University of Wisconsin-Madison
University of Wisconsin-Madison
University of Wisconsin-Madison est une université publique de recherche située à Madison, dans le Wisconsin, et le campus phare du système University of Wisconsin. Sa communauté universitaire et de recherche couvre les lettres et sciences humaines, les sciences et les disciplines appliquées, avec plus d’un milliard de dollars investis chaque année dans la recherche. L’université associe l’enseignement de premier cycle et des cycles supérieurs à l’engagement communautaire, aux ressources du campus et au sport universitaire, guidée par l’accent mis par l’Idée du Wisconsin sur le service public. Ses activités mettent également l’accent sur la diversité, l’excellence inclusive et l’engagement auprès de la communauté au sens large.

Assistant administratif II, Médecine familiale — UW–Madison

Soutenez les activités de médecine familiale à l’UW–Madison en traitant les remboursements des cliniques, en coordonnant les réunions, en administrant les dossiers et en supervisant le personnel étudiant. Le poste contribue également à l’accueil, aux projets du département et aux initiatives opérationnelles.

Description

  • Soutenir le bureau du président du département de médecine familiale et de santé communautaire de l’UW–Madison
  • Être le premier point de contact accueillant pour les visiteurs, les enseignants et le personnel
  • Traiter les remboursements de dépenses pour 14 des 18 cliniques du département
  • Coordonner la logistique des réunions mensuelles ouvertes à tout le département
  • Suivre les calendriers, les jalons et les livrables des projets
  • Gérer les opérations du bureau, notamment les commandes de fournitures, le courrier et l’emballage
  • Superviser les assistants étudiants du bureau et organiser la couverture de l’accueil
  • Diriger des projets étudiants visant à améliorer l’efficacité du bureau
  • Contribuer aux initiatives menées par le directeur administratif adjoint
  • Coordonner les priorités du département, les améliorations des processus et les initiatives stratégiques
  • Former conjointement et superviser les étudiants chargés de l’accueil, du courrier, des téléphones, des projets et des demandes d’accès aux bâtiments
  • Examiner les demandes de remboursement et préparer et soumettre les transactions dans Oracle
  • Organiser la logistique et obtenir les ressources nécessaires aux réunions, conférences, déplacements et opérations de l’unité
  • Fournir des informations organisationnelles de base et orienter les demandes complexes vers les interlocuteurs appropriés
  • Utiliser la technologie pour recueillir, analyser et préparer les supports de communication
  • Gérer la réception, la copie, la distribution et l’envoi des communications
  • Tenir à jour les dossiers électroniques et papier conformément aux procédures établies

Exigences

  • Expérience de la coordination de réunions et du soutien à la gestion de projets, des calendriers et de l’administration départementale
  • Expérience dans un environnement administratif ou un cabinet médical
  • Diplôme d’études secondaires souhaité
  • Expérience souhaitée avec Oracle, la saisie et l’extraction de données et le traitement précis des transactions
  • Expérience souhaitée de l’utilisation de Smartsheet pour les feuilles de calcul, les rapports, les flux de travail et le suivi des projets
  • Connaissance souhaitée des procédures d’achat et de remboursement, notamment du suivi des achats, factures et demandes conformément aux politiques de l’organisation
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
  • Très bonne organisation et grande attention aux détails
  • Capacité démontrée à gérer efficacement son temps
  • Capacité démontrée à résoudre les problèmes
  • Lettre de motivation obligatoire
  • CV obligatoire
  • Doit rester admissible à travailler aux États-Unis sans parrainage de l’employeur
  • Doit fournir des documents confirmant l’autorisation et l’admissibilité au travail
  • L’emploi peut être conditionné à une vérification des antécédents judiciaires

Avantages

  • Généreuses allocations de congés annuels, jours fériés et congés maladie
  • Couverture d’assurance compétitive et options de comptes d’épargne
  • Prestations de retraite

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