University of Wisconsin-Madison to publiczny uniwersytet badawczy w Madison w stanie Wisconsin oraz główny kampus Systemu Uniwersytetu Wisconsin. Jego społeczność akademicka i badawcza obejmuje nauki humanistyczne, ścisłe i stosowane, a każdego roku na badania przeznacza się ponad 1 miliard dolarów. Uniwersytet łączy kształcenie na poziomie licencjackim i magisterskim z działalnością na rzecz lokalnych społeczności, zasobami kampusu i działalnością sportową, kierując się ideą Wisconsin, której podstawą jest służba publiczna. W swojej działalności kładzie również nacisk na różnorodność, inkluzywną doskonałość oraz zaangażowanie w życie szerszej społeczności.
Asystent administracyjny II, medycyna rodzinna — UW–Madison
Wsparcie działalności medycyny rodzinnej na UW–Madison poprzez obsługę zwrotów kosztów klinik, koordynację spotkań, prowadzenie dokumentacji i nadzór nad personelem studenckim. Stanowisko obejmuje również dyżury w recepcji, udział w projektach wydziału i inicjatywach operacyjnych.
Opis
- Wspierać biuro kierownika katedry na Wydziale Medycyny Rodzinnej i Zdrowia Publicznego UW–Madison
- Pełnić funkcję przyjaznej osoby pierwszego kontaktu dla odwiedzających, wykładowców i pracowników
- Obsługiwać zwroty kosztów dla 14 z 18 klinik wydziału
- Koordynować logistykę comiesięcznych spotkań Town Hall
- Monitorować harmonogramy projektów, kamienie milowe i rezultaty
- Zajmować się operacjami biurowymi, takimi jak zamawianie materiałów, wysyłka poczty i pakowanie
- Nadzorować studentów pracujących jako asystenci biurowi i organizować obsadę recepcji
- Prowadzić projekty studenckie zwiększające efektywność biura
- Wspierać inicjatywy prowadzone przez zastępcę dyrektora administracyjnego
- Koordynować priorytety wydziału, usprawnienia procesów i inicjatywy strategiczne
- Współszkolić i nadzorować studentów wykonujących zadania w recepcji, obsługujących pocztę i telefony, realizujących projekty oraz przetwarzających wnioski o dostęp do budynku
- Weryfikować wnioski o zwrot kosztów oraz przygotowywać i przesyłać transakcje w systemie Oracle
- Organizować logistykę i pozyskiwać zasoby na potrzeby spotkań, konferencji, podróży i działalności jednostki
- Udzielać podstawowych informacji organizacyjnych i kierować złożone zapytania do odpowiednich osób kontaktowych
- Wykorzystywać technologie do gromadzenia, analizowania i przygotowywania materiałów komunikacyjnych
- Zarządzać odbieraniem, kopiowaniem, dystrybucją i wysyłaniem korespondencji
- Prowadzić elektroniczną i papierową dokumentację zgodnie z ustalonymi procedurami
Wymagania
- Doświadczenie w koordynowaniu spotkań oraz wspieraniu projektów, harmonogramów i administracji wydziału
- Doświadczenie w środowisku administracyjnym lub medycznym
- Preferowane wykształcenie średnie
- Preferowane doświadczenie w obsłudze systemu Oracle, wprowadzaniu i pobieraniu danych oraz dokładnym przetwarzaniu transakcji
- Preferowane doświadczenie w korzystaniu z programu Smartsheet do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, raportów, przepływów pracy i monitorowania projektów
- Preferowana znajomość procedur zakupowych i zwrotów kosztów, w tym śledzenia zakupów, faktur i wniosków zgodnie z zasadami organizacji
- Bardzo dobre umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej
- Doskonała organizacja pracy i dbałość o szczegóły
- Udowodniona umiejętność efektywnego zarządzania czasem
- Udowodniona umiejętność rozwiązywania problemów
- Wymagany list motywacyjny
- Wymagane CV
- Konieczne jest utrzymanie prawa do pracy w Stanach Zjednoczonych bez sponsorowania przez pracodawcę
- Należy przedstawić dokumenty potwierdzające zezwolenie na pracę i uprawnienie do zatrudnienia
- Zatrudnienie może być uzależnione od sprawdzenia przeszłości kryminalnej
Benefity
- Hojny wymiar urlopu wypoczynkowego, dni świątecznych i zwolnień chorobowych
- Konkurencyjne ubezpieczenie oraz opcje rachunków oszczędnościowych
- Świadczenia emerytalne