University of Wisconsin-Madison è un’università pubblica di ricerca situata a Madison, nel Wisconsin, e il campus principale del sistema University of Wisconsin. La sua comunità accademica e di ricerca abbraccia le discipline umanistiche, le scienze e le discipline applicate, con oltre 1 miliardo di dollari investiti ogni anno nella ricerca. L’università combina la formazione universitaria e postuniversitaria con l’impegno nella comunità, le risorse del campus e lo sport universitario, guidata dall’attenzione dell’Idea del Wisconsin per il servizio pubblico. Il suo lavoro pone inoltre l’accento sulla diversità, sull’eccellenza inclusiva e sul coinvolgimento nella comunità più ampia.
Assistente amministrativo II, Medicina di famiglia — UW–Madison
Supporta le attività di medicina di famiglia presso UW–Madison attraverso l’elaborazione dei rimborsi delle cliniche, il coordinamento delle riunioni, la gestione dei documenti e la supervisione del personale studentesco. Il ruolo contribuisce inoltre alla copertura della reception, ai progetti del dipartimento e alle iniziative operative.
Descrizione
- Supportare l’Ufficio del Presidente del Dipartimento di Medicina di famiglia e Salute della comunità di UW–Madison
- Essere il principale punto di contatto, con un’accoglienza cordiale, per visitatori, docenti e personale
- Elaborare i rimborsi spese per 14 delle 18 cliniche del dipartimento
- Coordinare la logistica delle riunioni mensili aperte a tutto il dipartimento
- Monitorare programmi, traguardi e risultati dei progetti
- Gestire le attività d’ufficio, come ordini di forniture, spedizioni postali e imballaggi
- Supervisionare gli assistenti d’ufficio studenti e organizzare la copertura della reception
- Dirigere progetti studenteschi volti a migliorare l’efficienza dell’ufficio
- Collaborare alle iniziative guidate dal Direttore amministrativo aggiunto
- Coordinare le priorità del dipartimento, i miglioramenti dei processi e le iniziative strategiche
- Formare insieme e supervisionare gli studenti lavoratori che gestiscono la reception, la posta, i telefoni, i progetti e le richieste di accesso agli edifici
- Esaminare le richieste di rimborso e preparare e inviare le transazioni in Oracle
- Organizzare la logistica e reperire risorse per riunioni, conferenze, viaggi e attività dell’unità
- Fornire informazioni organizzative di base e indirizzare le richieste complesse ai contatti appropriati
- Utilizzare la tecnologia per raccogliere, analizzare e preparare materiali di comunicazione
- Gestire la ricezione, la copia, la distribuzione e l’invio delle comunicazioni
- Conservare i documenti elettronici e cartacei in conformità con le procedure stabilite
Requisiti
- Esperienza nel coordinamento di riunioni e nel supporto alla gestione di progetti, programmi e attività amministrative dipartimentali
- Esperienza in un ambiente amministrativo o in uno studio medico
- Diploma di scuola superiore preferibile
- Esperienza preferibile nell’utilizzo di Oracle, nell’inserimento e nel recupero di dati e nell’elaborazione accurata delle transazioni
- Esperienza preferibile nell’utilizzo di Smartsheet per fogli di calcolo, report, flussi di lavoro e monitoraggio dei progetti
- Conoscenza preferibile delle procedure di acquisto e rimborso, incluso il monitoraggio di acquisti, fatture e richieste secondo le politiche dell’organizzazione
- Ottime capacità di comunicazione scritta e orale
- Ottime doti organizzative e grande attenzione ai dettagli
- Comprovata capacità di gestire efficacemente il tempo
- Comprovata capacità di risolvere problemi
- Lettera di presentazione obbligatoria
- Curriculum obbligatorio
- Deve mantenere l’idoneità a lavorare negli Stati Uniti senza sponsorizzazione del datore di lavoro
- Deve fornire documentazione che confermi l’autorizzazione e l’idoneità al lavoro
- L’assunzione può essere subordinata a un controllo dei precedenti penali
Benefit
- Generose dotazioni di ferie, festività e congedi per malattia
- Copertura assicurativa competitiva e opzioni di conti di risparmio
- Prestazioni pensionistiche