行政助理 II，家庭医学——威斯康星大学麦迪逊分校
通过处理诊所报销、协调会议、管理记录和监督学生员工，为威斯康星大学麦迪逊分校的家庭医学运营提供支持。 该职位还将参与前台值班、部门项目和运营计划。
描述
- 支持威斯康星大学麦迪逊分校家庭医学与社区卫生系主任办公室
- 为访客、教师和员工提供热情周到的首要联络服务
- 为该系18家诊所中的14家处理费用报销
- 协调每月全体会议的后勤安排
- 跟踪项目进度、里程碑和交付成果
- 处理办公运营事务，如用品订购、邮寄和包装
- 监督学生办公室助理并安排前台值班
- 指导能够提升办公室效率的学生项目
- 协助行政副主任牵头的各项计划
- 协调部门重点工作、流程改进和战略计划
- 共同培训并监督负责前台工作、邮件、电话、项目和楼宇门禁申请的学生员工
- 审核报销申请，并在 Oracle 中准备和提交交易
- 为会议、研讨会、出差和部门运营安排后勤并获取所需资源
- 提供基本的组织信息，并将复杂咨询转交给适当的联系人
- 使用技术收集、分析并准备沟通材料
- 管理沟通材料的接收、复印、分发和发送
- 按照既定流程维护电子和纸质记录
任职要求
- 具有协调会议以及支持项目、日程安排和部门行政工作的经验
- 具有行政办公室或医疗办公室工作背景
- 高中学历优先
- 有使用 Oracle、录入和检索数据并准确处理交易的经验优先
- 有使用 Smartsheet 进行电子表格、报告、工作流和项目跟踪的经验优先
- 优先了解采购和报销流程，包括依据组织政策跟踪采购、发票和申请
- 具备出色的书面和口头沟通能力
- 组织能力强，注重细节
- 具备经过验证的高效时间管理能力
- 具备经过验证的问题解决能力
- 需提供求职信
- 需提供简历
- 必须持续具备在美国工作的资格，且无需雇主提供担保
- 必须提供确认工作授权和资格的文件
- 录用可能以通过刑事背景调查为条件
福利待遇
- 充足的年假、节假日假和病假
- 具有竞争力的保险保障和储蓄账户选择
- 退休福利