατήρηση σχεδίων επιχειρησιακής συνέχειας και κάλυψης κρίσιμων δραστηριοτήτων
- Διασφάλιση συμμόρφωσης με τους οικονομικούς κανονισμούς, τις εκχωρημένες αρμοδιότητες, τις πολιτικές και τις διαδικασίες
- Διατήρηση ελέγχων για τα δεδομένα προμηθευτών, τις εγκρίσεις τιμολογίων, την προετοιμασία πληρωμών, τον διαχωρισμό καθηκόντων και τις διπλές, εσφαλμένες ή δόλιες πληρωμές
- Υποστήριξη ελέγχων, ανταπόκριση σε ευρήματα και ολοκλήρωση συμφωνημένων ενεργειών
- Διατήρηση τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας, χαρτών διαδικασιών, οδηγιών και τεκμηρίωσης ελέγχων
- Χρήση ανάλυσης βασικών αιτιών για τη βελτίωση διαδικασιών και τη μείωση της χειρωνακτικής εργασίας
- Συνεργασία με τα Οικονομικά Συστήματα και τα ενδιαφερόμενα μέρη για τη βελτιστοποίηση του Oracle Fusion, των ροών εργασίας και της αναφοράς
- Ηγεσία έργων βελτίωσης από τον ορισμό έως την υλοποίηση, την υιοθέτηση και την ανασκόπηση οφελών
- Ανάπτυξη βασικών δεικτών απόδοσης και ανάλυση δεδομένων για τον εντοπισμό τάσεων, κινδύνων, περιορισμών δυναμικότητας και προτεραιοτήτων βελτίωσης
- Προετοιμασία αναφορών και σχολίων για την οικονομική ηγεσία και τα ενδιαφερόμενα μέρη
- Ανάπτυξη σχέσεων σε όλο το Πανεπιστήμιο και βελτίωση της διαδικασίας procure-to-pay από άκρο σε άκρο
- Εκπροσώπηση των Λογαριασμών Πληρωτέων σε συναντήσεις, έργα και ομάδες εργασίας
- Λήψη επιχειρησιακών αποφάσεων εντός των εκχωρημένων αρμοδιοτήτων και κλιμάκωση ουσιωδών ζητημάτων
- Ανάληψη ευθύνης για την επίτευξη στόχων, μετρήσεων υπηρεσιών, ενεργειών ελέγχου και σχεδίων βελτίωσης
Απαιτήσεις
- Εκπαίδευση επιπέδου πτυχίου, πιστοποίηση AAT ή ισοδύναμη σχετική επαγγελματική εμπειρία
- Αποδεδειγμένη συνεχιζόμενη επαγγελματική ανάπτυξη
- Σημαντική εμπειρία σε Λογαριασμούς Πληρωτέους ή σε στενά συναφείς οικονομικές λειτουργίες
- Εμπειρία στη διαχείριση οικονομικών ελέγχων και στην επίλυση σύνθετων ζητημάτων
- Εμπειρία στη θετική ηγεσία, καθοδήγηση και ανάπτυξη ομάδας
- Εμπειρία στον καθορισμό προσδοκιών, στη διαχείριση απόδοσης και στην υποστήριξη αλλαγών
- Άνετη χρήση συστημάτων ERP και διοικητικής πληροφόρησης
- Ισχυρές δεξιότητες στο Excel
- Ικανότητα χρήσης δεδομένων για τη βελτίωση της λήψης αποφάσεων και της απόδοσης
- Πρακτική κατανόηση του διαχωρισμού καθηκόντων, των ελέγχων προμηθευτών και πληρωμών, των συμφωνιών, των ελεγκτικών τεκμηρίων και του λειτουργικού κινδύνου
- Εμπειρία στη διάγνωση βασικών αιτιών, την απλοποίηση διαδικασιών, την τεκμηρίωση διαδικασιών και την εφαρμογή βιώσιμων βελτιώσεων
- Ικανότητα ανάπτυξης αξιόπιστων σχέσεων, εποικοδομητικής επιρροής και σαφούς εξήγησης σύνθετων απαιτήσεων
Παροχές
- 33 ημέρες ετήσιας άδειας συν 9 ημέρες κλεισίματος του Πανεπιστημίου, συμπεριλαμβανομένης της παραμονής Χριστουγέννων όταν είναι εργάσιμη ημέρα
- Υβριδική εργασία σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του Πανεπιστημίου
- Ευέλικτα πρότυπα εργασίας, συμπεριλαμβανομένων επιλογών μερικής απασχόλησης και επιμερισμού θέσης
- Συνολικές ανταμοιβές και παροχές από το Πανεπιστήμιο Heriot-Watt
- Περιβάλλον με έμφαση στην ισότητα, τη διαφορετικότητα και τη συμπερίληψη
- Υποστήριξη ευημερίας και συμπερίληψης
- Ευκαιρίες επαγγελματικής ανάπτυξης και συνεχιζόμενης επαγγελματικής ανάπτυξης