Η Parthenon Management Group είναι εταιρεία διαχείρισης ενώσεων που εξυπηρετεί επιστημονικές και ιατρικές ενώσεις. Η ομάδα της συνδυάζει την καθημερινή επιχειρησιακή υποστήριξη με στρατηγική καθοδήγηση για τα διοικητικά συμβούλια, παρέχοντας υπηρεσίες μελών, επικοινωνίας, οικονομικής διαχείρισης, διοργάνωσης συναντήσεων και συνεδρίων, εγγραφής σε εκδηλώσεις, συντονισμού ομιλητών και χορηγιών, στρατηγικού σχεδιασμού, μάρκετινγκ, διαχείρισης επιχορηγήσεων και υποστήριξης στη συγκέντρωση πόρων. Η PMG βοηθά επίσης τις ενώσεις να βελτιώσουν τις υπηρεσίες προς τα μέλη και την οργανωτική τους απόδοση μέσω προγραμμάτων που βασίζονται σε δεδομένα, πόρων για τα διοικητικά συμβούλια και έμφασης στην εξυπηρέτηση πελατών και την απόδοση της επένδυσης.
Υπεύθυνος Συναντήσεων στον χώρο στο Μπρέντγουντ του Τενεσί
Ηγείστε της λειτουργίας των συναντήσεων από άκρη σε άκρη για τους πελατειακούς συλλόγους της Parthenon Management Group, από τις συμβάσεις χώρων και τις εγγραφές έως τους προϋπολογισμούς και την υλοποίηση στον χώρο. Συντονίζετε προμηθευτές, εκθέτες, μάρκετινγκ, διαπίστευση, ταξίδια και ομάδες πελατών για την επιτυχή διοργάνωση εκδηλώσεων.
Περιγραφή
- Αναλάβετε το πλήρες πρόγραμμα υλικοτεχνικής υποστήριξης για τις συναντήσεις πελατών της PMG
- Συντονιστείτε με τους χώρους για την οριστικοποίηση λεπτομερών σχεδίων και ρυθμίσεων εκδηλώσεων
- Προετοιμάστε φύλλα λειτουργιών και προδιαγραφές εκδηλώσεων από τα εγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα προγραμμάτων
- Επιβλέψτε τις συμβάσεις που σχετίζονται με συναντήσεις, από την ανάπτυξη αιτημάτων υποβολής προσφορών και τις διαπραγματεύσεις προμήθειας έως την εκτέλεση και την οικονομική συμφωνία
- Κανονίστε διαμονή σε ξενοδοχεία και ταξίδια για μέλη του διοικητικού συμβουλίου, μέλη επιτροπών και παρουσιαστές
- Συντονίστε οπτικοακουστικές υπηρεσίες, διακόσμηση, διαδίκτυο και άλλες υποστηρικτικές υπηρεσίες εκδηλώσεων
- Δημιουργήστε και συντηρήστε ιστοτόπους εγγραφής συνεδρίων
- Διαχειριστείτε το απόθεμα δεσμευμένων δωματίων και τις κατανομές διαμονής
- Παρακολουθήστε τις τάσεις εγγραφών και τις αναφορές πληρότητας ξενοδοχείων για την υποστήριξη ετήσιων προβλέψεων και προϋπολογισμών
- Δημιουργήστε αξιολογήσεις συναντήσεων για τους συμμετέχοντες
- Συντονίστε συναντήσεις επιτροπών και συνεργαζόμενων φορέων
- Αναπτύξτε σχέδια συνεδριών και χρονοδιαγράμματα με τον Υπεύθυνο Περιεχομένου Συναντήσεων
- Εξασφαλίστε ασφάλιση εκδήλωσης και προαιρετική ασφάλιση ακύρωσης εκδήλωσης
- Δημιουργήστε και παρουσιάστε ενημερωτικά φυλλάδια εταιρικής υποστήριξης και εκθετών
- Διαχειριστείτε εκθέτες και χορηγούς κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων στον χώρο
- Δημιουργήστε και συντηρήστε ιστοτόπους συναντήσεων
- Συνεργαστείτε με το Μάρκετινγκ για πανό συνεδρίων και προωθητικό υλικό
- Δημιουργήστε και διαχειριστείτε χρονοδιαγράμματα εκστρατειών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κοινωνικών μέσων
- Προετοιμάστε, παρουσιάστε και αναθεωρήστε προϋπολογισμούς συναντήσεων για έγκριση από το διοικητικό συμβούλιο
- Ολοκληρώστε την οικονομική συμφωνία μετά την εκδήλωση
- Εξασφαλίστε συμφωνίες διαπίστευσης και επιβεβαιώστε ότι έχουν εγκριθεί οι δηλώσεις των παρουσιαστών
- Αναπτύξτε αξιολογήσεις μετά τη συνάντηση και εκδώστε πιστοποιητικά διαπίστευσης
- Ενεργήστε ως κύριο σημείο επαφής για τη συνάντηση και ως σύνδεσμος στον χώρο για ξενοδοχεία και προμηθευτές
- Επιβεβαιώστε ότι η ξενοδοχειακή υλικοτεχνική υποστήριξη παρέχεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις της εκδήλωσης
- Ηγηθείτε της λειτουργίας της εκδήλωσης στον χώρο, αναθέστε καθήκοντα στο επιτόπιο προσωπικό και κατευθύνετε την ομάδα προσωπικού του πελάτη
Απαιτήσεις
- Πτυχίο πανεπιστημίου και τουλάχιστον δύο χρόνια εμπειρίας στη διαχείριση εκδηλώσεων και συναντήσεων ή σε μη κερδοσκοπικό σύλλογο, ή τουλάχιστον πέντε χρόνια σχετικής εμπειρίας στη διαχείριση εκδηλώσεων και συναντήσεων
- Η πιστοποίηση CMP ή αντίστοιχη πιστοποίηση θα εκτιμηθεί
- Εξοικείωση με τις τρέχουσες τάσεις και τις βέλτιστες πρακτικές στον σχεδιασμό εκδηλώσεων και συναντήσεων
- Εξαιρετικές γραπτές και προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες
- Προορατική ικανότητα πρόβλεψης και αντιμετώπισης πιθανών ζητημάτων
- Ιδιαίτερα οργανωμένη προσέγγιση στη διαχείριση εργασιών εκδηλώσεων
- Ικανότητα ιεράρχησης ανταγωνιστικών αναθέσεων από πολλούς υπεύθυνους έργων και σαφούς επικοινωνίας των χρονοδιαγραμμάτων ολοκλήρωσης
- Άριστη γνώση του Microsoft Office
- Ικανότητα ανύψωσης και ανοίγματος κιβωτίων βάρους 35–40 λιβρών
- Ικανότητα παρατεταμένης ορθοστασίας και βάδισης κατά τις ημέρες εκδηλώσεων στον χώρο
Παροχές
- Ευέλικτες επιλογές προγραμματισμού, συμπεριλαμβανομένων ρυθμίσεων εργασίας από το σπίτι
- Αμειβόμενες ημέρες εθελοντισμού
- Πρόγραμμα συμμετοχής στα κέρδη
- Ιατρική ασφάλιση
- Ασφάλιση όρασης
- Οδοντιατρική ασφάλιση
- Ασφάλιση αναπηρίας
- Πρόγραμμα 401(k)
- Δύο προσωπικές ημέρες
- Οκτώ αμειβόμενες αργίες
- Άδεια μετ’ αποδοχών
- Έξι εβδομάδες γονικής άδειας
- Μία αμειβόμενη ημέρα Give Back για εθελοντισμό