אוניברסיטת ויסקונסין–מדיסון היא אוניברסיטת מחקר ציבורית בעיר מדיסון, ויסקונסין, והקמפוס המרכזי של מערכת אוניברסיטת ויסקונסין. הקהילה האקדמית והמחקרית שלה משתרעת על מדעי הרוח, המדעים והתחומים היישומיים, ובה מושקעים יותר ממיליארד דולר מדי שנה במחקר. האוניברסיטה משלבת לימודי תואר ראשון ותארים מתקדמים עם פעילות למען הקהילה, משאבי קמפוס וספורט, בהנחיית רעיון ויסקונסין המתמקד בשירות הציבור. פעילותה מדגישה גם גיוון, מצוינות מכלילה ומעורבות בקהילה הרחבה.
עוזר/ת מנהלי/ת II, רפואת משפחה — אוניברסיטת ויסקונסין–מדיסון
תמיכה בפעילות רפואת המשפחה באוניברסיטת ויסקונסין–מדיסון באמצעות עיבוד החזרי הוצאות למרפאות, תיאום פגישות, ניהול רשומות ופיקוח על עובדים סטודנטים. התפקיד כולל גם סיוע באיוש הקבלה, בפרויקטים מחלקתיים וביוזמות תפעוליות.
תיאור
- תמיכה בלשכת ראש המחלקה לרפואת משפחה ובריאות הקהילה באוניברסיטת ויסקונסין–מדיסון
- שמש/י כאיש/אשת הקשר הראשי/ת והמסביר/ה פנים למבקרים, חברי סגל ועובדים
- עיבוד החזרי הוצאות עבור 14 מתוך 18 מרפאות המחלקה
- תיאום הלוגיסטיקה של מפגשי Town Hall חודשיים
- מעקב אחר לוחות זמנים, אבני דרך ותוצרים של פרויקטים
- טיפול בתפעול המשרד, כגון הזמנת ציוד, דיוור ואריזה
- פיקוח על עוזרי משרד סטודנטים וארגון איוש דלפק הקבלה
- הובלת פרויקטים של סטודנטים לשיפור יעילות המשרד
- סיוע ביוזמות בהובלת המנהל/ת האדמיניסטרטיבי/ת המשנה
- תיאום סדרי העדיפויות של המחלקה, שיפורי תהליכים ויוזמות אסטרטגיות
- השתתפות בהכשרה ובפיקוח על עובדים סטודנטים המטפלים בקבלה, בדואר, בטלפונים, בפרויקטים ובבקשות גישה לבניין
- בדיקת בקשות להחזרי הוצאות והכנה והגשה של עסקאות במערכת Oracle
- ארגון הלוגיסטיקה והשגת משאבים לפגישות, כנסים, נסיעות ופעילות היחידה
- מתן מידע ארגוני בסיסי והפניית פניות מורכבות לאנשי הקשר המתאימים
- שימוש בטכנולוגיה לאיסוף, ניתוח והכנת חומרי תקשורת
- ניהול קבלת חומרי תקשורת, העתקתם, הפצתם ושליחתם
- ניהול רשומות אלקטרוניות ופיזיות בהתאם לנהלים שנקבעו
דרישות
- ניסיון בתיאום פגישות ובתמיכה בניהול פרויקטים, לוחות זמנים וניהול מחלקתי
- רקע בסביבה משרדית מנהלית או רפואית
- תעודת סיום תיכון רצויה
- ניסיון בשימוש ב-Oracle, בהזנה ואחזור נתונים ובעיבוד מדויק של עסקאות רצוי
- ניסיון בשימוש ב-Smartsheet עבור גיליונות אלקטרוניים, דוחות, תהליכי עבודה ומעקב אחר פרויקטים רצוי
- ידע בהליכי רכש והחזרים, כולל מעקב אחר רכישות, חשבוניות ובקשות בהתאם למדיניות הארגון רצוי
- יכולת תקשורת כתובה ומילולית גבוהה
- יכולת ארגון גבוהה ותשומת לב קפדנית לפרטים
- יכולת מוכחת לניהול זמן יעיל
- יכולת מוכחת לפתרון בעיות
- מכתב מקדים נדרש
- קורות חיים נדרשים
- יש לשמור על זכאות לעבוד בארצות הברית ללא חסות מעסיק
- יש לספק מסמכים המאשרים הרשאת עבודה וזכאות
- העסקה עשויה להיות מותנית בבדיקת רקע פלילי
הטבות
- מכסות נדיבות לחופשה, חגים ומחלה
- כיסוי ביטוחי תחרותי ואפשרויות לחשבונות חיסכון
- הטבות פרישה