Parthenon Management Group är ett företag som arbetar med föreningsadministration för vetenskapliga och medicinrelaterade organisationer. Teamet kombinerar löpande operativt stöd med strategisk rådgivning till styrelser och erbjuder tjänster inom medlemsservice, kommunikation, ekonomisk förvaltning, möten och konferenser, evenemangsregistrering, samordning av talare och sponsorer, strategisk planering, marknadsföring, bidragshantering och insamling. PMG hjälper också organisationer att förbättra medlemsservicen och den organisatoriska effektiviteten genom datadrivna program, styrelseresurser samt fokus på kundsupport och avkastning på investeringar.
Ansvarig för möten på plats i Brentwood, Tennessee
Led mötesverksamheten från början till slut för Parthenon Management Groups föreningskunder, från lokalavtal och registrering till budgetar och genomförande på plats. Samordna leverantörer, utställare, marknadsföring, ackreditering, resor och kundteam för att genomföra framgångsrika evenemang.
Beskrivning
- Ansvara för hela logistikprogrammet för PMG:s kundmöten
- Samordna med lokaler för att slutföra detaljerade evenemangsplaner och arrangemang
- Förbereda funktionsblad och evenemangsspecifikationer utifrån godkända programscheman
- Övervaka mötesrelaterade avtal från utveckling av offertförfrågningar och inköpsförhandlingar till genomförande och ekonomisk avstämning
- Ordna hotell- och researrangemang för styrelseledamöter, kommittémedlemmar och presentatörer
- Samordna audiovisuella tjänster, dekorationer, internet och andra stödjande evenemangstjänster
- Skapa och underhålla webbplatser för konferensregistrering
- Hantera tillgängliga rum i reserverade rumskvoter och fördela boenden
- Följa registreringstrender och rapporter över hotellbeläggning som stöd för prognoser och budgetar från år till år
- Skapa utvärderingar av deltagarnas möten
- Samordna kommitté- och medlemsmöten
- Utveckla sessionsplaner och scheman tillsammans med innehållsansvarig för möten
- Teckna evenemangs- och valfri evenemangsavbokningsförsäkring
- Skapa och presentera prospekt för företagssponsring och utställare
- Hantera utställare och sponsorer under evenemang på plats
- Skapa och underhålla möteswebbplatser
- Samarbeta med marknadsavdelningen om konferensbanderoller och reklammaterial
- Skapa och hantera tidsplaner för e-post- och sociala mediekampanjer
- Förbereda, presentera och revidera mötesbudgetar för styrelsens godkännande
- Slutföra ekonomisk avstämning efter evenemang
- Inhämta ackrediteringsavtal och bekräfta att presentatörernas upplysningar har godkänts
- Utveckla utvärderingar efter möten och utfärda ackrediteringsintyg
- Vara den primära möteskontakten och kontakten på plats för hotell och leverantörer
- Bekräfta att hotellets logistik genomförs enligt evenemangskraven
- Leda evenemangsverksamheten på plats, delegera arbetsuppgifter till personal på plats och styra kundens personalteam
Krav
- Kandidatexamen samt minst två års erfarenhet av evenemangs- och möteshantering eller arbete i ideella föreningar, eller minst fem års relevant erfarenhet av evenemangs- och möteshantering
- CMP eller jämförbar certifiering är meriterande
- Kännedom om aktuella trender och bästa praxis inom evenemangs- och mötesplanering
- Utmärkt skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga
- Förmåga att proaktivt förutse och hantera potentiella problem
- Mycket organiserat arbetssätt för att hantera evenemangsarbete
- Förmåga att prioritera konkurrerande uppgifter från flera projektledare och tydligt kommunicera tidsplaner för slutförande
- Goda kunskaper i Microsoft Office
- Förmåga att lyfta och öppna lådor som väger 35–40 pund
- Förmåga att stå och gå mycket under evenemangsdagar på plats
Förmåner
- Flexibla arbetstidsalternativ, inklusive möjlighet att arbeta hemifrån
- Betalda volontärdagar
- Vinstdelningsprogram
- Sjukförsäkring
- Synförsäkring
- Tandvårdsförsäkring
- Invaliditetsförsäkring
- 401(k)-plan
- Två personliga dagar
- Åtta betalda helgdagar
- Betald ledighet
- Sex veckors föräldraledighet
- En betald Give Back-dag för volontärarbete