事務アシスタント II、家庭医学—ウィスコンシン大学マディソン校
診療所の経費精算、会議調整、記録管理、学生スタッフの監督を通じて、ウィスコンシン大学マディソン校の家庭医学業務を支援します。 フロントデスク業務、部門プロジェクト、業務改善の取り組みにも携わります。
仕事内容
- ウィスコンシン大学マディソン校家庭医学・地域保健学部の学科長室を支援する
- 来訪者、教員、職員に対応する温かみのある主要窓口を務める
- 学部内18診療所のうち14診療所の経費精算を処理する
- 毎月のタウンホールミーティングの運営を調整する
- プロジェクトのスケジュール、マイルストーン、成果物を監視する
- 備品発注、郵送、梱包などのオフィス業務を処理する
- 学生オフィスアシスタントを監督し、フロントデスクの勤務体制を整える
- オフィスの効率化につながる学生プロジェクトを指導する
- アシスタント行政ディレクターが主導する取り組みを支援する
- 部門の優先事項、業務改善、戦略的取り組みを調整する
- フロントデスク業務、郵便、電話、プロジェクト、建物入館申請を担当する学生スタッフの共同研修と監督を行う
- 精算申請を確認し、Oracleで取引を準備・提出する
- 会議、カンファレンス、出張、部門運営に必要な手配を行い、資源を確保する
- 基本的な組織情報を提供し、複雑な問い合わせを適切な担当者へ取り次ぐ
- テクノロジーを活用して広報資料を収集、分析、作成する
- 広報資料の受領、コピー、配布、送付を管理する
- 定められた手順に従って電子記録および紙の記録を管理する
応募要件
- 会議の調整、プロジェクト支援、スケジュール管理、部門事務の経験
- 事務所または医療事務の経験
- 高校卒業資格が望ましい
- Oracleの操作、データの入力・検索、正確な取引処理の経験が望ましい
- Smartsheetを使ったスプレッドシート、レポート、ワークフロー、プロジェクト管理の経験が望ましい
- 組織の方針に基づく購買、請求書、申請の追跡を含む、購買および精算手続きの知識が望ましい
- 優れた文書および口頭でのコミュニケーション能力
- 高い整理能力と細部への注意力
- 効果的な時間管理能力を実証できること
- 問題解決能力を実証できること
- カバーレター必須
- 履歴書必須
- 雇用主によるスポンサーを必要とせず、米国で就労する資格を維持できること
- 就労許可および資格を確認できる書類を提出すること
- 採用は犯罪歴調査の結果を条件とする場合がある
福利厚生
- 充実した休暇、祝日休暇、病気休暇制度
- 競争力のある保険制度および貯蓄口座の選択肢
- 退職給付
