A Heriot-Watt University Student Union független, demokratikus, hallgatók által vezetett nonprofit szervezet, amely több mint 10 000 hallgatót szolgál ki Skócia három kampuszán. Tevékenysége túlmutat a tanulmányi életen: a hallgatói képviseletet és támogatást vendéglátási, valamint étel- és ital-szolgáltatásokkal, tanácsadási lehetőségekkel, rendezvényekkel, hallgatói társaságokkal, önkéntességgel és személyes fejlődési lehetőségekkel kapcsolja össze. Az olyan kezdeményezéseken keresztül, mint az Advice Hub és a programok, a Szövetség segíti a hallgatókat az egyetemi életbe való bekapcsolódásban, a gyakorlati útmutatás elérésében és a Heriot-Watt közösségén belüli kapcsolatok kialakításában.
Szállítói számlákért felelős vezető – Hibrid munkavégzés, Egyesült Királyság
A Heriot-Watt Egyetem Hallgatói Önkormányzatának számla-, költség- és fizetési folyamatait vezeti, miközben fejleszti a szállítói számlákért felelős csapatot, erősíti a pénzügyi kontrollokat és javítja az Oracle Fusion folyamatait.
Leírás
- Vezeti az Egyetem szállítói számlákért felelős funkcióját, és előmozdítja annak folyamatos fejlesztését
- Látható, befogadó és támogató vezetést biztosít a szállítói számlákért felelős csapat számára
- Egyéni megbeszélésekkel, célkitűzéssel, visszajelzéssel és teljesítményfejlesztési értékelésekkel mentorálja, motiválja és fejleszti a kollégákat
- Irányítja az Egyetem teljes napi szállítói számlakezelési folyamatát
- Felügyeli a számlák és költségek feldolgozását, az ösztöndíjakat, a kifizetések előkészítését, a szállítói kivonatok egyeztetését és a kivételek rendezését
- Megtervezi a kapacitást és a prioritásokat a rendszeres működéshez, a hónap- és évzáráshoz, az auditokhoz és más nagy terhelésű időszakokhoz
- Gyorsan és professzionálisan rendezi a kérdéseket, panaszokat és eszkalációkat
- Fenntartja az üzletmenet-folytonossági terveket és a kritikus tevékenységek helyettesítését
- Biztosítja a pénzügyi szabályozásoknak, a delegált hatásköröknek, a szabályzatoknak és az eljárásoknak való megfelelést
- Fenntartja a szállítói adatokra, a számlajóváhagyásokra, a kifizetések előkészítésére, a feladatok elkülönítésére, valamint a többszörös, hibás vagy csalárd kifizetésekre vonatkozó kontrollokat
- Támogatja az auditokat, válaszol a megállapításokra, és végrehajtja a jóváhagyott intézkedéseket
- Fenntartja a standard működési eljárásokat, folyamatábrákat, útmutatókat és kontroll-dokumentációt
- Gyökérok-elemzést alkalmaz a folyamatok javítására és a manuális munka csökkentésére
- A Finance Systems csapatával és az érintettekkel együttműködve optimalizálja az Oracle Fusion rendszert, a munkafolyamatokat és a jelentéseket
- A fejlesztési projekteket a meghatározástól a megvalósításon és az elfogadáson át az eredmények felülvizsgálatáig vezeti
- KPI-kat dolgoz ki, és adatokat elemez a trendek, kockázatok, kapacitáskorlátok és fejlesztési prioritások azonosítása érdekében
- Jelentéseket és értékeléseket készít a pénzügyi vezetés és az érintettek számára
- Kapcsolatokat épít az Egyetemen belül, és javítja a beszerzéstől a kifizetésig tartó teljes folyamatot
- A szállítói számlakezelést képviseli megbeszéléseken, projektekben és munkacsoportokban
- A delegált hatáskörön belül operatív döntéseket hoz, a lényeges ügyeket pedig eszkalálja
- Felelős a célok, szolgáltatási mutatók, auditintézkedések és fejlesztési tervek teljesítéséért
Követelmények
- Felsőfokú végzettség, AAT-képesítés vagy azzal egyenértékű releváns szakmai tapasztalat
- A folyamatos szakmai fejlődés igazolása
- Jelentős tapasztalat a szállítói számlakezelésben vagy szorosan kapcsolódó pénzügyi műveletekben
- Pénzügyi kontrollok kezelésében és összetett problémák megoldásában szerzett tapasztalat
- Csapat pozitív vezetésében, mentorálásában és fejlesztésében szerzett tapasztalat
- Elvárások meghatározásában, teljesítménymenedzsmentben és a változások támogatásában szerzett tapasztalat
- ERP-rendszerek és vezetői információk magabiztos használata
- Erős Excel-készségek
- Adatok felhasználásának képessége a döntéshozatal és a teljesítmény javítására
- A feladatok elkülönítésének, a szállítói és fizetési kontrolloknak, az egyeztetéseknek, az auditbizonyítékoknak és a működési kockázatoknak a gyakorlati ismerete
- Gyökérokok feltárásában, folyamatok egyszerűsítésében, eljárások dokumentálásában és fenntartható fejlesztések megvalósításában szerzett tapasztalat
- Képesség hiteles kapcsolatok kialakítására, konstruktív befolyásolásra és összetett követelmények világos magyarázatára
Juttatások
- 33 nap éves szabadság, valamint 9 egyetemi zárva tartási nap, beleértve a szentestét is, ha az hétköznapra esik
- Hibrid munkavégzés az egyetemi szabályok szerint
- Rugalmas munkarendek, beleértve a részmunkaidős és munkamegosztási lehetőségeket
- A Heriot-Watt Egyetem által biztosított teljes juttatási csomag
- Az egyenlőségre, sokszínűségre és befogadásra összpontosító környezet
- Jólléti és befogadási támogatás
- Szakmai fejlődési és folyamatos szakmai fejlődési lehetőségek