University of Wisconsin-Madison adalah universitas riset negeri di Madison, Wisconsin, dan kampus utama University of Wisconsin System. Komunitas akademik dan penelitiannya mencakup bidang humaniora, sains, dan disiplin terapan, dengan investasi lebih dari 1 miliar dolar AS setiap tahun untuk penelitian. Universitas ini memadukan pendidikan sarjana dan pascasarjana dengan pengabdian kepada masyarakat, sumber daya kampus, dan kegiatan olahraga, berlandaskan Wisconsin Idea yang menekankan pelayanan publik. Universitas ini juga menempatkan keberagaman, keunggulan yang inklusif, dan keterlibatan dengan masyarakat luas sebagai prioritas.
Asisten Administrasi II, Kedokteran Keluarga — UW–Madison
Mendukung operasional kedokteran keluarga di UW–Madison melalui pemrosesan penggantian biaya klinik, koordinasi rapat, administrasi arsip, dan pengawasan staf mahasiswa. Peran ini juga mencakup dukungan meja depan, proyek departemen, dan inisiatif operasional.
Deskripsi
- Mendukung Kantor Ketua di Departemen Kedokteran Keluarga dan Kesehatan Masyarakat UW–Madison
- Menjadi kontak utama yang ramah bagi pengunjung, dosen, dan staf
- Memproses penggantian biaya untuk 14 dari 18 klinik departemen
- Mengoordinasikan logistik rapat Town Hall bulanan
- Memantau jadwal, pencapaian, dan hasil proyek
- Menangani operasional kantor seperti pemesanan perlengkapan, pengiriman surat, dan pengemasan
- Mengawasi asisten kantor mahasiswa dan mengatur cakupan meja depan
- Mengarahkan proyek mahasiswa yang meningkatkan efisiensi kantor
- Membantu inisiatif yang dipimpin oleh Direktur Administrasi Asisten
- Mengoordinasikan prioritas departemen, perbaikan proses, dan inisiatif strategis
- Melatih bersama dan mengawasi pekerja mahasiswa yang menangani tugas meja depan, surat, telepon, proyek, dan permintaan akses gedung
- Meninjau permintaan penggantian biaya serta menyiapkan dan mengirim transaksi di Oracle
- Mengatur logistik dan memperoleh sumber daya untuk rapat, konferensi, perjalanan, dan operasional unit
- Memberikan informasi organisasi dasar dan meneruskan pertanyaan kompleks kepada kontak yang sesuai
- Menggunakan teknologi untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menyiapkan materi komunikasi
- Mengelola penerimaan, penyalinan, distribusi, dan pengiriman komunikasi
- Memelihara arsip elektronik dan fisik sesuai prosedur yang ditetapkan
Persyaratan
- Pengalaman mengoordinasikan rapat dan mendukung administrasi proyek, penjadwalan, serta departemen
- Latar belakang di lingkungan kantor administrasi atau medis
- Ijazah sekolah menengah atas diutamakan
- Pengalaman menggunakan Oracle, memasukkan dan mengambil data, serta memproses transaksi secara akurat diutamakan
- Pengalaman menggunakan Smartsheet untuk spreadsheet, laporan, alur kerja, dan pelacakan proyek diutamakan
- Pengetahuan tentang prosedur pembelian dan penggantian biaya, termasuk pelacakan pembelian, faktur, dan permintaan sesuai kebijakan organisasi diutamakan
- Kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang kuat
- Sangat terorganisasi dengan perhatian cermat terhadap detail
- Kemampuan yang terbukti dalam mengelola waktu secara efektif
- Kemampuan yang terbukti dalam memecahkan masalah
- Surat lamaran wajib disertakan
- Resume wajib disertakan
- Harus tetap memenuhi syarat untuk bekerja di Amerika Serikat tanpa sponsor pemberi kerja
- Harus memberikan dokumentasi yang mengonfirmasi izin kerja dan kelayakan
- Pekerjaan dapat bergantung pada pemeriksaan latar belakang kriminal
Tunjangan
- Jatah cuti tahunan, hari libur, dan cuti sakit yang besar
- Pilihan perlindungan asuransi dan rekening tabungan yang kompetitif
- Manfaat pensiun