University of Wisconsin-Madison — державний дослідницький університет у місті Медісон, штат Вісконсин, і головний кампус Системи Університету Вісконсину. Його академічна та дослідницька спільнота охоплює гуманітарні науки, природничі науки й прикладні дисципліни; щороку в дослідження інвестується понад 1 мільярд доларів США. Університет поєднує навчання за програмами бакалаврату й магістратури з роботою з місцевими громадами, ресурсами кампусу та спортивними програмами, дотримуючись Вісконсинської ідеї, зосередженої на служінні суспільству. У його діяльності також особлива увага приділяється різноманіттю, інклюзивній досконалості та взаємодії з широкою спільнотою.
Адміністративний асистент II, сімейна медицина — UW–Madison
Підтримка роботи відділення сімейної медицини UW–Madison: обробка відшкодувань витрат клінік, координація зустрічей, ведення документації та нагляд за студентами. Посада також передбачає роботу на стійці реєстрації, участь у проєктах кафедри й операційних ініціативах.
Опис
- Підтримувати роботу офісу завідувача кафедри на кафедрі сімейної медицини та громадського здоров’я UW–Madison
- Бути привітною основною контактною особою для відвідувачів, викладачів і працівників
- Обробляти відшкодування витрат для 14 із 18 клінік кафедри
- Координувати організаційні питання щомісячних загальних зборів Town Hall
- Відстежувати графіки проєктів, контрольні етапи та результати
- Виконувати офісні операції, зокрема замовлення канцелярського приладдя, відправлення пошти та пакування
- Керувати роботою студентів-асистентів і організовувати чергування на стійці реєстрації
- Координувати студентські проєкти, спрямовані на підвищення ефективності офісу
- Допомагати в реалізації ініціатив помічника адміністративного директора
- Координувати пріоритети кафедри, удосконалення процесів і стратегічні ініціативи
- Спільно навчати та контролювати студентів, які працюють на стійці реєстрації, з поштою й телефонами, беруть участь у проєктах і опрацьовують запити на доступ до будівлі
- Перевіряти запити на відшкодування витрат, готувати та подавати транзакції в Oracle
- Організовувати логістику й забезпечувати ресурсами зустрічі, конференції, поїздки та роботу підрозділу
- Надавати базову організаційну інформацію та скеровувати складні запити до відповідних контактних осіб
- Використовувати технології для збору, аналізу та підготовки інформаційних матеріалів
- Керувати отриманням, копіюванням, розповсюдженням і надсиланням кореспонденції
- Вести електронні та паперові документи відповідно до встановлених процедур
Вимоги
- Досвід координації зустрічей і підтримки проєктної роботи, планування та адміністративної діяльності підрозділу
- Досвід роботи в адміністративному або медичному офісі
- Бажано мати диплом про середню освіту
- Бажаний досвід роботи в Oracle, введення та отримання даних, а також точного опрацювання транзакцій
- Бажаний досвід використання Smartsheet для електронних таблиць, звітів, робочих процесів і відстеження проєктів
- Бажане знання процедур закупівель і відшкодування витрат, зокрема відстеження покупок, рахунків і запитів відповідно до політик організації
- Сильні навички письмового та усного спілкування
- Висока організованість і уважність до деталей
- Підтверджена здатність ефективно керувати часом
- Підтверджена здатність розв’язувати проблеми
- Потрібен супровідний лист
- Потрібне резюме
- Необхідно зберігати право на роботу у США без спонсорської підтримки роботодавця
- Необхідно надати документи, що підтверджують дозвіл на роботу та право на працевлаштування
- Працевлаштування може залежати від перевірки кримінального минулого
Переваги
- Щедрі норми відпусток, святкових днів і лікарняних
- Конкурентоспроможне страхове покриття та варіанти ощадних рахунків
- Пенсійні пільги