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International Civil Society Centre
International Civil Society Centre
11 – 50 Mitarbeitende
GemeinnützigSoziale Wirkung
Das International Civil Society Centre ist eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in Berlin, die internationale zivilgesellschaftliche Organisationen zusammenbringt, um ihre Arbeit und ihre Vernetzung zu stärken. Mit Unterstützung für Führungskräfte, Programmen, Veranstaltungen, Wissensangeboten und Netzwerken arbeitet das Centre zu Zukunftsfragen, dem Schutz zivilgesellschaftlicher Handlungsspielräume, lokaler Verankerung, gemeinsamem Lernen und Resilienz. Unterstützt von großen internationalen NGOs hilft das Centre der Zivilgesellschaft, auf einen sich wandelnden globalen Kontext zu reagieren.
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Stellen im Unternehmen

Operations Officer

Koordination von Finanzen, Personal, IT und Governance für eine internationale zivilgesellschaftliche Organisation. Unterstützung eines ortsunabhängigen Arbeitsmodells und Teilnahme an monatlichen Treffen in Berlin.

DEDeutschland
30.000 € – 42.000 € / Jahr
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: DeutschErforderliche Sprache: EnglischBetrieb

Beschreibung

  • Tägliche Abläufe koordinieren und interne Prozesse verbessern.
  • Microsoft 365 verwalten und gemeinsam mit externen Dienstleistern IT-Support erster Ebene leisten.
  • Organisationsunterlagen, Dokumentation, Geräteverzeichnisse und grundlegende Datenschutzverwaltung pflegen.
  • Das Operationsbudget verwalten und Veranstaltungen, Reisen sowie organisatorische Aktivitäten planen.
  • Bei Bedarf IT-Support für Online-Veranstaltungen leisten.
  • Bürodienstleistungen und Büromaterial koordinieren.
  • Rechnungen und Zahlungen bearbeiten sowie Buchhaltungsunterlagen vorbereiten.
  • Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung unterstützen, einschließlich Stripe-Transaktionen, und Bank- sowie Kreditkartenabrechnungen abstimmen.
  • Finanzunterlagen pflegen und offene Vorgänge nachverfolgen.
  • Die laufende Personalverwaltung für etwa zehn Beschäftigte koordinieren und die Lohnabrechnung vorbereiten.
  • Personalunterlagen und HR-Prozesse in Personio pflegen.
  • Personalgewinnung, Onboarding und Offboarding unterstützen.
  • Mitarbeiterbefragungen, Schulungen, Weiterbildungsaktivitäten, Teamveranstaltungen und Vereinbarungen für Beschäftigte koordinieren.
  • Das Wohlbefinden der Beschäftigten sowie Maßnahmen zu Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit unterstützen.
  • Sitzungen des Kuratoriums, der Gesellschafter und des oder der Vorstandsvorsitzenden organisieren, einschließlich Vorbereitung und Nachbereitung.
  • Die Gesellschafterverwaltung unterstützen und mit dem Notariat zusammenarbeiten.
  • Governance-Unterlagen pflegen und das zugehörige Budget überwachen.

Anforderungen

  • Praktische Erfahrung im operativen oder administrativen Bereich, erworben etwa durch Berufstätigkeit, studentische Arbeit, Praktika oder ehrenamtliches Engagement.
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und Sorgfalt sowie die Fähigkeit, Aufgaben zu koordinieren, konkurrierende Prioritäten auszubalancieren und Dinge konsequent nachzuverfolgen.
  • Eine pragmatische, lösungsorientierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und bei Bedarf Unterstützung einzuholen.
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit Kolleginnen und Kollegen sowie externen Dienstleistern zusammenzuarbeiten.
  • Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Systemen sowie die Bereitschaft, neue Software und Prozesse kennenzulernen.
  • Fließende Englischkenntnisse und mindestens mittlere Deutschkenntnisse (B1/B2 oder vergleichbar).
  • Berechtigung, in Deutschland zu arbeiten.
  • Verfügbarkeit für persönliche Treffen in Berlin etwa einmal im Monat.
  • Erfahrung in der Finanz- oder Personalverwaltung ist von Vorteil.
  • Kenntnisse in Microsoft 365, Personio, Buchhaltungs- oder Ausgabenverwaltungssystemen, DATEV Unternehmen Online und Stripe sind von Vorteil.
  • Erfahrung in einer gemeinnützigen oder zivilgesellschaftlichen Organisation, einer internationalen Organisation oder einem ortsunabhängigen Arbeitsumfeld ist von Vorteil.

Zusatzleistungen

  • Familienfreundliche, flexible Regelungen für die Arbeit von zu Hause ohne feste Bürozeiten, einschließlich der Möglichkeit, für vereinbarte Zeiträume aus dem Ausland zu arbeiten.
  • Volle Gehaltsfortzahlung für bis zu fünf Kind-Krank-Tage pro Kind.
  • Flexible Arbeitszeiten rund um die Kernarbeitszeit von 10 bis 15 Uhr.
  • 30 Tage Jahresurlaub.
  • Finanzielle Unterstützung für ein Deutschlandticket oder eine Urban-Sports-Club-Mitgliedschaft.
  • Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, einschließlich bis zu drei freier Tage pro Jahr für die persönliche Entwicklung.
  • Fünf Tage gesetzlicher Bildungsurlaub.
  • Regelmäßige Online- und Präsenzveranstaltungen für das Team.
  • Jobsharing ist möglich.

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Koordination von Finanzen, Personalwesen, Compliance und Büromanagement für das Kontinentaleuropa-Büro von Women for Women International. Die hybride Vollzeitstelle ist in Deutschland angesiedelt und erfordert regelmäßige Anwesenheit im Berliner Büro.

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