Parthenon Management Group — компания по управлению ассоциациями, обслуживающая научные и медицинские ассоциации. Её команда сочетает повседневную операционную поддержку со стратегическими консультациями для советов директоров и предоставляет услуги по работе с членами ассоциаций, коммуникациям, финансовому управлению, организации встреч и конференций, регистрации на мероприятия, координации выступающих и спонсорства, стратегическому планированию, маркетингу, управлению грантами и привлечению средств. PMG также помогает ассоциациям улучшать обслуживание членов и эффективность организации с помощью программ, основанных на анализе данных, ресурсов для советов директоров, а также внимания к поддержке клиентов и окупаемости инвестиций.
Менеджер очных мероприятий в Брентвуде, штат Теннесси
Руководите всеми операциями по проведению мероприятий для ассоциаций — клиентов Parthenon Management Group: от заключения договоров с площадками и регистрации до бюджетов и работы на месте. Координируйте поставщиков, экспонентов, маркетинг, аккредитацию, поездки и команды клиентов для успешного проведения мероприятий.
Описание
- Отвечать за всю логистическую программу мероприятий для клиентов PMG
- Координировать работу с площадками для утверждения подробных планов и организации мероприятий
- Готовить функциональные листы и спецификации мероприятий на основе утвержденных программ
- Контролировать договоры, связанные с мероприятиями: от подготовки RFP и переговоров с поставщиками до исполнения и финансовой сверки
- Организовывать проживание в отелях и поездки для членов совета, комитетов и докладчиков
- Координировать аудиовизуальные услуги, декор, интернет и другие сопутствующие услуги
- Создавать и поддерживать сайты регистрации на конференции
- Управлять номерным фондом и распределением размещения
- Отслеживать динамику регистрации и отчеты по загрузке отелей для подготовки годовых прогнозов и бюджетов
- Создавать оценки мероприятий для участников
- Координировать заседания комитетов и аффилированных организаций
- Разрабатывать планы сессий и расписания совместно с менеджером по содержанию встреч
- Оформлять страхование мероприятий и дополнительное страхование на случай отмены мероприятия
- Создавать и представлять проспекты для корпоративных партнеров и экспонентов
- Управлять экспонентами и спонсорами во время мероприятий на месте проведения
- Создавать и поддерживать сайты мероприятий
- Сотрудничать с отделом маркетинга над баннерами конференций и рекламными материалами
- Создавать и вести графики кампаний по электронной почте и в социальных сетях
- Готовить, представлять и пересматривать бюджеты мероприятий для утверждения советом
- Проводить финансовую сверку после мероприятий
- Получать соглашения об аккредитации и подтверждать утверждение информации о докладчиках
- Разрабатывать оценки после встреч и выдавать сертификаты об аккредитации
- Быть основным контактным лицом по мероприятиям и представителем на месте для отелей и поставщиков
- Подтверждать выполнение гостиничной логистики в соответствии с требованиями мероприятия
- Руководить операциями на месте проведения, распределять обязанности между сотрудниками и направлять команду клиента
Требования
- Высшее образование и не менее двух лет опыта в управлении мероприятиями и встречами или в некоммерческой ассоциации либо не менее пяти лет релевантного опыта в управлении мероприятиями и встречами
- Предпочтительна сертификация CMP или сопоставимая сертификация
- Знание современных тенденций и лучших практик планирования мероприятий и встреч
- Отличные навыки письменной и устной коммуникации
- Проактивность и способность предвидеть и устранять потенциальные проблемы
- Высокая организованность в работе с мероприятиями
- Умение расставлять приоритеты между конкурирующими задачами от нескольких руководителей проектов и четко сообщать сроки выполнения
- Уверенное владение Microsoft Office
- Способность поднимать и открывать коробки весом 35–40 фунтов
- Способность много стоять и ходить в дни проведения мероприятий на месте
Преимущества
- Гибкий график, включая возможность работать из дома
- Оплачиваемые дни для волонтерской деятельности
- Программа участия в прибыли
- Медицинская страховка
- Страхование зрения
- Стоматологическая страховка
- Страхование по инвалидности
- План 401(k)
- Два личных дня
- Восемь оплачиваемых праздничных дней
- Оплачиваемый отпуск
- Шесть недель отпуска по уходу за ребенком
- Один оплачиваемый день Give Back для волонтерской деятельности