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Die FIFA ist der internationale Dachverband des Fußballs und vereint 211 nationale Verbände, um den Sport weiterzuentwickeln und seine Integrität weltweit zu schützen. Zu ihren Aufgaben gehört die Organisation bedeutender Männer- und Frauenwettbewerbe, darunter die FIFA Fußball-Weltmeisterschaft™, während die aus den Veranstaltungen erwirtschafteten Mittel in die Fußballentwicklung, Infrastruktur und eine breitere Teilhabe in verschiedenen Regionen fließen. Für Arbeitssuchende bietet die FIFA Möglichkeiten in Verbindung mit der Verwaltung, Durchführung und globalen Wirkung des internationalen Fußballs.
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Koordinator/in im Executive Office bei FIFA – Zürich (Hybrid)

Koordinieren Sie die Büroabläufe, die Unterstützung der Führungsebene, Meetings, Veranstaltungen, Logistik und Verwaltungsprozesse der FIFA in Zürich. Unterstützen Sie eine internationale Organisation bei wichtigen Sport- und Veranstaltungsaktivitäten in einem dynamischen hybriden Umfeld.

CHSchweizHybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischFührungskraft

Beschreibung

  • Verwalten Sie den täglichen Bürobetrieb einschließlich Einrichtungen, Dienstleistungen, Materialien und Arbeitsumgebung
  • Arbeiten Sie mit Facility Management und internen Teams zusammen, um Bedürfnisse frühzeitig zu erkennen, Probleme zu lösen und Servicestandards einzuhalten
  • Organisieren und unterstützen Sie interne Meetings, einschließlich Logistik, Informationsfluss und Nachbereitung
  • Erkennen Sie organisatorische und teambezogene Anforderungen frühzeitig, indem Sie Teilnehmende, Informationen, Logistik und Vorbereitungen koordinieren
  • Verwalten Sie Prozesse und verfolgen Sie Fristen, Dokumente und Genehmigungen
  • Organisieren Sie Geschäftstreffen, Abendessen und andere Veranstaltungen und überwachen Sie alle damit verbundenen Vorkehrungen
  • Planen und realisieren Sie Bereichsveranstaltungen und Initiativen gemeinsam mit internen Stakeholdern und externen Lieferanten
  • Überwachen Sie die Veranstaltungslogistik und die operativen Vorbereitungen
  • Verwalten Sie Unternehmensgeschenke und zugehörige Materialien
  • Überwachen und verwalten Sie relevante Ausgaben
  • Verbessern Sie Büroprozesse, Arbeitsmethoden und die Arbeitsumgebung
  • Wirken Sie an Ad-hoc-Projekten und organisatorischen Prioritäten mit
  • Leisten Sie flexible, praktische Unterstützung in einem schnelllebigen internationalen Umfeld

Anforderungen

  • Erfahrung im Büromanagement, in der Unterstützung der Führungsebene, im operativen Bereich, in der Veranstaltungskoordination oder in einer vergleichbaren schnelllebigen Funktion
  • Erfahrung in einer internationalen Organisation sowie in der Zusammenarbeit mit mehreren Teams und Stakeholdern ist von Vorteil
  • Erfahrung im Bürobetrieb, in der Logistik, Veranstaltungskoordination oder Lieferantenverwaltung ist wünschenswert
  • Erfahrung in der Unterstützung leitender Stakeholder oder im Umgang mit hochrangigen Gästen ist von Vorteil
  • Fähigkeit, mehrere Prioritäten, Fristen und Aktivitäten gleichzeitig zu koordinieren
  • Erfahrung in der Überwachung von Budgets, Ausgaben oder Verwaltungsprozessen ist von Vorteil
  • Erfahrung im Sport oder in einer anderen schnelllebigen Branche mit hoher öffentlicher Aufmerksamkeit ist von Vorteil
  • Hochschulabschluss oder einschlägige berufliche Qualifikation
  • Fließende Englischkenntnisse
  • Weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Spanisch, sind von Vorteil
  • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, einschließlich Outlook, Word, Excel und PowerPoint
  • Sicherer Umgang mit digitalen Tools für Meetingkoordination, Kommunikation, Reisen und Veranstaltungsplanung
  • Fähigkeit, neue Systeme und Technologien sicher zu erlernen und anzuwenden
  • Sehr gut organisiert und proaktiv, mit Verantwortungsübernahme von der ersten Planung bis zur Umsetzung
  • Professionelles, diskretes und taktvoll es Auftreten im Umgang mit leitenden Stakeholdern und hochrangigen Gästen
  • Praktische und tatkräftige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, zwischen Verwaltung, Logistik und Veranstaltungsplanung zu wechseln
  • Ausgeprägte Aufmerksamkeit für Details bei gleichzeitigem Überblick über konkurrierende Prioritäten und Fristen
  • Fähigkeit, ein anspruchsvolles und vielfältiges Arbeitspensum zu priorisieren und bei wechselnden Anforderungen oder Umständen ruhig zu bleiben
  • Ausgeprägte Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
  • Diplomatisches Geschick und kulturelles Bewusstsein
  • Zuverlässigkeit und Diskretion sowie hohe Integrität und gutes Urteilsvermögen
  • Sicheres Arbeiten in einem schnelllebigen, internationalen und dynamischen Umfeld
  • Bereitschaft zu flexibler Arbeitsweise und erforderlichen Reisen

Zusatzleistungen

  • Fußballangebote für Mitarbeitende aller Leistungsniveaus
  • Fitnessstudio vor Ort
  • Bis zu zwei Tage Remote-Arbeit pro Woche, sofern die Funktion dies ermöglicht
  • Homeoffice-Zuschuss für alle Mitarbeitenden
  • Sprachkurse für alle Mitarbeitenden
  • Fortlaufende Lern-, Weiterbildungs- und Bildungsprogramme
  • Möglichkeiten zur internen beruflichen Weiterentwicklung
  • Flexible Pensionsoptionen mit umfangreichen Arbeitgeberbeiträgen
  • Unterstützung beim Umzug
  • Unterstützung für den öffentlichen Verkehr
  • Großzügiger jährlicher Urlaubsanspruch
  • Möglichkeiten für Freiwilligenarbeit bei Partnerorganisationen

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