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University of Wisconsin-Madison
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EducaciónGobierno
University of Wisconsin-Madison es una universidad pública de investigación ubicada en Madison, Wisconsin, y el campus insignia del sistema University of Wisconsin. Su comunidad académica y de investigación abarca las humanidades, las ciencias y las disciplinas aplicadas, con más de mil millones de dólares invertidos anualmente en investigación. La universidad combina la educación de grado y posgrado con la vinculación comunitaria, los recursos del campus y el deporte universitario, guiada por el énfasis de la Idea de Wisconsin en el servicio público. Su labor también pone de relieve la diversidad, la excelencia inclusiva y la participación en la comunidad en general.
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Empleos de la empresa

Asistente administrativo II, Medicina Familiar — UW–Madison

Apoya las operaciones de medicina familiar en UW–Madison mediante la tramitación de reembolsos de la clínica, la coordinación de reuniones, la administración de registros y la supervisión del personal estudiantil. El puesto también contribuye a la cobertura de recepción, los proyectos departamentales y las iniciativas operativas.

USEstados UnidosWIWisconsin
23 $ / hora
HíbridoTiempo completoIntermedioSeniorIdioma Obligatorio: inglésAsistente administrativo
Oracle

Descripción

  • Apoyar a la Oficina del Presidente del Departamento de Medicina Familiar y Salud Comunitaria de UW–Madison
  • Ser el contacto principal y brindar una atención acogedora a visitantes, docentes y personal
  • Tramitar reembolsos de gastos para 14 de las 18 clínicas del departamento
  • Coordinar la logística de las reuniones mensuales del Ayuntamiento
  • Supervisar los calendarios, hitos y entregables de los proyectos
  • Gestionar operaciones de oficina como pedidos de suministros, envíos postales y embalaje
  • Supervisar a los asistentes estudiantiles de oficina y organizar la cobertura de recepción
  • Dirigir proyectos estudiantiles que mejoren la eficiencia de la oficina
  • Colaborar en iniciativas dirigidas por el Director Administrativo Adjunto
  • Coordinar las prioridades departamentales, las mejoras de procesos y las iniciativas estratégicas
  • Capacitar conjuntamente y supervisar a estudiantes trabajadores que se encargan de tareas de recepción, correo, teléfonos, proyectos y solicitudes de acceso al edificio
  • Revisar las solicitudes de reembolso y preparar y enviar transacciones en Oracle
  • Organizar la logística y obtener recursos para reuniones, conferencias, viajes y operaciones de la unidad
  • Proporcionar información organizativa básica y remitir las consultas complejas a los contactos correspondientes
  • Utilizar tecnología para recopilar, analizar y preparar materiales de comunicación
  • Gestionar la recepción, copia, distribución y envío de comunicaciones
  • Mantener registros electrónicos y físicos de acuerdo con los procedimientos establecidos

Requisitos

  • Experiencia en la coordinación de reuniones y en el apoyo a la administración de proyectos, calendarios y departamentos
  • Experiencia en un entorno administrativo o de oficina médica
  • Se prefiere diploma de educación secundaria
  • Se prefiere experiencia con Oracle, introduciendo y recuperando datos y procesando transacciones con precisión
  • Se prefiere experiencia utilizando Smartsheet para hojas de cálculo, informes, flujos de trabajo y seguimiento de proyectos
  • Se prefieren conocimientos de procedimientos de compras y reembolsos, incluido el seguimiento de compras, facturas y solicitudes conforme a las políticas de la organización
  • Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal
  • Excelente organización y gran atención al detalle
  • Capacidad demostrada para gestionar el tiempo eficazmente
  • Capacidad demostrada para resolver problemas
  • Se requiere carta de presentación
  • Se requiere currículum
  • Debe mantener la elegibilidad para trabajar en Estados Unidos sin patrocinio del empleador
  • Debe proporcionar documentación que confirme la autorización y elegibilidad para trabajar
  • El empleo puede estar sujeto a una verificación de antecedentes penales

Beneficios

  • Generosas asignaciones de vacaciones, días festivos y licencia por enfermedad
  • Cobertura de seguro competitiva y opciones de cuentas de ahorro
  • Prestaciones de jubilación

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