Parthenon Management Group is een organisatie voor verenigingsmanagement die wetenschappelijke en medisch gerelateerde verenigingen ondersteunt. Het team combineert dagelijkse operationele ondersteuning met strategisch advies aan besturen en biedt diensten op het gebied van ledenservice, communicatie, financieel beheer, bijeenkomsten en congressen, evenementregistratie, coördinatie van sprekers en sponsoring, strategische planning, marketing, subsidiebeheer en fondsenwerving. PMG helpt verenigingen ook om hun dienstverlening aan leden en hun organisatorische prestaties te verbeteren met datagestuurde programma’s, hulpmiddelen voor besturen en een sterke focus op klantenservice en rendement op investeringen.
Manager bijeenkomsten op locatie in Brentwood, Tennessee
Leid de volledige organisatie van bijeenkomsten voor verenigingsklanten van Parthenon Management Group, van locatiecontracten en registratie tot budgetten en uitvoering op locatie. Coördineer leveranciers, exposanten, marketing, accreditatie, reizen en klantenteams om succesvolle evenementen te realiseren.
Verenigde Staten
Tennessee$ 60.000 – $ 70.000 / jaar
Op locatieVoltijdJuniorMediorVereiste Taal: EngelsManagerBeschrijving
- Verantwoordelijk voor het volledige logistieke programma van bijeenkomsten voor PMG-klanten
- Coördineren met locaties om gedetailleerde evenementplannen en afspraken af te ronden
- Opstellen van functieschema’s en evenementenpecificaties op basis van goedgekeurde programmaschema’s
- Toezien op vergadergerelateerde contracten, van het opstellen van RFP’s en inkooponderhandelingen tot uitvoering en financiële afstemming
- Organiseren van hotel- en reisaccommodaties voor bestuursleden, commissieleden en presentatoren
- Coördineren van audiovisuele voorzieningen, decoratie, internet en andere ondersteunende evenementenservices
- Opbouwen en onderhouden van websites voor conferentieregistratie
- Beheren van kamerblokken en toewijzingen van accommodaties
- Volgen van registratietrends en hotelbezettingsrapporten ter ondersteuning van prognoses en budgetten van jaar tot jaar
- Opstellen van evaluaties voor deelnemers aan bijeenkomsten
- Coördineren van commissie- en partnerbijeenkomsten
- Ontwikkelen van sessieplannen en schema’s met de Meetings Content Manager
- Afsluiten van evenementenverzekeringen en optionele annuleringsverzekeringen voor evenementen
- Opstellen en presenteren van prospectussen voor bedrijfsondersteuning en exposanten
- Beheren van exposanten en sponsors tijdens evenementen op locatie
- Opbouwen en onderhouden van websites voor bijeenkomsten
- Samenwerken met Marketing aan conferentiebanners en promotiemateriaal
- Opstellen en beheren van tijdlijnen voor e-mail- en socialmediacampagnes
- Opstellen, presenteren en herzien van budgetten voor bijeenkomsten ter goedkeuring door het bestuur
- Uitvoeren van de financiële afstemming na het evenement
- Verkrijgen van accreditatieovereenkomsten en bevestigen dat verklaringen van presentatoren zijn goedgekeurd
- Ontwikkelen van evaluaties na bijeenkomsten en uitreiken van accreditatiecertificaten
- Optreden als eerste contactpersoon voor bijeenkomsten en contactpersoon op locatie voor hotels en leveranciers
- Bevestigen dat de hoteldiensten volgens de evenementvereisten worden geleverd
- Leiden van de evenementenactiviteiten op locatie, taken toewijzen aan medewerkers op locatie en het klantenteam aansturen
Vereisten
- Bacheloropleiding plus minimaal twee jaar ervaring in evenementen- en bijeenkomstenmanagement of bij een non-profitvereniging, of minimaal vijf jaar relevante ervaring in evenementen- en bijeenkomstenmanagement
- CMP-certificering of vergelijkbare certificering heeft de voorkeur
- Vertrouwdheid met actuele trends en best practices op het gebied van evenementen- en bijeenkomstenplanning
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Proactief vermogen om mogelijke problemen te voorzien en aan te pakken
- Zeer georganiseerde aanpak van het beheren van evenementenwerk
- Vermogen om concurrerende opdrachten van meerdere projectmanagers te prioriteren en duidelijk te communiceren wanneer werkzaamheden worden afgerond
- Vaardigheid met Microsoft Office
- Vermogen om dozen van 35–40 pond te tillen en te openen
- Vermogen om tijdens evenementdagen op locatie langdurig te staan en te lopen
Voordelen
- Flexibele werktijdopties, waaronder thuiswerkmogelijkheden
- Betaalde vrijwilligersdagen
- Winstdelingsprogramma
- Zorgverzekering
- Oogzorgverzekering
- Tandartsverzekering
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering
- 401(k)-plan
- Twee persoonlijke dagen
- Acht betaalde feestdagen
- Betaald verlof
- Zes weken ouderschapsverlof
- Eén betaalde Give Back Day voor vrijwilligerswerk