Το University of Wisconsin-Madison είναι δημόσιο ερευνητικό πανεπιστήμιο στο Μάντισον του Ουισκόνσιν και η εμβληματική πανεπιστημιούπολη του Συστήματος University of Wisconsin. Η ακαδημαϊκή και ερευνητική του κοινότητα καλύπτει τις ανθρωπιστικές επιστήμες, τις θετικές επιστήμες και τους εφαρμοσμένους κλάδους, με περισσότερα από 1 δισεκατομμύριο δολάρια να επενδύονται ετησίως στην έρευνα. Το πανεπιστήμιο συνδυάζει προπτυχιακή και μεταπτυχιακή εκπαίδευση με δράσεις προσφοράς στην κοινότητα, πόρους της πανεπιστημιούπολης και αθλητισμό, με οδηγό την Ιδέα του Ουισκόνσιν και την έμφαση στη δημόσια υπηρεσία. Το έργο του δίνει επίσης έμφαση στη διαφορετικότητα, την συμπεριληπτική αριστεία και τη συμμετοχή στην ευρύτερη κοινότητα.
Διοικητικός/ή Βοηθός II, Οικογενειακή Ιατρική — UW–Madison
Υποστήριξη των λειτουργιών οικογενειακής ιατρικής στο UW–Madison μέσω επεξεργασίας αποζημιώσεων κλινικών, συντονισμού συναντήσεων, διαχείρισης αρχείων και εποπτείας φοιτητικού προσωπικού. Ο ρόλος συμβάλλει επίσης στην κάλυψη της γραμματείας υποδοχής, σε τμηματικά έργα και σε λειτουργικές πρωτοβουλίες.
Περιγραφή
- Υποστήριξη του Γραφείου του Προέδρου στο Τμήμα Οικογενειακής Ιατρικής και Κοινοτικής Υγείας του UW–Madison
- Παροχή φιλικής πρώτης επαφής για επισκέπτες, μέλη διδακτικού προσωπικού και εργαζομένους
- Επεξεργασία αποζημιώσεων εξόδων για 14 από τις 18 κλινικές του τμήματος
- Συντονισμός της υλικοτεχνικής υποστήριξης για τις μηνιαίες συναντήσεις Town Hall
- Παρακολούθηση χρονοδιαγραμμάτων, οροσήμων και παραδοτέων έργων
- Διαχείριση λειτουργιών γραφείου, όπως παραγγελίες προμηθειών, ταχυδρομείο και συσκευασία
- Εποπτεία φοιτητών βοηθών γραφείου και οργάνωση της κάλυψης της γραμματείας υποδοχής
- Καθοδήγηση φοιτητικών έργων που βελτιώνουν την αποδοτικότητα του γραφείου
- Συνδρομή σε πρωτοβουλίες υπό την καθοδήγηση του Βοηθού Διοικητικού Διευθυντή
- Συντονισμός τμηματικών προτεραιοτήτων, βελτιώσεων διαδικασιών και στρατηγικών πρωτοβουλιών
- Συμμετοχή στην εκπαίδευση και εποπτεία φοιτητών εργαζομένων που χειρίζονται την υποδοχή, το ταχυδρομείο, τα τηλέφωνα, τα έργα και τα αιτήματα πρόσβασης στο κτίριο
- Έλεγχος αιτημάτων αποζημίωσης και προετοιμασία και υποβολή συναλλαγών στο Oracle
- Οργάνωση της υλικοτεχνικής υποστήριξης και εξασφάλιση πόρων για συναντήσεις, συνέδρια, ταξίδια και λειτουργίες της μονάδας
- Παροχή βασικών οργανωτικών πληροφοριών και παραπομπή σύνθετων ερωτημάτων στις κατάλληλες επαφές
- Χρήση τεχνολογίας για συλλογή, ανάλυση και προετοιμασία υλικού επικοινωνίας
- Διαχείριση της παραλαβής, αντιγραφής, διανομής και αποστολής επικοινωνιών
- Τήρηση ηλεκτρονικών και φυσικών αρχείων σύμφωνα με τις καθιερωμένες διαδικασίες
Απαιτήσεις
- Εμπειρία στον συντονισμό συναντήσεων και στην υποστήριξη διαχείρισης έργων, προγραμματισμού και τμηματικής διοίκησης
- Υπόβαθρο σε διοικητικό ή ιατρικό περιβάλλον γραφείου
- Προτιμάται απολυτήριο λυκείου
- Προτιμάται εμπειρία στην πλοήγηση στο Oracle, στην εισαγωγή και ανάκτηση δεδομένων και στην ακριβή επεξεργασία συναλλαγών
- Προτιμάται εμπειρία στη χρήση του Smartsheet για υπολογιστικά φύλλα, αναφορές, ροές εργασίας και παρακολούθηση έργων
- Προτιμάται γνώση διαδικασιών προμηθειών και αποζημιώσεων, συμπεριλαμβανομένης της παρακολούθησης αγορών, τιμολογίων και αιτημάτων σύμφωνα με τις οργανωτικές πολιτικές
- Ισχυρές γραπτές και προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες
- Άριστη οργάνωση και προσεκτική προσοχή στη λεπτομέρεια
- Αποδεδειγμένη ικανότητα αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου
- Αποδεδειγμένη ικανότητα επίλυσης προβλημάτων
- Απαιτείται συνοδευτική επιστολή
- Απαιτείται βιογραφικό σημείωμα
- Απαιτείται διατήρηση της επιλεξιμότητας για εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες χωρίς χορηγία εργοδότη
- Απαιτείται παροχή εγγράφων που επιβεβαιώνουν την άδεια εργασίας και την επιλεξιμότητα
- Η πρόσληψη ενδέχεται να εξαρτάται από έλεγχο ποινικού ιστορικού
Παροχές
- Γενναιόδωρες άδειες διακοπών, αργιών και ασθενείας
- Ανταγωνιστική ασφαλιστική κάλυψη και επιλογές λογαριασμών αποταμίευσης
- Συνταξιοδοτικές παροχές