A University of Wisconsin-Madison állami kutatóegyetem a wisconsini Madisonban, és a University of Wisconsin System zászlóshajó campusaként működik. Akadémiai és kutatói közössége a bölcsészettudományokat, a természettudományokat és az alkalmazott tudományterületeket is magában foglalja; kutatásra évente több mint 1 milliárd amerikai dollárt fordítanak. Az egyetem a Wisconsin Idea közszolgálatra összpontosító szellemiségét követve az alap- és posztgraduális képzést közösségi kapcsolattartással, campusforrásokkal és sporttal kapcsolja össze. Munkájában emellett kiemelt szerepet kap a sokszínűség, a befogadó kiválóság és a tágabb közösséggel való együttműködés.
II. adminisztratív asszisztens, családorvostan — UW–Madison
A UW–Madison családorvostani működését támogatja a klinikai költségtérítések feldolgozásával, értekezletek koordinálásával, nyilvántartások kezelésével és hallgatói munkatársak felügyeletével. A munkakör emellett hozzájárul a recepción végzett feladatokhoz, tanszéki projektekhez és működési kezdeményezésekhez.
Leírás
- A UW–Madison Családorvostani és Közegészségügyi Tanszékének tanszékvezetői irodáját támogatja
- Barátságos elsődleges kapcsolattartóként szolgál a látogatók, oktatók és munkatársak számára
- A tanszék 18 klinikájából 14 számára feldolgozza a költségtérítéseket
- Koordinálja a havi Town Hall-értekezletek logisztikáját
- Nyomon követi a projektek ütemtervét, mérföldköveit és teljesítendő feladatait
- Ellátja az irodai működéssel kapcsolatos feladatokat, például a kellékrendelést, postázást és csomagolást
- Felügyeli a hallgatói irodai asszisztenseket, és megszervezi a recepció lefedettségét
- Irányítja az iroda hatékonyságát javító hallgatói projekteket
- Segíti az adminisztratív igazgatóhelyettes által vezetett kezdeményezéseket
- Koordinálja a tanszéki prioritásokat, folyamatfejlesztéseket és stratégiai kezdeményezéseket
- Közösen betanítja és felügyeli a recepción, a postázásban, a telefonkezelésben, a projektekben és az épületbelépési kérelmekben dolgozó hallgatói munkatársakat
- Felülvizsgálja a költségtérítési kérelmeket, valamint előkészíti és benyújtja a tranzakciókat az Oracle-ben
- Megtervezi az értekezletek, konferenciák, utazások és az egység működésének logisztikáját, valamint beszerzi a szükséges erőforrásokat
- Alapvető szervezeti információkat nyújt, és az összetett kérdéseket a megfelelő kapcsolattartókhoz irányítja
- Technológiát használ a kommunikációs anyagok összegyűjtésére, elemzésére és előkészítésére
- Kezeli a kommunikációs anyagok átvételét, másolását, terjesztését és elküldését
- A megállapított eljárásoknak megfelelően vezeti az elektronikus és fizikai nyilvántartásokat
Követelmények
- Tapasztalat értekezletek koordinálásában, valamint projektek, ütemezés és tanszéki adminisztráció támogatásában
- Adminisztratív vagy egészségügyi irodai környezetben szerzett háttér
- Középiskolai végzettség előnyt jelent
- Előnyt jelent az Oracle használatában, adatok bevitelében és lekérésében, valamint tranzakciók pontos feldolgozásában szerzett tapasztalat
- Előnyt jelent a Smartsheet használatában szerzett tapasztalat táblázatokhoz, jelentésekhez, munkafolyamatokhoz és projektkövetéshez
- Előnyt jelent a beszerzési és költségtérítési eljárások ismerete, beleértve a beszerzések, számlák és kérelmek nyomon követését a szervezeti szabályzatok szerint
- Kiváló írásbeli és szóbeli kommunikációs készség
- Rendkívül szervezett munkavégzés és nagyfokú figyelem a részletekre
- Bizonyítottan hatékony időgazdálkodás
- Bizonyított problémamegoldó képesség
- Motivációs levél szükséges
- Önéletrajz szükséges
- Fenn kell tartani az Egyesült Államokban való munkavégzésre való jogosultságot munkáltatói szponzoráció nélkül
- A munkavállalási engedélyt és a jogosultságot igazoló dokumentumokat be kell nyújtani
- A foglalkoztatás büntetőjogi háttérellenőrzéshez lehet kötve
Juttatások
- Bőkezű szabadság-, ünnepnapi és betegszabadság-keretek
- Versenyképes biztosítási fedezet és megtakarítási számlaopciók
- Nyugdíjjuttatások