University of Wisconsin-Madison
University of Wisconsin-Madison
University of Wisconsin-Madison là một trường đại học nghiên cứu công lập tại Madison, Wisconsin và là cơ sở trọng điểm của Hệ thống Đại học Wisconsin. Cộng đồng học thuật và nghiên cứu của trường trải rộng across các ngành nhân văn, khoa học và các lĩnh vực ứng dụng, với hơn 1 tỷ đô la Mỹ được đầu tư hằng năm cho hoạt động nghiên cứu. Trường kết hợp đào tạo bậc đại học và sau đại học với hoạt động phục vụ cộng đồng, các nguồn lực trong khuôn viên và thể thao, dưới sự định hướng của Tinh thần Wisconsin, tập trung vào đóng góp cho xã hội. Hoạt động của trường cũng chú trọng đến sự đa dạng, thành tựu toàn diện trong môi trường hòa nhập và sự gắn kết với cộng đồng rộng lớn hơn.

Trợ lý hành chính II, Y học gia đình — UW–Madison

Hỗ trợ hoạt động y học gia đình tại UW–Madison thông qua xử lý hoàn trả chi phí phòng khám, điều phối cuộc họp, quản lý hồ sơ và giám sát nhân viên sinh viên. Vị trí này cũng tham gia trực quầy lễ tân, các dự án của khoa và những sáng kiến vận hành.

Mô tả

  • Hỗ trợ Văn phòng Chủ nhiệm tại Khoa Y học Gia đình và Sức khỏe Cộng đồng của UW–Madison
  • Đóng vai trò là đầu mối liên hệ chính thân thiện cho khách đến thăm, giảng viên và nhân viên
  • Xử lý hoàn trả chi phí cho 14 trong số 18 phòng khám của khoa
  • Điều phối hậu cần cho các cuộc họp Town Hall hằng tháng
  • Theo dõi lịch trình, các mốc quan trọng và sản phẩm bàn giao của dự án
  • Xử lý các hoạt động văn phòng như đặt mua vật tư, gửi thư và đóng gói
  • Giám sát trợ lý văn phòng là sinh viên và tổ chức lịch trực quầy lễ tân
  • Chỉ đạo các dự án sinh viên nhằm nâng cao hiệu quả văn phòng
  • Hỗ trợ các sáng kiến do Phó Giám đốc Hành chính phụ trách
  • Điều phối các ưu tiên của khoa, cải tiến quy trình và sáng kiến chiến lược
  • Đồng đào tạo và giám sát nhân viên sinh viên phụ trách công việc quầy lễ tân, thư từ, điện thoại, dự án và yêu cầu cấp quyền ra vào tòa nhà
  • Xem xét yêu cầu hoàn trả chi phí, chuẩn bị và gửi giao dịch trong Oracle
  • Sắp xếp hậu cần và thu xếp nguồn lực cho các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác và hoạt động của đơn vị
  • Cung cấp thông tin tổ chức cơ bản và chuyển các yêu cầu phức tạp đến đúng đầu mối
  • Sử dụng công nghệ để thu thập, phân tích và chuẩn bị tài liệu truyền thông
  • Quản lý việc tiếp nhận, sao chép, phân phối và gửi thông tin liên lạc
  • Duy trì hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy theo các quy trình đã thiết lập

Yêu cầu

  • Có kinh nghiệm điều phối cuộc họp và hỗ trợ công việc dự án, lập lịch và hành chính khoa
  • Có nền tảng làm việc trong môi trường hành chính hoặc văn phòng y tế
  • Ưu tiên ứng viên có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông
  • Ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng Oracle, nhập và truy xuất dữ liệu, cũng như xử lý giao dịch chính xác
  • Ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng Smartsheet cho bảng tính, báo cáo, quy trình công việc và theo dõi dự án
  • Ưu tiên có kiến thức về quy trình mua sắm và hoàn trả chi phí, bao gồm theo dõi đơn mua hàng, hóa đơn và yêu cầu theo chính sách của tổ chức
  • Có khả năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói tốt
  • Có tính tổ chức cao và chú ý cẩn thận đến chi tiết
  • Có khả năng đã được chứng minh trong việc quản lý thời gian hiệu quả
  • Có khả năng đã được chứng minh trong việc giải quyết vấn đề
  • Bắt buộc nộp thư xin việc
  • Bắt buộc nộp sơ yếu lý lịch
  • Phải duy trì đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ mà không cần người sử dụng lao động bảo lãnh
  • Phải cung cấp giấy tờ xác nhận quyền làm việc và đủ điều kiện lao động
  • Việc tuyển dụng có thể phụ thuộc vào kiểm tra lý lịch tư pháp

Phúc lợi

  • Chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ và nghỉ ốm hấp dẫn
  • Gói bảo hiểm cạnh tranh cùng các lựa chọn tài khoản tiết kiệm
  • Phúc lợi hưu trí