Die University of Wisconsin-Madison ist eine öffentliche Forschungsuniversität in Madison, Wisconsin, und der Hauptcampus des University of Wisconsin System. Ihre akademische und wissenschaftliche Gemeinschaft umfasst die Geistes- und Sozialwissenschaften, Naturwissenschaften sowie angewandte Fachbereiche; jährlich fließen mehr als eine Milliarde US-Dollar in die Forschung. Die Universität verbindet grundständige und weiterführende Studienangebote mit gesellschaftlichem Engagement, Ressourcen auf dem Campus und Hochschulsport. Maßgeblich ist dabei die Wisconsin Idea, die den Schwerpunkt auf den Dienst an der Öffentlichkeit legt. Zudem setzt sich die Universität für Vielfalt, inklusive Exzellenz und den Austausch mit der Gesellschaft ein.
Verwaltungsassistenz II, Familienmedizin — UW–Madison
Unterstützen Sie die Abläufe der Familienmedizin an der UW–Madison durch die Bearbeitung von Klinikkostenerstattungen, die Koordination von Besprechungen, die Verwaltung von Unterlagen und die Betreuung studentischer Mitarbeitender. Die Position umfasst außerdem die Unterstützung am Empfang, abteilungsbezogene Projekte und operative Initiativen.
Beschreibung
- Unterstützung des Büros der Lehrstuhlinhaberin bzw. des Lehrstuhlinhabers im Department of Family Medicine and Community Health der UW–Madison
- Als freundliche erste Anlaufstelle für Besucherinnen und Besucher, Lehrende und Mitarbeitende fungieren
- Kostenerstattungen für 14 der 18 Kliniken des Departments bearbeiten
- Die Logistik für monatliche Town-Hall-Veranstaltungen koordinieren
- Projektpläne, Meilensteine und zu liefernde Ergebnisse überwachen
- Büroabläufe wie Bestellungen, Postversand und Verpackung erledigen
- Studentische Büroassistenzen beaufsichtigen und die Besetzung des Empfangs organisieren
- Studentische Projekte zur Verbesserung der Büroeffizienz leiten
- Bei Initiativen der stellvertretenden Verwaltungsleitung mitwirken
- Abteilungsprioritäten, Prozessverbesserungen und strategische Initiativen koordinieren
- Studentische Mitarbeitende, die für Empfang, Post, Telefone, Projekte und Anfragen zum Gebäudezugang zuständig sind, gemeinsam einarbeiten und beaufsichtigen
- Erstattungsanträge prüfen sowie Transaktionen in Oracle vorbereiten und einreichen
- Die Logistik organisieren und Ressourcen für Besprechungen, Konferenzen, Reisen und den Betrieb der Einheit beschaffen
- Grundlegende organisatorische Informationen bereitstellen und komplexe Anfragen an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten
- Technologie nutzen, um Kommunikationsmaterialien zu sammeln, zu analysieren und vorzubereiten
- Eingehende Kommunikation entgegennehmen, kopieren, verteilen und versenden
- Elektronische und physische Unterlagen gemäß den geltenden Verfahren pflegen
Anforderungen
- Erfahrung in der Koordination von Besprechungen sowie in der Unterstützung von Projekten, Terminplanung und Abteilungsverwaltung
- Erfahrung in einem Verwaltungs- oder medizinischen Büroumfeld
- Abschluss der Highschool bevorzugt
- Erfahrung im Umgang mit Oracle, der Eingabe und dem Abruf von Daten sowie der korrekten Bearbeitung von Transaktionen bevorzugt
- Erfahrung mit Smartsheet für Tabellen, Berichte, Workflows und Projektverfolgung bevorzugt
- Kenntnisse der Beschaffungs- und Erstattungsverfahren, einschließlich der Nachverfolgung von Bestellungen, Rechnungen und Anträgen gemäß den Organisationsrichtlinien bevorzugt
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Sehr gute Organisation und sorgfältige Detailgenauigkeit
- Nachweisliche Fähigkeit zu effektivem Zeitmanagement
- Nachweisliche Problemlösungskompetenz
- Anschreiben erforderlich
- Lebenslauf erforderlich
- Die Berechtigung, ohne Unterstützung durch den Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten zu arbeiten, muss aufrechterhalten werden
- Unterlagen zur Bestätigung der Arbeitserlaubnis und Berechtigung müssen vorgelegt werden
- Die Beschäftigung kann von einer Überprüfung des Strafregisters abhängig sein
Zusatzleistungen
- Großzügige Urlaubs-, Feiertags- und Krankheitsurlaubsregelungen
- Wettbewerbsfähiger Versicherungsschutz und Optionen für Sparkonten
- Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge