A University of Wisconsin-Madison é uma universidade pública de pesquisa localizada em Madison, Wisconsin, e o campus principal do sistema University of Wisconsin. Sua comunidade acadêmica e de pesquisa abrange as humanidades, as ciências e as disciplinas aplicadas, com mais de 1 bilhão de dólares investidos anualmente em pesquisa. A universidade combina a educação de graduação e pós-graduação com ações de extensão comunitária, recursos do campus e esportes universitários, orientada pelo foco da Ideia de Wisconsin no serviço público. Seu trabalho também enfatiza a diversidade, a excelência inclusiva e o envolvimento com a comunidade em geral.
Assistente Administrativo II, Medicina de Família — UW–Madison
Apoie as operações de medicina de família na UW–Madison por meio do processamento de reembolsos clínicos, da coordenação de reuniões, da administração de registros e da supervisão de funcionários estudantes. A função também contribui para a cobertura da recepção, projetos departamentais e iniciativas operacionais.
Descrição
- Apoiar o Escritório do Presidente do Departamento de Medicina de Família e Saúde Comunitária da UW–Madison
- Atuar como contato principal e receptivo para visitantes, docentes e funcionários
- Processar reembolsos de despesas para 14 das 18 clínicas do departamento
- Coordenar a logística das reuniões mensais abertas a todo o departamento
- Monitorar cronogramas, marcos e entregas de projetos
- Cuidar de operações do escritório, como pedidos de materiais, correspondências e embalagens
- Supervisionar assistentes estudantis de escritório e organizar a cobertura da recepção
- Liderar projetos estudantis que melhorem a eficiência do escritório
- Apoiar iniciativas lideradas pelo Diretor Administrativo Assistente
- Coordenar prioridades departamentais, melhorias de processos e iniciativas estratégicas
- Treinar em conjunto e supervisionar estudantes trabalhadores responsáveis pela recepção, correspondências, telefones, projetos e solicitações de acesso ao prédio
- Revisar solicitações de reembolso e preparar e enviar transações no Oracle
- Organizar a logística e obter recursos para reuniões, conferências, viagens e operações da unidade
- Fornecer informações organizacionais básicas e encaminhar consultas complexas aos contatos apropriados
- Usar tecnologia para coletar, analisar e preparar materiais de comunicação
- Gerenciar o recebimento, a cópia, a distribuição e o envio de comunicações
- Manter registros eletrônicos e físicos de acordo com os procedimentos estabelecidos
Requisitos
- Experiência na coordenação de reuniões e no apoio à administração de projetos, cronogramas e departamentos
- Experiência em ambiente administrativo ou de consultório médico
- Diploma de ensino médio desejável
- Experiência desejável com Oracle, inserção e recuperação de dados e processamento preciso de transações
- Experiência desejável com o uso do Smartsheet para planilhas, relatórios, fluxos de trabalho e acompanhamento de projetos
- Conhecimento desejável de procedimentos de compras e reembolsos, incluindo o acompanhamento de compras, faturas e solicitações conforme as políticas organizacionais
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
- Grande capacidade de organização e atenção aos detalhes
- Capacidade comprovada de administrar o tempo de forma eficaz
- Capacidade comprovada de resolver problemas
- Carta de apresentação obrigatória
- Currículo obrigatório
- É necessário manter a elegibilidade para trabalhar nos Estados Unidos sem patrocínio do empregador
- É necessário fornecer documentação que confirme a autorização e a elegibilidade para trabalhar
- A contratação pode estar condicionada a uma verificação de antecedentes criminais
Benefícios
- Generosas concessões de férias, feriados e licença médica
- Cobertura de seguros competitiva e opções de contas de poupança
- Benefícios de aposentadoria