Parthenon Management Group je společnost pro správu asociací, která poskytuje služby vědeckým a zdravotnickým asociacím. Její tým kombinuje každodenní provozní podporu se strategickým poradenstvím pro správní rady a zajišťuje členské služby, komunikaci, finanční řízení, organizaci schůzí a konferencí, registraci na akce, koordinaci řečníků a sponzorství, strategické plánování, marketing, správu grantů a podporu fundraisingu. PMG také pomáhá asociacím zlepšovat služby pro členy a organizační výkonnost prostřednictvím programů založených na datech, zdrojů pro správní rady a zaměření na zákaznickou podporu a návratnost investic.
Manažer prezenčních schůzek v Brentwoodu v Tennessee
Řiďte kompletní organizaci schůzek pro asociační klienty společnosti Parthenon Management Group — od smluv s místy konání a registrace až po rozpočty a realizaci na místě. Koordinujte dodavatele, vystavovatele, marketing, akreditaci, cestování a týmy klientů, aby akce proběhly úspěšně.
Popis
- Odpovídat za kompletní logistický program schůzek klientů PMG
- Koordinovat spolupráci s místy konání při finalizaci podrobných plánů a zajištění akcí
- Připravovat funkční listy a specifikace akcí podle schválených programů
- Dohlížet na smlouvy související se schůzkami od přípravy RFP a jednání s dodavateli až po realizaci a finanční odsouhlasení
- Zajišťovat hotelové a cestovní ubytování pro členy správní rady, výborů a přednášející
- Koordinovat audiovizuální služby, výzdobu, internet a další podpůrné služby akcí
- Vytvářet a udržovat weby pro registraci na konference
- Spravovat bloky pokojů a přidělování ubytování
- Sledovat trendy registrací a zprávy o obsazenosti hotelů pro podporu meziročních prognóz a rozpočtů
- Vytvářet hodnocení schůzek pro účastníky
- Koordinovat schůzky výborů a partnerských organizací
- Vytvářet plány sekcí a harmonogramy společně s manažerem obsahu schůzek
- Zajišťovat pojištění akcí a volitelné pojištění pro případ zrušení akce
- Vytvářet a prezentovat prospekty pro firemní podporu a vystavovatele
- Řídit vystavovatele a sponzory během akcí na místě
- Vytvářet a udržovat weby schůzek
- Spolupracovat s marketingem na konferenčních bannerech a propagačních materiálech
- Vytvářet a spravovat harmonogramy e-mailových kampaní a kampaní na sociálních sítích
- Připravovat, prezentovat a upravovat rozpočty schůzek ke schválení správní radou
- Dokončovat finanční odsouhlasení po akcích
- Získávat akreditační dohody a potvrzovat schválení zveřejněných informací o přednášejících
- Vytvářet hodnocení po schůzkách a vydávat akreditační certifikáty
- Být hlavní kontaktní osobou pro schůzky a kontaktní osobou na místě pro hotely a dodavatele
- Potvrzovat zajištění hotelové logistiky podle požadavků akce
- Řídit provoz akcí na místě, přidělovat úkoly pracovníkům na místě a vést tým klienta
Požadavky
- Vysokoškolské vzdělání a alespoň dva roky zkušeností s řízením akcí a schůzek nebo v neziskové asociaci, případně alespoň pět let relevantních zkušeností s řízením akcí a schůzek
- Výhodou je certifikace CMP nebo srovnatelná certifikace
- Znalost aktuálních trendů a osvědčených postupů v plánování akcí a schůzek
- Výborné písemné a ústní komunikační dovednosti
- Proaktivní schopnost předvídat a řešit potenciální problémy
- Vysoce organizovaný přístup k řízení práce na akcích
- Schopnost určovat priority mezi konkurenčními úkoly od více projektových manažerů a jasně komunikovat termíny dokončení
- Znalost Microsoft Office
- Schopnost zvedat a otevírat krabice o hmotnosti 35–40 liber
- Schopnost dlouhodobě stát a chodit během dnů konání akcí na místě
Benefity
- Flexibilní možnosti rozvržení práce včetně práce z domova
- Placené dny na dobrovolnickou činnost
- Program podílu na zisku
- Zdravotní pojištění
- Pojištění zraku
- Zubní pojištění
- Pojištění pro případ invalidity
- Plán 401(k)
- Dva osobní dny
- Osm placených svátků
- Placené volno
- Šest týdnů rodičovské dovolené
- Jeden placený den Give Back na dobrovolnickou činnost