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Parthenon Management Group
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51 – 200 Mitarbeitende
B2BBeratungGastgewerbe
Parthenon Management Group ist ein Verbandsmanagementunternehmen, das wissenschaftliche und medizinische Fachverbände betreut. Das Team verbindet die tägliche operative Unterstützung mit strategischer Beratung für Vorstände und bietet Dienstleistungen in den Bereichen Mitgliederbetreuung, Kommunikation, Finanzmanagement, Tagungen und Konferenzen, Veranstaltungsregistrierung, Koordination von Referierenden und Sponsoring, strategische Planung, Marketing, Fördermittelverwaltung sowie Fundraising. PMG unterstützt Verbände außerdem dabei, ihre Mitgliederleistungen und ihre organisatorische Leistungsfähigkeit durch datenbasierte Programme, Ressourcen für Vorstände und einen konsequenten Fokus auf Kundenbetreuung und Rendite zu verbessern.
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Stellen im Unternehmen

Manager für Vor-Ort-Meetings in Brentwood, Tennessee

Verantworten Sie die komplette Durchführung von Meetings für Verbandskunden der Parthenon Management Group – von Veranstaltungsort und Anmeldung bis zu Budgets und Umsetzung vor Ort. Koordinieren Sie Dienstleister, Aussteller, Marketing, Akkreditierung, Reisen und Kundenteams, um erfolgreiche Veranstaltungen zu realisieren.

USVereinigte StaatenTNTennessee
60.000 $ – 70.000 $ / Jahr
Vor OrtVollzeitJuniorMittlere StufeErforderliche Sprache: EnglischManager

Beschreibung

  • Verantwortung für das gesamte Logistikprogramm der PMG-Kundenmeetings
  • Koordination mit Veranstaltungsorten zur Finalisierung detaillierter Veranstaltungspläne und Vereinbarungen
  • Erstellung von Funktionsplänen und Veranstaltungsspezifikationen auf Grundlage genehmigter Programmpläne
  • Überwachung veranstaltungsbezogener Verträge von der Entwicklung der Ausschreibungsunterlagen und Beschaffungsverhandlungen über die Durchführung bis zur finanziellen Abstimmung
  • Organisation von Hotel- und Reiseunterkünften für Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder und Referenten
  • Koordination von audiovisuellen Leistungen, Dekoration, Internet und weiteren unterstützenden Veranstaltungsservices
  • Aufbau und Pflege von Websites für die Konferenzanmeldung
  • Verwaltung von Zimmerkontingenten und Unterkunftszuteilungen
  • Nachverfolgung von Anmeldungstrends und Hotelabrufberichten zur Unterstützung von Prognosen und Budgets im Jahresvergleich
  • Erstellung von Teilnehmerbewertungen für Meetings
  • Koordination von Ausschuss- und Partnertreffen
  • Entwicklung von Sitzungsplänen und Zeitplänen gemeinsam mit dem Meetings Content Manager
  • Abschluss einer Veranstaltungsversicherung sowie einer optionalen Ausfallversicherung für Veranstaltungen
  • Erstellung und Präsentation von Unterlagen für Unternehmensunterstützung und Aussteller
  • Betreuung von Ausstellern und Sponsoren während Veranstaltungen vor Ort
  • Aufbau und Pflege von Meeting-Websites
  • Zusammenarbeit mit dem Marketing bei Konferenzbannern und Werbematerialien
  • Erstellung und Verwaltung von Zeitplänen für E-Mail- und Social-Media-Kampagnen
  • Erstellung, Präsentation und Überarbeitung von Meeting-Budgets zur Genehmigung durch den Vorstand
  • Durchführung der finanziellen Abstimmung nach der Veranstaltung
  • Einholung von Akkreditierungsvereinbarungen und Bestätigung der Genehmigung von Referentenoffenlegungen
  • Entwicklung von Bewertungen nach Meetings und Ausstellung von Akkreditierungszertifikaten
  • Agieren als primäre Ansprechperson für Meetings und Verbindungsperson vor Ort für Hotels und Dienstleister
  • Bestätigung, dass die Hotellogistik gemäß den Veranstaltungsanforderungen umgesetzt wird
  • Leitung des Veranstaltungsbetriebs vor Ort, Delegierung von Aufgaben an das Personal vor Ort und Führung des Kundenteams

Anforderungen

  • Bachelorabschluss sowie mindestens zwei Jahre Erfahrung im Event- und Meetingmanagement oder im Verbandswesen oder mindestens fünf Jahre einschlägige Erfahrung im Event- und Meetingmanagement
  • CMP-Zertifizierung oder vergleichbare Qualifikation bevorzugt
  • Vertrautheit mit aktuellen Trends und Best Practices der Veranstaltungs- und Meetingplanung
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Proaktive Fähigkeit, potenzielle Probleme vorauszusehen und zu lösen
  • Sehr organisierte Arbeitsweise bei der Verwaltung von Veranstaltungsaufgaben
  • Fähigkeit, konkurrierende Aufgaben mehrerer Projektmanager zu priorisieren und Zeitpläne für die Fertigstellung klar zu kommunizieren
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office
  • Fähigkeit, Kartons mit einem Gewicht von 35–40 Pfund anzuheben und zu öffnen
  • Fähigkeit, während Veranstaltungstagen vor Ort lange zu stehen und zu gehen

Zusatzleistungen

  • Flexible Arbeitszeitmodelle, einschließlich Möglichkeiten zur Arbeit von zu Hause
  • Bezahlte Freistellung für ehrenamtliche Tätigkeiten
  • Gewinnbeteiligungsprogramm
  • Krankenversicherung
  • Sehhilfenversicherung
  • Zahnversicherung
  • Invaliditätsversicherung
  • 401(k)-Plan
  • Zwei persönliche Urlaubstage
  • Acht bezahlte Feiertage
  • Bezahlte Freizeit
  • Sechs Wochen Elternzeit
  • Ein bezahlter Give Back Day für ehrenamtliches Engagement

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