Parthenon Management Group è una società di gestione di associazioni che offre servizi ad associazioni scientifiche e legate al settore medico. Il suo team combina il supporto operativo quotidiano con una guida strategica per i consigli direttivi, fornendo servizi per gli associati, comunicazione, gestione finanziaria, organizzazione di riunioni e conferenze, registrazione agli eventi, coordinamento di relatori e sponsorizzazioni, pianificazione strategica, marketing, gestione di sovvenzioni e supporto alla raccolta fondi. PMG aiuta inoltre le associazioni a migliorare i servizi per gli associati e le prestazioni organizzative attraverso programmi basati sui dati, risorse per i consigli direttivi e un’attenzione particolare all’assistenza clienti e al ritorno sull’investimento.
Responsabile delle riunioni in presenza a Brentwood, Tennessee
Gestisci tutte le operazioni delle riunioni per i clienti associativi di Parthenon Management Group, dalla contrattualizzazione delle sedi e dalle registrazioni ai budget e alla realizzazione sul posto. Coordina fornitori, espositori, marketing, accreditamento, viaggi e team dei clienti per organizzare eventi di successo.
Stati Uniti
Tennessee60.000 $ – 70.000 $ / anno
In sedeTempo pienoJuniorIntermedioLingua Richiesta: ingleseResponsabileDescrizione
- Gestire l’intero programma logistico delle riunioni dei clienti PMG
- Coordinarsi con le sedi per finalizzare i piani e gli accordi dettagliati degli eventi
- Preparare schede funzionali e specifiche degli eventi sulla base dei programmi approvati
- Supervisionare i contratti relativi alle riunioni, dallo sviluppo delle richieste di proposta e dalle negoziazioni con i fornitori fino all’esecuzione e alla riconciliazione finanziaria
- Organizzare sistemazioni alberghiere e viaggi per membri del consiglio, membri dei comitati e relatori
- Coordinare servizi audiovisivi, di decorazione, internet e altri servizi di supporto agli eventi
- Creare e mantenere i siti web per le registrazioni alle conferenze
- Gestire l’inventario dei blocchi di camere e le assegnazioni degli alloggi
- Monitorare le tendenze delle registrazioni e i report di occupazione alberghiera per supportare previsioni e budget anno su anno
- Creare valutazioni delle riunioni per i partecipanti
- Coordinare riunioni di comitati e organizzazioni affiliate
- Sviluppare piani e calendari delle sessioni con il responsabile dei contenuti delle riunioni
- Ottenere l’assicurazione per gli eventi e l’assicurazione opzionale contro l’annullamento dell’evento
- Creare e presentare prospetti per il sostegno aziendale e gli espositori
- Gestire espositori e sponsor durante gli eventi in presenza
- Creare e mantenere i siti web delle riunioni
- Collaborare con il Marketing per banner delle conferenze e materiali promozionali
- Creare e gestire i calendari delle campagne e-mail e sui social media
- Preparare, presentare e rivedere i budget delle riunioni per l’approvazione del consiglio
- Completare la riconciliazione finanziaria post-evento
- Ottenere accordi di accreditamento e confermare l’approvazione delle dichiarazioni dei relatori
- Sviluppare valutazioni post-riunione e rilasciare certificati di accreditamento
- Essere il contatto principale per le riunioni e il referente sul posto per hotel e fornitori
- Confermare che la logistica alberghiera venga realizzata secondo i requisiti dell’evento
- Guidare le operazioni dell’evento sul posto, delegare gli incarichi al personale presente e dirigere il team del cliente
Requisiti
- Laurea e almeno due anni di esperienza nella gestione di eventi e riunioni o in associazioni senza scopo di lucro, oppure almeno cinque anni di esperienza pertinente nella gestione di eventi e riunioni
- È preferibile la certificazione CMP o una certificazione comparabile
- Conoscenza delle tendenze attuali e delle migliori pratiche nella pianificazione di eventi e riunioni
- Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale
- Capacità proattiva di anticipare e affrontare potenziali problemi
- Approccio altamente organizzato alla gestione del lavoro relativo agli eventi
- Capacità di stabilire le priorità tra incarichi concorrenti assegnati da diversi project manager e di comunicare chiaramente le tempistiche di completamento
- Competenza nell’uso di Microsoft Office
- Capacità di sollevare e aprire scatole del peso di 35–40 libbre
- Capacità di stare in piedi e camminare a lungo durante le giornate degli eventi in presenza
Benefit
- Opzioni di orario flessibile, incluso il lavoro da casa
- Giornate di volontariato retribuite
- Programma di partecipazione agli utili
- Assicurazione medica
- Assicurazione per la vista
- Assicurazione odontoiatrica
- Assicurazione per invalidità
- Piano 401(k)
- Due giorni personali
- Otto festività retribuite
- Ferie retribuite
- Sei settimane di congedo parentale
- Una giornata retribuita Give Back per attività di volontariato