Heriot-Watt University Student Union neovisna je, demokratska, studentski vođena neprofitna organizacija koja služi više od 10.000 studenata u tri kampusa u Škotskoj. Njezin rad nadilazi akademski život te objedinjuje zastupanje i podršku studentima s ugostiteljskim i prehrambenim uslugama, savjetodavnim resursima, događanjima, studentskim udrugama, volontiranjem i prilikama za osobni razvoj. Kroz inicijative poput The Advice Huba i svoj program aktivnosti, Unija pomaže studentima da se uključe u sveučilišni život, dobiju praktične smjernice i izgrade veze unutar zajednice Heriot-Watt.
Voditelj/ica odjela obveza – hibridni rad, Ujedinjeno Kraljevstvo
Vodite operacije vezane uz račune, troškove i plaćanja za Studentsku uniju Sveučilišta Heriot-Watt, razvijajte tim za obveze, jačajte financijske kontrole i unapređujte procese u sustavu Oracle Fusion.
Opis
- Vodite funkciju obveza Sveučilišta i potičite njezino kontinuirano unapređivanje
- Pružajte vidljivo, uključivo i podržavajuće vodstvo timu za obveze
- Podučavajte, motivirajte i razvijajte kolege kroz individualne razgovore, postavljanje ciljeva, povratne informacije i razgovore o razvoju radnog učinka
- Upravljajte svakodnevnom isporukom usluga obveza na razini cijelog Sveučilišta, od početka do kraja
- Nadzirite obradu računa i troškova, stipendija, pripremu plaćanja, usklađivanje izvoda dobavljača i rješavanje iznimki
- Planirajte kapacitete i prioritete za redovno poslovanje, mjesečno i godišnje zatvaranje, reviziju i druga razdoblja visokog opterećenja
- Pravodobno i profesionalno rješavajte upite, pritužbe i eskalacije
- Održavajte planove kontinuiteta poslovanja i zamjene za ključne aktivnosti
- Osigurajte usklađenost s financijskim propisima, delegiranim ovlastima, politikama i postupcima
- Održavajte kontrole podataka o dobavljačima, odobravanja računa, pripreme plaćanja, razdvajanja dužnosti te dvostrukih, pogrešnih ili prijevarnih plaćanja
- Podržavajte revizije, odgovarajte na nalaze i dovršavajte dogovorene mjere
- Održavajte standardne operativne postupke, procesne mape, smjernice i dokumentaciju kontrola
- Koristite analizu osnovnih uzroka za unapređenje procesa i smanjenje ručnog rada
- Surađujte sa sustavima financija i dionicima na optimizaciji sustava Oracle Fusion, tijekova rada i izvještavanja
- Vodite projekte unapređenja od definiranja do provedbe, usvajanja i pregleda koristi
- Razvijajte ključne pokazatelje uspješnosti i analizirajte podatke radi prepoznavanja trendova, rizika, ograničenja kapaciteta i prioriteta unapređenja
- Pripremajte izvještaje i komentare za financijsko vodstvo i dionike
- Gradite odnose diljem Sveučilišta i unapređujte cjelokupni proces od nabave do plaćanja
- Predstavljajte odjel obveza na sastancima, projektima i u radnim skupinama
- Donosite operativne odluke u okviru delegiranih ovlasti i eskalirajte značajne probleme
- Preuzmite odgovornost za ostvarenje ciljeva, pokazatelja usluge, revizijskih mjera i planova unapređenja
Zahtjevi
- Visokoškolsko obrazovanje, kvalifikacija AAT ili odgovarajuće relevantno stručno iskustvo
- Dokaz o kontinuiranom stručnom usavršavanju
- Značajno iskustvo u obvezama ili usko povezanim financijskim operacijama
- Iskustvo u upravljanju financijskim kontrolama i rješavanju složenih problema
- Iskustvo u pozitivnom vođenju, podučavanju i razvoju tima
- Iskustvo u postavljanju očekivanja, upravljanju učinkom i podržavanju promjena
- Sigurno korištenje ERP sustava i upravljačkih informacija
- Napredno poznavanje Excela
- Sposobnost korištenja podataka za unapređenje donošenja odluka i uspješnosti
- Praktično razumijevanje razdvajanja dužnosti, kontrola dobavljača i plaćanja, usklađivanja, revizijskih dokaza i operativnog rizika
- Iskustvo u utvrđivanju osnovnih uzroka, pojednostavljivanju procesa, dokumentiranju postupaka i provedbi održivih unapređenja
- Sposobnost izgradnje vjerodostojnih odnosa, konstruktivnog utjecaja i jasnog objašnjavanja složenih zahtjeva
Pogodnosti
- 33 dana godišnjeg odmora uz 9 dana zatvaranja Sveučilišta, uključujući Badnjak kada pada na radni dan
- Hibridni rad u skladu s pravilima Sveučilišta
- Fleksibilni modeli rada, uključujući mogućnosti rada s nepunim radnim vremenom i dijeljenja radnog mjesta
- Ukupne nagrade i pogodnosti koje osigurava Sveučilište Heriot-Watt
- Okruženje usmjereno na jednakost, raznolikost i uključivost
- Podrška dobrobiti i uključivosti
- Mogućnosti profesionalnog razvoja i kontinuiranog stručnog usavršavanja