University of Wisconsin-Madison
University of Wisconsin-Madison
University of Wisconsin-Madison er et offentlig forskningsuniversitet i Madison i Wisconsin og flaggskipcampus for University of Wisconsin System. Universitetets akademiske og forskningsorienterte fellesskap omfatter humaniora, naturvitenskap og anvendte fagområder, med mer enn 1 milliard dollar investert årlig i forskning. Universitetet kombinerer grunnutdanning og høyere utdanning med samfunnsengasjement, campusressurser og idrett, veiledet av Wisconsin-ideen og dens vekt på samfunnstjeneste. Virksomheten legger også vekt på mangfold, inkluderende fremragende kvalitet og engasjement i lokalsamfunnet.

Administrativ assistent II, familiemedisin — UW–Madison

Støtt driften innen familiemedisin ved UW–Madison gjennom behandling av refusjoner for klinikker, møtekoordinering, journaladministrasjon og oppfølging av studentmedarbeidere. Stillingen bidrar også til bemanning i resepsjonen, avdelingsprosjekter og driftsinitiativer.

Beskrivelse

  • Støtt lederens kontor ved UW–Madisons avdeling for familiemedisin og samfunnshelse
  • Vær en imøtekommende hovedkontakt for besøkende, faglig ansatte og medarbeidere
  • Behandle utgiftsrefusjoner for 14 av avdelingens 18 klinikker
  • Koordinere logistikken for månedlige Town Hall-møter
  • Følge opp prosjektplaner, milepæler og leveranser
  • Håndtere kontordrift som bestilling av rekvisita, post og pakking
  • Ha ansvar for studentassistenter på kontoret og organisere bemanning i resepsjonen
  • Lede studentprosjekter som forbedrer kontorets effektivitet
  • Bistå med initiativer ledet av den assisterende administrative direktøren
  • Koordinere avdelingens prioriteringer, prosessforbedringer og strategiske initiativer
  • Bidra til opplæring og oppfølging av studentmedarbeidere som håndterer resepsjon, post, telefoner, prosjekter og forespørsler om adgang til bygninger
  • Gjennomgå refusjonsforespørsler og klargjøre og sende inn transaksjoner i Oracle
  • Organisere logistikk og skaffe ressurser til møter, konferanser, reiser og enhetens drift
  • Gi grunnleggende organisatorisk informasjon og videresende komplekse henvendelser til riktige kontaktpersoner
  • Bruke teknologi til å samle inn, analysere og utarbeide kommunikasjonsmateriell
  • Håndtere mottak, kopiering, distribusjon og utsending av kommunikasjon
  • Vedlikeholde elektroniske og fysiske dokumenter i tråd med fastsatte rutiner

Krav

  • Erfaring med å koordinere møter og støtte prosjekter, planlegging og avdelingsadministrasjon
  • Bakgrunn fra et administrativt eller medisinsk kontormiljø
  • Videregående skole er en fordel
  • Erfaring med å navigere i Oracle, registrere og hente ut data samt behandle transaksjoner nøyaktig er en fordel
  • Erfaring med å bruke Smartsheet til regneark, rapporter, arbeidsflyter og prosjektoppfølging er en fordel
  • Kunnskap om innkjøps- og refusjonsrutiner, inkludert oppfølging av innkjøp, fakturaer og forespørsler i henhold til organisasjonens retningslinjer, er en fordel
  • Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner
  • Svært godt organisert og nøye
  • Dokumentert evne til å disponere tiden effektivt
  • Dokumentert evne til å løse problemer
  • Søknadsbrev er påkrevd
  • CV er påkrevd
  • Må fortsatt være berettiget til å arbeide i USA uten sponsing fra arbeidsgiver
  • Må kunne fremlegge dokumentasjon som bekrefter arbeidstillatelse og berettigelse
  • Ansettelsen kan være betinget av en bakgrunnssjekk av straffbare forhold

Fordeler

  • Gode ordninger for ferie, helligdager og sykefravær
  • Konkurransedyktig forsikringsdekning og alternativer for sparekonto
  • Pensjonsordninger

Relaterte jobber

Health Care Service Corporation

TRS Account Manager, fjernarbeid i Texas

Health Care Service Corporation

Administrere Health Care Service Corporations TRS-helseforsikringskontoer gjennom kundestøtte, påmelding og problemløsning. Fjernarbeid er mulig fra godkjente steder i det kontinentale USA, med 50 % reising innenfor det tildelte området.

Åpne