Parthenon Management Group to firma zarządzająca stowarzyszeniami, która obsługuje stowarzyszenia naukowe i medyczne. Jej zespół łączy bieżące wsparcie operacyjne ze strategicznym doradztwem dla zarządów, oferując obsługę członków, komunikację, zarządzanie finansami, organizację spotkań i konferencji, rejestrację na wydarzenia, koordynację prelegentów i sponsoringu, planowanie strategiczne, marketing, zarządzanie grantami oraz wsparcie w pozyskiwaniu funduszy. PMG pomaga również stowarzyszeniom poprawiać obsługę członków i efektywność organizacyjną dzięki programom opartym na analizie danych, materiałom dla zarządów oraz koncentracji na wsparciu klienta i zwrocie z inwestycji.
Menedżer spotkań stacjonarnych w Brentwood w stanie Tennessee
Kieruj kompleksową organizacją spotkań dla klientów stowarzyszeniowych Parthenon Management Group — od umów z obiektami i rejestracji po budżety i realizację na miejscu. Koordynuj dostawców, wystawców, marketing, akredytację, podróże i zespoły klientów, aby sprawnie przeprowadzać wydarzenia.
Stany Zjednoczone
Tennessee60 000 $ – 70 000 $ / rok
StacjonarniePełny etatJuniorPoziom średniWymagany Język: angielskiMenedżerOpis
- Odpowiadać za pełny program logistyczny spotkań klientów PMG
- Koordynować współpracę z obiektami w celu finalizacji szczegółowych planów i ustaleń dotyczących wydarzeń
- Przygotowywać arkusze funkcji i specyfikacje wydarzeń na podstawie zatwierdzonych harmonogramów programów
- Nadzorować umowy związane ze spotkaniami — od przygotowania RFP i negocjacji z dostawcami po realizację i uzgodnienie finansowe
- Organizować zakwaterowanie w hotelach i podróże dla członków zarządu, komitetów i prezenterów
- Koordynować usługi audiowizualne, dekoracje, internet i inne usługi wspierające wydarzenia
- Tworzyć i utrzymywać strony rejestracji na konferencje
- Zarządzać pulą pokoi i przydziałem zakwaterowania
- Śledzić trendy rejestracji i raporty dotyczące wykorzystania pokoi hotelowych na potrzeby prognoz i budżetów rok do roku
- Tworzyć ankiety oceny spotkań dla uczestników
- Koordynować spotkania komitetów i organizacji stowarzyszonych
- Opracowywać plany sesji i harmonogramy wspólnie z menedżerem ds. treści spotkań
- Uzyskiwać ubezpieczenie wydarzenia oraz opcjonalne ubezpieczenie od odwołania wydarzenia
- Tworzyć i prezentować prospekty dla partnerów korporacyjnych i wystawców
- Zarządzać wystawcami i sponsorami podczas wydarzeń na miejscu
- Tworzyć i utrzymywać strony spotkań
- Współpracować z działem marketingu przy banerach konferencyjnych i materiałach promocyjnych
- Tworzyć i prowadzić harmonogramy kampanii e-mailowych i w mediach społecznościowych
- Przygotowywać, prezentować i aktualizować budżety spotkań do zatwierdzenia przez zarząd
- Przeprowadzać uzgodnienia finansowe po wydarzeniach
- Uzyskiwać umowy akredytacyjne i potwierdzać zatwierdzenie ujawnień prezenterów
- Opracowywać ankiety po spotkaniach i wydawać certyfikaty akredytacyjne
- Pełnić funkcję głównej osoby kontaktowej ds. spotkań i osoby łącznikowej na miejscu dla hoteli i dostawców
- Potwierdzać realizację logistyki hotelowej zgodnie z wymaganiami wydarzenia
- Kierować obsługą wydarzeń na miejscu, przydzielać zadania pracownikom i koordynować zespół klienta
Wymagania
- Wykształcenie wyższe oraz co najmniej dwa lata doświadczenia w zarządzaniu wydarzeniami i spotkaniami lub w organizacji non profit, albo co najmniej pięć lat odpowiedniego doświadczenia w zarządzaniu wydarzeniami i spotkaniami
- Preferowany certyfikat CMP lub porównywalny
- Znajomość aktualnych trendów i najlepszych praktyk w planowaniu wydarzeń i spotkań
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej
- Proaktywność oraz umiejętność przewidywania i rozwiązywania potencjalnych problemów
- Bardzo dobra organizacja pracy przy obsłudze wydarzeń
- Umiejętność ustalania priorytetów wśród konkurujących zadań od wielu kierowników projektów oraz jasnego komunikowania terminów realizacji
- Biegła znajomość pakietu Microsoft Office
- Umiejętność podnoszenia i otwierania pudeł ważących 35–40 funtów
- Gotowość do długotrwałego stania i chodzenia podczas dni wydarzeń na miejscu
Benefity
- Elastyczne opcje harmonogramu, w tym możliwość pracy z domu
- Płatne dni na wolontariat
- Program udziału w zyskach
- Ubezpieczenie medyczne
- Ubezpieczenie wzroku
- Ubezpieczenie stomatologiczne
- Ubezpieczenie na wypadek niepełnosprawności
- Plan 401(k)
- Dwa dni osobiste
- Osiem płatnych dni świątecznych
- Płatny czas wolny
- Sześć tygodni urlopu rodzicielskiego
- Jeden płatny dzień Give Back na wolontariat