Parthenon Management Group — компанія з управління асоціаціями, що обслуговує наукові та медичні асоціації. Її команда поєднує щоденну операційну підтримку зі стратегічними консультаціями для рад директорів і надає послуги з роботи з членами асоціацій, комунікацій, фінансового управління, організації зустрічей і конференцій, реєстрації на заходи, координації спікерів і спонсорства, стратегічного планування, маркетингу, управління грантами та залучення коштів. PMG також допомагає асоціаціям покращувати обслуговування членів і ефективність організації за допомогою програм, заснованих на аналізі даних, ресурсів для рад директорів, а також уваги до підтримки клієнтів і окупності інвестицій.
Менеджер очних заходів у Брентвуді, штат Теннессі
Керуйте всіма операціями з проведення заходів для клієнтів-асоціацій Parthenon Management Group: від укладання договорів із майданчиками та реєстрації до бюджетів і роботи на місці. Координуйте постачальників, експонентів, маркетинг, акредитацію, поїздки та команди клієнтів для успішного проведення заходів.
Опис
- Керувати всією логістичною програмою заходів для клієнтів PMG
- Координувати роботу з майданчиками для узгодження детальних планів і організації заходів
- Готувати функціональні листи та специфікації заходів на основі затверджених програм
- Контролювати договори, пов’язані із заходами: від підготовки RFP і переговорів із постачальниками до виконання та фінансової звірки
- Організовувати проживання в готелях і поїздки для членів правління, комітетів і доповідачів
- Координувати аудіовізуальні послуги, декор, інтернет та інші супровідні послуги
- Створювати й підтримувати сайти реєстрації на конференції
- Керувати блоками номерів і розподілом розміщення
- Відстежувати тенденції реєстрації та звіти про завантаження готелів для підготовки річних прогнозів і бюджетів
- Створювати оцінювання заходів для учасників
- Координувати засідання комітетів і афілійованих організацій
- Розробляти плани сесій і розклади спільно з менеджером із контенту зустрічей
- Оформлювати страхування заходів і додаткове страхування на випадок скасування заходу
- Створювати й презентувати проспекти для корпоративних партнерів та експонентів
- Керувати експонентами й спонсорами під час заходів на місці
- Створювати й підтримувати сайти заходів
- Співпрацювати з маркетингом над банерами конференцій і рекламними матеріалами
- Створювати й вести графіки кампаній електронною поштою та в соціальних мережах
- Готувати, презентувати й переглядати бюджети заходів для затвердження правлінням
- Проводити фінансову звірку після заходів
- Отримувати угоди про акредитацію та підтверджувати затвердження інформації про доповідачів
- Розробляти оцінювання після зустрічей і видавати сертифікати акредитації
- Бути основною контактною особою щодо заходів і представником на місці для готелів та постачальників
- Підтверджувати виконання готельної логістики відповідно до вимог заходу
- Керувати операціями на місці, розподіляти завдання між працівниками та спрямовувати команду клієнта
Вимоги
- Вища освіта та щонайменше два роки досвіду в управлінні заходами й зустрічами або в некомерційній асоціації, або щонайменше п’ять років релевантного досвіду в управлінні заходами й зустрічами
- Бажана сертифікація CMP або аналогічна сертифікація
- Знання сучасних тенденцій і найкращих практик планування заходів і зустрічей
- Відмінні навички письмової та усної комунікації
- Проактивність і здатність передбачати та вирішувати потенційні проблеми
- Висока організованість у роботі із заходами
- Уміння визначати пріоритети серед конкуруючих завдань від кількох керівників проєктів і чітко повідомляти строки виконання
- Володіння Microsoft Office
- Здатність підіймати й відкривати коробки вагою 35–40 фунтів
- Здатність багато стояти та ходити в дні проведення заходів на місці
Переваги
- Гнучкий графік, зокрема можливість працювати з дому
- Оплачувані дні для волонтерської діяльності
- Програма участі в прибутку
- Медичне страхування
- Страхування зору
- Стоматологічне страхування
- Страхування на випадок інвалідності
- План 401(k)
- Два особисті дні
- Вісім оплачуваних святкових днів
- Оплачувана відпустка
- Шість тижнів відпустки для догляду за дитиною
- Один оплачуваний день Give Back для волонтерської діяльності