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Parthenon Management Group
Parthenon Management Group
51 – 200 Employés
B2BConseilHôtellerie
Parthenon Management Group est une société de gestion d’associations au service d’associations scientifiques et liées au domaine médical. Son équipe associe un soutien opérationnel quotidien à des conseils stratégiques pour les conseils d’administration, en proposant des services aux membres, de la communication, la gestion financière, l’organisation de réunions et de congrès, l’inscription aux événements, la coordination des intervenants et des sponsors, la planification stratégique, le marketing, la gestion des subventions et un accompagnement pour la collecte de fonds. PMG aide également les associations à améliorer leurs services aux membres et leur performance organisationnelle grâce à des programmes fondés sur les données, des ressources destinées aux conseils d’administration et une attention particulière portée au service client et au retour sur investissement.
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Offres de l’entreprise

Responsable des réunions sur site à Brentwood, Tennessee

Pilotez de bout en bout les opérations de réunion pour les clients associatifs de Parthenon Management Group, de la contractualisation des lieux et des inscriptions aux budgets et à la réalisation sur site. Coordonnez les prestataires, exposants, équipes marketing, accréditations, déplacements et équipes clientes pour organiser des événements réussis.

USÉtats-UnisTNTennessee
60 000 $ – 70 000 $ / an
Sur siteTemps pleinJuniorIntermédiaireLangue Requise : anglaisResponsable

Description

  • Gérer l’ensemble du programme logistique des réunions des clients de PMG
  • Coordonner avec les lieux afin de finaliser les plans et dispositions détaillés des événements
  • Préparer les fiches fonctionnelles et les spécifications des événements à partir des programmes approuvés
  • Superviser les contrats liés aux réunions, du développement des appels d’offres et des négociations avec les fournisseurs jusqu’à l’exécution et au rapprochement financier
  • Organiser l’hébergement hôtelier et les déplacements des membres du conseil d’administration, des membres des comités et des intervenants
  • Coordonner les services audiovisuels, de décoration, d’internet et autres services de soutien aux événements
  • Créer et maintenir les sites d’inscription aux conférences
  • Gérer l’inventaire des blocs de chambres et les attributions d’hébergement
  • Suivre les tendances d’inscription et les rapports de prise en charge hôtelière pour appuyer les prévisions et budgets d’une année sur l’autre
  • Créer les évaluations des réunions pour les participants
  • Coordonner les réunions des comités et des organisations affiliées
  • Élaborer les plans et calendriers des sessions avec le responsable du contenu des réunions
  • Obtenir l’assurance événementielle et l’assurance facultative contre l’annulation de l’événement
  • Créer et présenter les prospectus de soutien d’entreprise et d’exposition
  • Gérer les exposants et les sponsors pendant les événements sur site
  • Créer et maintenir les sites web des réunions
  • Collaborer avec le service Marketing sur les bannières de conférence et les supports promotionnels
  • Créer et gérer les calendriers des campagnes d’e-mailing et de réseaux sociaux
  • Préparer, présenter et réviser les budgets des réunions pour approbation par le conseil d’administration
  • Effectuer le rapprochement financier après l’événement
  • Obtenir les accords d’accréditation et confirmer l’approbation des déclarations des intervenants
  • Élaborer les évaluations post-réunion et délivrer les certificats d’accréditation
  • Être le contact principal pour les réunions et l’interlocuteur sur site des hôtels et des fournisseurs
  • Confirmer que la logistique hôtelière est assurée conformément aux exigences de l’événement
  • Piloter les opérations événementielles sur site, déléguer les missions au personnel présent sur place et diriger l’équipe du client

Exigences

  • Diplôme de licence et au moins deux ans d’expérience en gestion d’événements et de réunions ou dans une association à but non lucratif, ou au moins cinq ans d’expérience pertinente en gestion d’événements et de réunions
  • La certification CMP ou une certification comparable est souhaitée
  • Bonne connaissance des tendances et des meilleures pratiques actuelles en matière de planification d’événements et de réunions
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale
  • Capacité proactive à anticiper et à résoudre les problèmes potentiels
  • Organisation rigoureuse dans la gestion du travail événementiel
  • Capacité à hiérarchiser des missions concurrentes provenant de plusieurs chefs de projet et à communiquer clairement les délais d’achèvement
  • Maîtrise de Microsoft Office
  • Capacité à soulever et à ouvrir des cartons pesant de 35 à 40 livres
  • Capacité à rester debout et à marcher longuement pendant les journées d’événements sur site

Avantages

  • Options d’horaires flexibles, y compris le télétravail
  • Journées de bénévolat rémunérées
  • Programme de participation aux bénéfices
  • Assurance médicale
  • Assurance vision
  • Assurance dentaire
  • Assurance invalidité
  • Plan 401(k)
  • Deux jours personnels
  • Huit jours fériés rémunérés
  • Congés payés
  • Six semaines de congé parental
  • Une journée rémunérée Give Back pour faire du bénévolat

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