Parthenon Management Group je tvrtka za upravljanje udrugama koja pruža usluge znanstvenim i medicinski usmjerenim udrugama. Njezin tim objedinjuje svakodnevnu operativnu podršku sa strateškim savjetovanjem upravnih odbora te pruža usluge članstva, komunikaciju, financijsko upravljanje, organizaciju sastanaka i konferencija, registraciju za događanja, koordinaciju govornika i sponzora, strateško planiranje, marketing, upravljanje bespovratnim sredstvima i podršku pri prikupljanju sredstava. PMG također pomaže udrugama unaprijediti usluge za članove i organizacijsku učinkovitost kroz programe utemeljene na podacima, resurse za upravne odbore te usmjerenost na korisničku podršku i povrat ulaganja.
Voditelj onsite sastanaka u Brentwoodu, Tennessee
Vodite cjelokupne operacije sastanaka za klijente udruženja tvrtke Parthenon Management Group, od ugovaranja prostora i registracije do proračuna i provedbe na lokaciji. Koordinirajte dobavljače, izlagače, marketing, akreditaciju, putovanja i klijentske timove radi uspješne provedbe događanja.
Sjedinjene Američke Države
Tennessee60.000 $ – 70.000 $ / godina
U ureduPuno radno vrijemeJuniorSrednja razinaObavezan Jezik: engleskiVoditeljOpis
- Vođenje cjelokupnog logističkog programa sastanaka klijenata PMG-a
- Koordiniranje s lokacijama radi dovršavanja detaljnih planova i organizacije događanja
- Priprema funkcijskih listova i specifikacija događanja na temelju odobrenih programskih rasporeda
- Nadzor ugovora povezanih sa sastancima, od izrade zahtjeva za ponudu i pregovora o nabavi do provedbe i financijskog usklađivanja
- Organiziranje hotelskog smještaja i putovanja za članove upravnog odbora, članove odbora i predavače
- Koordiniranje audiovizualnih usluga, dekoracija, interneta i drugih pomoćnih usluga događanja
- Izrada i održavanje web-stranica za registraciju konferencija
- Upravljanje kapacitetom bloka soba i raspodjelom smještaja
- Praćenje trendova registracije i izvješća o hotelskoj popunjenosti radi podrške međugodišnjim prognozama i proračunima
- Izrada evaluacija sastanaka za sudionike
- Koordiniranje sastanaka odbora i pridruženih organizacija
- Izrada planova i rasporeda sesija s voditeljem sadržaja sastanaka
- Ugovoaranje osiguranja događanja i opcionalnog osiguranja od otkazivanja događanja
- Izrada i predstavljanje prospekata za korporativnu podršku i izlagače
- Upravljanje izlagačima i sponzorima tijekom događanja na lokaciji
- Izrada i održavanje web-stranica sastanaka
- Suradnja s marketingom na konferencijskim bannerima i promotivnim materijalima
- Izrada i upravljanje vremenskim planovima kampanja putem e-pošte i društvenih medija
- Priprema, predstavljanje i izmjena proračuna sastanaka za odobrenje upravnog odbora
- Dovršavanje financijskog usklađivanja nakon događanja
- Pribavljanje sporazuma o akreditaciji i potvrđivanje odobrenja objava predavača
- Izrada evaluacija nakon sastanka i izdavanje akreditacijskih potvrda
- Djelovanje kao glavna kontaktna osoba za sastanke i kontaktna osoba na lokaciji za hotele i dobavljače
- Potvrđivanje da se hotelska logistika provodi u skladu sa zahtjevima događanja
- Vođenje operacija događanja na lokaciji, raspoređivanje zadataka osoblju na lokaciji i usmjeravanje klijentskog tima
Zahtjevi
- Prvostupnik ili magistar uz najmanje dvije godine iskustva u upravljanju događanjima i sastancima ili iskustva u neprofitnoj strukovnoj udruzi, odnosno najmanje pet godina relevantnog iskustva u upravljanju događanjima i sastancima
- Prednost je CMP ili usporediva certifikacija
- Poznavanje aktualnih trendova i najboljih praksi u planiranju događanja i sastanaka
- Izvrsne pisane i usmene komunikacijske vještine
- Proaktivan pristup predviđanju i rješavanju potencijalnih problema
- Visoko organiziran pristup upravljanju poslovima povezanima s događanjima
- Sposobnost određivanja prioriteta među konkurentskim zadacima više voditelja projekata i jasnog komuniciranja rokova dovršetka
- Napredno poznavanje paketa Microsoft Office
- Sposobnost podizanja i otvaranja kutija težine 35–40 funti
- Sposobnost dugotrajnog stajanja i hodanja tijekom dana događanja na lokaciji
Pogodnosti
- Fleksibilne mogućnosti rasporeda, uključujući rad od kuće
- Plaćeni dani za volontiranje
- Program podjele dobiti
- Zdravstveno osiguranje
- Osiguranje vida
- Stomatološko osiguranje
- Invalidsko osiguranje
- Plan 401(k)
- Dva osobna dana
- Osam plaćenih blagdana
- Plaćeni dopust
- Šest tjedana roditeljskog dopusta
- Jedan plaćeni Give Back Day za volontiranje