University of Wisconsin-Madison je javna raziskovalna univerza v Madisonu v zvezni državi Wisconsin ter vodilni kampus sistema University of Wisconsin. Njena akademska in raziskovalna skupnost zajema humanistiko, naravoslovje in uporabne discipline, pri čemer se v raziskave vsako leto vloži več kot milijarda dolarjev. Univerza povezuje dodiplomsko in podiplomsko izobraževanje z delom v skupnosti, viri kampusa in športom ter se pri tem ravna po usmeritvi Wisconsin Idea, ki poudarja služenje javnosti. Pri svojem delovanju poudarja tudi raznolikost, vključujočo odličnost in sodelovanje s širšo skupnostjo.
Administrativni asistent II, družinska medicina — UW–Madison
Podpirajte delovanje družinske medicine na UW–Madisonu z obdelavo povračil stroškov za klinike, usklajevanjem sestankov, upravljanjem evidenc in nadzorom študentskega osebja. Delovno mesto vključuje tudi delo na recepciji, projekte oddelka in operativne pobude.
Opis
- Podpirati pisarno predstojnika na Oddelku za družinsko medicino in zdravje skupnosti UW–Madison
- Biti prijazen prvi stik za obiskovalce, predavatelje in zaposlene
- Obdelovati povračila stroškov za 14 od 18 klinik oddelka
- Usklajevati logistiko mesečnih sestankov Town Hall
- Spremljati urnike projektov, mejnike in rezultate
- Skrbeti za pisarniško poslovanje, kot so naročanje potrebščin, pošiljanje pošte in pakiranje
- Nadzirati študentske pisarniške asistente in organizirati pokritost recepcije
- Voditi študentske projekte, ki izboljšujejo učinkovitost pisarne
- Pomagati pri pobudah, ki jih vodi pomočnik direktorja za administracijo
- Usklajevati prednostne naloge oddelka, izboljšave procesov in strateške pobude
- Sodelovati pri usposabljanju in nadzorovati študentske delavce, ki skrbijo za recepcijo, pošto, telefone in projekte ter obravnavajo zahtevke za dostop do stavbe
- Pregledovati zahtevke za povračilo stroškov ter pripravljati in oddajati transakcije v sistemu Oracle
- Urejati logistiko in zagotavljati vire za sestanke, konference, potovanja in delovanje enote
- Zagotavljati osnovne organizacijske informacije ter zapletena vprašanja usmerjati na ustrezne kontakte
- Uporabljati tehnologijo za zbiranje, analizo in pripravo komunikacijskih gradiv
- Upravljati prejemanje, kopiranje, distribucijo in pošiljanje komunikacij
- Vzdrževati elektronske in fizične evidence v skladu z uveljavljenimi postopki
Zahteve
- Izkušnje z usklajevanjem sestankov ter podporo projektnemu, terminskemu in oddelčnemu administrativnemu delu
- Izkušnje v administrativnem ali zdravstvenem pisarniškem okolju
- Zaželena je srednješolska diploma
- Zaželene so izkušnje z uporabo sistema Oracle, vnosom in pridobivanjem podatkov ter natančno obdelavo transakcij
- Zaželene so izkušnje z uporabo orodja Smartsheet za preglednice, poročila, delovne tokove in sledenje projektom
- Zaželeno je poznavanje postopkov nabave in povračil stroškov, vključno s sledenjem nakupom, računom in zahtevkom v skladu z organizacijskimi pravili
- Odlične pisne in ustne komunikacijske sposobnosti
- Visoka stopnja organiziranosti in natančna pozornost do podrobnosti
- Dokazana sposobnost učinkovitega upravljanja časa
- Dokazana sposobnost reševanja težav
- Zahtevano je spremno pismo
- Zahtevan je življenjepis
- Ohraniti je treba upravičenost do dela v Združenih državah brez sponzorstva delodajalca
- Predložiti je treba dokumentacijo, ki potrjuje dovoljenje in upravičenost do dela
- Zaposlitev je lahko pogojena s preverjanjem kazenske evidence
Ugodnosti
- Velikodušen obseg dopusta, prazničnega in bolniškega dopusta
- Konkurenčno zavarovalno kritje in možnosti varčevalnih računov
- Pokojninske ugodnosti