Parthenon Management Group es una empresa de gestión de asociaciones que presta servicios a asociaciones científicas y relacionadas con el ámbito médico. Su equipo combina el apoyo operativo diario con orientación estratégica para las juntas directivas, y ofrece servicios de afiliación, comunicación, gestión financiera, organización de reuniones y congresos, inscripción en eventos, coordinación de ponentes y patrocinios, planificación estratégica, marketing, gestión de subvenciones y apoyo para la captación de fondos. PMG también ayuda a las asociaciones a mejorar los servicios para sus miembros y el rendimiento de la organización mediante programas basados en datos, recursos para las juntas directivas y un enfoque centrado en la atención al cliente y el retorno de la inversión.
Gerente de reuniones presenciales en Brentwood, Tennessee
Lidera las operaciones integrales de reuniones para los clientes de asociaciones de Parthenon Management Group, desde la contratación de espacios y el registro hasta los presupuestos y la ejecución en el lugar. Coordina a proveedores, expositores, marketing, acreditación, viajes y equipos de clientes para organizar eventos exitosos.
Estados Unidos
Tennessee60.000 $ – 70.000 $ / año
PresencialTiempo completoJuniorIntermedioIdioma Obligatorio: inglésGerenteDescripción
- Gestionar el programa logístico completo de las reuniones de los clientes de PMG
- Coordinar con los espacios para finalizar los planes y preparativos detallados del evento
- Preparar hojas funcionales y especificaciones del evento a partir de los programas aprobados
- Supervisar los contratos relacionados con las reuniones, desde el desarrollo de solicitudes de propuestas y las negociaciones con proveedores hasta la ejecución y la conciliación financiera
- Organizar el alojamiento en hoteles y los viajes para miembros de la junta directiva, comités y ponentes
- Coordinar los servicios audiovisuales, de decoración, internet y otros servicios complementarios del evento
- Crear y mantener sitios web de registro para conferencias
- Gestionar el inventario de bloques de habitaciones y la asignación de alojamientos
- Realizar el seguimiento de las tendencias de registro y los informes de ocupación hotelera para respaldar las previsiones y los presupuestos interanuales
- Crear evaluaciones de las reuniones para asistentes
- Coordinar reuniones de comités y organizaciones afiliadas
- Desarrollar planes y horarios de sesiones con el gerente de contenidos de reuniones
- Obtener seguros para el evento y seguros opcionales de cancelación del evento
- Crear y presentar propuestas para patrocinadores corporativos y expositores
- Gestionar a expositores y patrocinadores durante los eventos presenciales
- Crear y mantener sitios web de reuniones
- Colaborar con Marketing en pancartas de conferencias y materiales promocionales
- Crear y gestionar cronogramas de campañas de correo electrónico y redes sociales
- Preparar, presentar y revisar los presupuestos de las reuniones para su aprobación por la junta directiva
- Completar la conciliación financiera posterior al evento
- Obtener acuerdos de acreditación y confirmar que las declaraciones de los ponentes hayan sido aprobadas
- Desarrollar evaluaciones posteriores a las reuniones y emitir certificados de acreditación
- Actuar como contacto principal de las reuniones y enlace en el lugar para hoteles y proveedores
- Confirmar que la logística hotelera se ejecute de acuerdo con los requisitos del evento
- Liderar las operaciones del evento en el lugar, delegar tareas al personal presencial y dirigir al equipo del cliente
Requisitos
- Título universitario y al menos dos años de experiencia en gestión de eventos y reuniones o en asociaciones sin fines de lucro, o al menos cinco años de experiencia relevante en gestión de eventos y reuniones
- Se prefiere la certificación CMP o una certificación comparable
- Familiaridad con las tendencias y mejores prácticas actuales de planificación de eventos y reuniones
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Capacidad proactiva para anticipar y abordar posibles problemas
- Enfoque altamente organizado para gestionar el trabajo de eventos
- Capacidad para priorizar tareas simultáneas de varios gerentes de proyectos y comunicar claramente los plazos de finalización
- Dominio de Microsoft Office
- Capacidad para levantar y abrir cajas de entre 35 y 40 libras
- Capacidad para permanecer de pie y caminar durante períodos prolongados en los días de eventos presenciales
Beneficios
- Opciones de horario flexible, incluidos acuerdos de trabajo desde casa
- Días de voluntariado remunerados
- Programa de participación en las ganancias
- Seguro médico
- Seguro de visión
- Seguro dental
- Seguro por discapacidad
- Plan 401(k)
- Dos días personales
- Ocho días festivos remunerados
- Tiempo libre remunerado
- Seis semanas de licencia parental
- Un día remunerado Give Back para realizar actividades de voluntariado