University of Wisconsin-Madison
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ウィスコンシン大学マディソン校は、ウィスコンシン州マディソンに位置する公立研究大学であり、ウィスコンシン大学システムの旗艦校です。人文科学、自然科学、応用分野にまたがる学術・研究コミュニティを擁し、研究に年間10億ドル以上を投じています。学部教育と大学院教育を、地域社会への貢献、学内のリソース、スポーツ活動と結び付け、公共奉仕を重視するウィスコンシン・アイデアに基づいて運営されています。また、多様性、インクルーシブ・エクセレンス、そしてより広い地域社会との関わりも重視しています。

事務アシスタント II、家庭医学—ウィスコンシン大学マディソン校

診療所の経費精算、会議調整、記録管理、学生スタッフの監督を通じて、ウィスコンシン大学マディソン校の家庭医学業務を支援します。 フロントデスク業務、部門プロジェクト、業務改善の取り組みにも携わります。

仕事内容

  • ウィスコンシン大学マディソン校家庭医学・地域保健学部の学科長室を支援する
  • 来訪者、教員、職員に対応する温かみのある主要窓口を務める
  • 学部内18診療所のうち14診療所の経費精算を処理する
  • 毎月のタウンホールミーティングの運営を調整する
  • プロジェクトのスケジュール、マイルストーン、成果物を監視する
  • 備品発注、郵送、梱包などのオフィス業務を処理する
  • 学生オフィスアシスタントを監督し、フロントデスクの勤務体制を整える
  • オフィスの効率化につながる学生プロジェクトを指導する
  • アシスタント行政ディレクターが主導する取り組みを支援する
  • 部門の優先事項、業務改善、戦略的取り組みを調整する
  • フロントデスク業務、郵便、電話、プロジェクト、建物入館申請を担当する学生スタッフの共同研修と監督を行う
  • 精算申請を確認し、Oracleで取引を準備・提出する
  • 会議、カンファレンス、出張、部門運営に必要な手配を行い、資源を確保する
  • 基本的な組織情報を提供し、複雑な問い合わせを適切な担当者へ取り次ぐ
  • テクノロジーを活用して広報資料を収集、分析、作成する
  • 広報資料の受領、コピー、配布、送付を管理する
  • 定められた手順に従って電子記録および紙の記録を管理する

応募要件

  • 会議の調整、プロジェクト支援、スケジュール管理、部門事務の経験
  • 事務所または医療事務の経験
  • 高校卒業資格が望ましい
  • Oracleの操作、データの入力・検索、正確な取引処理の経験が望ましい
  • Smartsheetを使ったスプレッドシート、レポート、ワークフロー、プロジェクト管理の経験が望ましい
  • 組織の方針に基づく購買、請求書、申請の追跡を含む、購買および精算手続きの知識が望ましい
  • 優れた文書および口頭でのコミュニケーション能力
  • 高い整理能力と細部への注意力
  • 効果的な時間管理能力を実証できること
  • 問題解決能力を実証できること
  • カバーレター必須
  • 履歴書必須
  • 雇用主によるスポンサーを必要とせず、米国で就労する資格を維持できること
  • 就労許可および資格を確認できる書類を提出すること
  • 採用は犯罪歴調査の結果を条件とする場合がある

福利厚生

  • 充実した休暇、祝日休暇、病気休暇制度
  • 競争力のある保険制度および貯蓄口座の選択肢
  • 退職給付