行政助理 II，家庭醫學——威斯康辛大學麥迪遜分校
透過處理診所費用報銷、協調會議、管理紀錄及督導學生員工，支援威斯康辛大學麥迪遜分校的家庭醫學營運。 此職位亦會參與前台輪值、部門專案及營運計畫。
說明
- 支援威斯康辛大學麥迪遜分校家庭醫學與社區健康系主任辦公室
- 為訪客、教職員工提供親切周到的主要聯絡服務
- 處理該系18間診所中14間的費用報銷
- 協調每月全體會議的後勤安排
- 監控專案時程、里程碑及交付成果
- 處理用品訂購、郵寄及包裝等辦公室營運事務
- 督導學生辦公室助理並安排前台輪值
- 指導提升辦公室效率的學生專案
- 協助行政副主任領導的各項計畫
- 協調部門優先事項、流程改善及策略計畫
- 共同培訓並督導負責前台工作、郵件、電話、專案及大樓門禁申請的學生工作人員
- 審核報銷申請，並在 Oracle 中準備及提交交易
- 為會議、研討會、差旅及單位營運安排後勤並取得所需資源
- 提供基本組織資訊，並將複雜詢問轉交適當聯絡人
- 運用科技收集、分析及準備溝通資料
- 管理溝通資料的接收、影印、分發及寄送
- 依既定程序維護電子及紙本紀錄
職位要求
- 具備協調會議以及支援專案、排程及部門行政工作的經驗
- 具有行政辦公室或醫療辦公室工作背景
- 高中學歷優先
- 具備使用 Oracle、輸入及擷取資料並準確處理交易的經驗者優先
- 具備使用 Smartsheet 處理試算表、報告、工作流程及專案追蹤的經驗者優先
- 優先具備採購及報銷程序的知識，包括依組織政策追蹤採購、發票及申請
- 具備良好的書面及口頭溝通能力
- 組織能力強且注重細節
- 具備有效管理時間的實績
- 具備解決問題的實績
- 需提供求職信
- 需提供履歷
- 必須持續具備在美國工作的資格，且不需要雇主提供贊助
- 必須提供確認工作授權及資格的文件
- 錄用可能取決於刑事背景查核
福利待遇
- 充足的年假、假日及病假額度
- 具競爭力的保險保障及儲蓄帳戶選項
- 退休福利