Parthenon Management Group er et selskap som administrerer foreninger for vitenskapelige og medisinsk relaterte organisasjoner. Teamet kombinerer løpende operativ støtte med strategisk rådgivning til styrer og tilbyr tjenester innen medlemsservice, kommunikasjon, økonomistyring, møter og konferanser, arrangementsregistrering, koordinering av foredragsholdere og sponsorer, strategisk planlegging, markedsføring, tilskuddsforvaltning og innsamling. PMG hjelper også organisasjoner med å forbedre medlemstjenestene og den organisatoriske ytelsen gjennom datadrevne programmer, ressurser for styrer samt fokus på kundestøtte og avkastning på investeringer.
Møteansvarlig på stedet i Brentwood, Tennessee
Led møtevirksomhet fra start til slutt for Parthenon Management Groups foreningskunder, fra avtaler med møtesteder og registrering til budsjetter og gjennomføring på stedet. Koordiner leverandører, utstillere, markedsføring, akkreditering, reiser og kundeteam for å gjennomføre vellykkede arrangementer.
Beskrivelse
- Ha ansvar for hele logistikkprogrammet for PMGs kundemøter
- Koordinere med møtesteder for å ferdigstille detaljerte arrangementsplaner og avtaler
- Utarbeide funksjonsark og arrangementsspesifikasjoner basert på godkjente programplaner
- Føre tilsyn med møterelaterte kontrakter fra utarbeidelse av forespørsler og innkjøpsforhandlinger til gjennomføring og økonomisk avstemming
- Ordne hotell- og reisearrangementer for styremedlemmer, komitémedlemmer og foredragsholdere
- Koordinere audiovisuelle tjenester, dekorasjoner, internett og andre støttetjenester for arrangementer
- Bygge og vedlikeholde nettsteder for konferanseregistrering
- Administrere romblokker og fordele innkvartering
- Følge registreringstrender og rapporter over hotellbestillinger til støtte for prognoser og budsjetter fra år til år
- Utarbeide evalueringer av deltakernes møter
- Koordinere komité- og tilknyttede møter
- Utvikle sesjonsplaner og tidsplaner sammen med innholdsansvarlig for møter
- Tegne arrangements- og valgfri avbestillingsforsikring
- Utarbeide og presentere prospekter for bedriftstøtte og utstillere
- Administrere utstillere og sponsorer under arrangementer på stedet
- Bygge og vedlikeholde møtewebsteder
- Samarbeide med markedsavdelingen om konferansebannere og reklamemateriell
- Opprette og administrere tidsplaner for e-post- og sosiale mediekampanjer
- Utarbeide, presentere og revidere møtebudsjetter for styrets godkjenning
- Gjennomføre økonomisk avstemming etter arrangementer
- Innhente akkrediteringsavtaler og bekrefte at foredragsholdernes opplysninger er godkjent
- Utvikle evalueringer etter møter og utstede akkrediteringsbevis
- Være den primære møtekontakten og kontaktpersonen på stedet for hoteller og leverandører
- Bekrefte at hotellets logistikk leveres i henhold til arrangements krav
- Lede driften av arrangementer på stedet, delegere oppgaver til personale på stedet og lede kundens personalteam
Krav
- Bachelorgrad samt minst to års erfaring med arrangements- og møteledelse eller erfaring fra en ideell forening, eller minst fem års relevant erfaring med arrangements- og møteledelse
- CMP eller tilsvarende sertifisering er en fordel
- Kjennskap til aktuelle trender og beste praksis innen arrangements- og møteplanlegging
- Svært gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner
- Proaktiv evne til å forutse og håndtere potensielle problemer
- Svært strukturert tilnærming til håndtering av arrangementsarbeid
- Evne til å prioritere konkurrerende oppgaver fra flere prosjektledere og tydelig kommunisere tidsplaner for ferdigstillelse
- Gode ferdigheter i Microsoft Office
- Evne til å løfte og åpne esker som veier 35–40 pund
- Evne til å stå og gå mye under arrangementsdager på stedet
Fordeler
- Fleksible arbeidstidsordninger, inkludert mulighet for å jobbe hjemmefra
- Betalte frivilligdager
- Overskuddsdelingsprogram
- Helseforsikring
- Synsforsikring
- Tannforsikring
- Uføreforsikring
- 401(k)-ordning
- To personlige fridager
- Åtte betalte helligdager
- Betalt permisjon
- Seks ukers foreldrepermisjon
- Én betalt Give Back-dag for frivillig arbeid