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Women for Women International
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201 – 500 Mitarbeitende
GemeinnützigGesundheitswesenWohltätigkeit
Women for Women International ist eine gemeinnützige Organisation, die Frauen unterstützt, die Krieg und Konflikte überlebt haben. Die weltweit in verschiedenen Ländern tätige Organisation hilft Frauen dabei, Fähigkeiten aufzubauen, Zugang zu Wissen zu erhalten und Verbindungen zu Ressourcen herzustellen, die ihr Leben und ihre Gemeinschaften stärken können. Zu ihrer Arbeit gehören gemeinschaftliche Interessenvertretung sowie Bildungs- und wirtschaftliche Entwicklungsprogramme. Im Mittelpunkt stehen die Förderung der Rechte von Frauen und die Stärkung ihrer Widerstandsfähigkeit angesichts von Widrigkeiten.
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Stellen im Unternehmen

Operations Manager:in Kontinentaleuropa

Koordination von Finanzen, Personalwesen, Compliance und Büromanagement für das Kontinentaleuropa-Büro von Women for Women International. Die hybride Vollzeitstelle ist in Deutschland angesiedelt und erfordert regelmäßige Anwesenheit im Berliner Büro.

DEDeutschland
46.500 € / Jahr
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: DeutschErforderliche Sprache: EnglischBetrieb

Beschreibung

  • Koordination der Abläufe in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Büromanagement, IT, Compliance, Sicherheit und Schutz für das Kontinentaleuropa-Büro.
  • Überwachung der täglichen Finanzaufgaben, einschließlich Prüfung von Transaktionen und Buchungssätzen, Abstimmung der Gehaltsabrechnung und Lieferantenzahlungen.
  • Verantwortung für Monatsabschlüsse, Bilanzabstimmungen, konzerninterne Transaktionen, Audits und gesetzliche Einreichungen.
  • Unterstützung bei Budgets, Prognosen und Managementberichten sowie Erstellung von Entwürfen für Abschlüsse und Unterlagen für die Berichterstattung an den Vorstand.
  • Verwaltung der Gehaltsabrechnung und Koordination der monatlichen und jährlichen Meldungen.
  • Verwaltung der Personalprozesse, darunter Onboarding, Verträge, Probezeit, Urlaub, Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement, Personalakten, HR-Systeme und Offboarding.
  • Koordination der administrativen Personalbeschaffung für Einstellungen in Deutschland.
  • Pflege von Übersichten zu Personalprozessen und Überwachung von Compliance-Maßnahmen.
  • Verantwortung für den täglichen Bürobetrieb, Einrichtungen, Gesundheit und Sicherheit, Schutzkoordination, IT-Ausstattung, Reisen, Veranstaltungen, Lieferanten und Verwaltung.
  • Pflege von Verträgen, Unterlagen zur Lieferantenleistung, Inventarlisten für Büroausstattung, Risikoregistern, Delegationsübersichten und Dokumentenarchiven.
  • Koordination des IT-Supports und der Verwaltung von Dienstreisen, einschließlich Visumshilfe bei Bedarf.
  • Vorbereitung von Vorstandssitzungen und Sicherstellung, dass die betrieblichen Unterlagen bereitstehen.
  • Pflege von Richtlinien und Unterstützung der Einhaltung der Datenschutzanforderungen der DSGVO.
  • Zusammenarbeit mit den Bereichen Finanzen, Personal und Kultur, Management und Governance sowie mit Wirtschaftsprüfer:innen, Berater:innen und externen Dienstleistern.
  • Teilnahme an Lern- und Entwicklungsangeboten, Supervision, Schulungen und Besprechungen.

Anforderungen

  • Eine bestehende und fortlaufende Berechtigung, ohne Unterstützung durch den Arbeitgeber in Deutschland zu leben und zu arbeiten, sowie Vorlage eines Originalnachweises.
  • Bereitschaft, im Berliner Büro zu arbeiten.
  • Abschluss in Finanzen, Betriebswirtschaft, Personalmanagement oder einem verwandten Fachgebiet.
  • Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Finanzen, Personalwesen und Büromanagement.
  • Praktische Erfahrung in einer vergleichbaren Position in Deutschland.
  • Erfahrung mit Finanzplanung, Budgetierung und monatlichem Management-Reporting.
  • Kenntnisse der deutschen Vorschriften zu Beschäftigung, Arbeitszeit, Datenschutz, Gesundheit und Sicherheit sowie Finanzen.
  • Fähigkeit, Richtlinien zu Finanzen, Beschäftigung, Gesundheit und Sicherheit sowie Datenschutz zu prüfen und zu aktualisieren.
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Word, Excel und Outlook.
  • Erfahrung mit einem Finanzbuchhaltungssystem wie Sage oder Intacct.
  • Fließende Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau sowie geschäftliche Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team effektiv zu arbeiten.
  • Ausgeprägte Organisations-, Priorisierungs- und bereichsübergreifende Zusammenarbeitfähigkeiten.
  • Außergewöhnliche Sorgfalt und Genauigkeit auch unter Druck.
  • Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
  • Professionelles Auftreten als Vertreter:in der Organisation.
  • Anpassungsfähigkeit bei wechselnder Arbeitsbelastung und Fähigkeit, Fristen einzuhalten.
  • Kenntnisse im Umgang mit zweckgebundenen Fördermitteln sind erwünscht.
  • Erfahrung mit einem HR-System ist erwünscht.
  • Erfahrung in einer gemeinnützigen Organisation ist erwünscht.

Zusatzleistungen

  • Mindestens 20 gesetzliche Urlaubstage pro Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche.
  • Zusätzliche 10 vertragliche Urlaubstage pro Jahr, gegebenenfalls anteilig berechnet.
  • Hybrides Arbeiten mit Ausstattung für das Arbeiten von zu Hause und erforderlicher Anwesenheit im Berliner Büro an mindestens zwei Tagen pro Woche.
  • Ein inklusives Arbeitsumfeld, das sich der Chancengleichheit verpflichtet hat.
  • Personalentwicklung, Schulungsveranstaltungen und Teamtage außerhalb des Büros.
  • Supervision, Schulungen und Besprechungen nach Bedarf.

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