De University of Wisconsin-Madison is een openbare onderzoeksuniversiteit in Madison, Wisconsin, en de hoofdcampus van het University of Wisconsin System. De academische en onderzoekscommunity omvat de geesteswetenschappen, exacte wetenschappen en toegepaste disciplines; jaarlijks wordt meer dan één miljard dollar in onderzoek geïnvesteerd. De universiteit combineert bachelor- en masteronderwijs met maatschappelijke betrokkenheid, voorzieningen op de campus en universiteitssport. Daarbij vormt de Wisconsin Idea, met haar nadruk op dienstverlening aan de samenleving, een belangrijke leidraad. Ook staan diversiteit, inclusieve excellentie en betrokkenheid bij de bredere gemeenschap centraal.
Administratief medewerker II, Huisartsgeneeskunde — UW–Madison
Ondersteun de activiteiten binnen de huisartsgeneeskunde aan UW–Madison door het verwerken van vergoedingen voor klinieken, het coördineren van vergaderingen, het beheren van dossiers en het begeleiden van studentmedewerkers. De functie draagt ook bij aan de bezetting van de receptie, afdelingsprojecten en operationele initiatieven.
Beschrijving
- Het kantoor van de afdelingsvoorzitter binnen het Department of Family Medicine and Community Health van UW–Madison ondersteunen
- Fungeren als gastvrij eerste aanspreekpunt voor bezoekers, docenten en medewerkers
- Onkostenvergoedingen verwerken voor 14 van de 18 klinieken van de afdeling
- De logistiek voor maandelijkse townhallbijeenkomsten coördineren
- Projectplanningen, mijlpalen en op te leveren resultaten bewaken
- Kantoorwerkzaamheden uitvoeren, zoals bestellingen van benodigdheden, post en verpakkingen
- Student-assistenten op kantoor begeleiden en de bezetting van de receptie organiseren
- Studentenprojecten aansturen die de efficiëntie van het kantoor verbeteren
- Meewerken aan initiatieven van de adjunct-directeur Administratie
- Afdelingsprioriteiten, procesverbeteringen en strategische initiatieven coördineren
- Studentmedewerkers die verantwoordelijk zijn voor receptiewerk, post, telefoons, projecten en verzoeken om toegang tot gebouwen gezamenlijk inwerken en begeleiden
- Vergoedingsaanvragen controleren en transacties in Oracle voorbereiden en indienen
- De logistiek regelen en middelen verkrijgen voor vergaderingen, conferenties, reizen en de activiteiten van de eenheid
- Basisinformatie over de organisatie verstrekken en complexe vragen doorverwijzen naar de juiste contactpersonen
- Technologie gebruiken om communicatiemateriaal te verzamelen, analyseren en voorbereiden
- Binnenkomende communicatie ontvangen, kopiëren, verspreiden en verzenden
- Elektronische en fysieke dossiers bijhouden volgens vastgestelde procedures
Vereisten
- Ervaring met het coördineren van vergaderingen en het ondersteunen van projecten, planning en afdelingsadministratie
- Achtergrond in een administratieve of medische kantooromgeving
- Een middelbareschooldiploma strekt tot aanbeveling
- Ervaring met het navigeren in Oracle, het invoeren en ophalen van gegevens en het nauwkeurig verwerken van transacties strekt tot aanbeveling
- Ervaring met Smartsheet voor spreadsheets, rapporten, workflows en projecttracking strekt tot aanbeveling
- Kennis van inkoop- en vergoedingsprocedures, waaronder het volgen van aankopen, facturen en aanvragen volgens het organisatiebeleid, strekt tot aanbeveling
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Zeer goed georganiseerd en nauwkeurig
- Aantoonbaar vermogen om tijd effectief te beheren
- Aantoonbaar vermogen om problemen op te lossen
- Sollicitatiebrief vereist
- Cv vereist
- De bevoegdheid om zonder sponsoring door de werkgever in de Verenigde Staten te werken moet behouden blijven
- Documentatie waaruit de werkbevoegdheid en geschiktheid blijken moet worden verstrekt
- De indiensttreding kan afhankelijk worden gesteld van een strafrechtelijke antecedentencontrole
Voordelen
- Ruime regelingen voor vakantieverlof, feestdagen en ziekteverlof
- Concurrerende verzekeringsdekking en opties voor spaarrekeningen
- Pensioenvoorzieningen